Przedsiębiorcy dość często korzystają z możliwości zakupu telefonu na raty. Podpisując nową umowę z operatorem sieci komórkowej kupują telefon za „złotówkę”, a pozostałą część kwoty płacą w comiesięcznych ratach abonamentowych. Jak należy prawidłowo zaksięgować fakturę za telefon zakupiony na raty?
Przedsiębiorcy posługujący się telefonem komórkowym w firmie mogą ująć wydatki z nim związane w KPiR. Jednak, aby urząd skarbowy nie podważył takiego wpisu, aparat musi koniecznie spełniać rolę telefonu firmowego, który w tym wypadku można traktować jako środek trwały o niskiej wartości (cena nie może przekraczać wartości 10 000 zł). Przedmiot może zostać uznany za środek trwały, jeżeli jest własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy, jest kompletny i zdatny do użytkowania oraz jest wykorzystywany w celach służbowych przez okres co najmniej 12 miesięcy.
Zakup telefonu na raty
dokumentowany jest fakturą sprzedaży, na której widoczna jest pełna kwota transakcji. Nabywca telefonu w zależności od ustaleń, zobowiązany jest do zapłaty pierwszej raty już w momencie zakupu lub dokonania płatności w terminie określonym w umowie. W takim wypadku warto dopilnować, aby do umowy został dołączony dokument z terminami spłat poszczególnych rat. Przy wyborze opcji, telefon na raty, do faktur abonamentowych (świadczenie usług telekomunikacyjnych) doliczana jest dodatkowo wartość rat za telefon.
Sposób rozliczania
Otrzymanie przez nabywcę faktury VAT za dokonany zakup telefonu na raty nakłada na niego obowiązek wprowadzenia do ewidencji księgowej całej kwoty zamieszczonej na fakturze. Nie ma tu znaczenia fakt, czy została ona opłacona jednorazowo, czy też została wpłacona jedynie część kwoty przypadająca na pierwszą ratę. W związku z tym do kosztów uzyskania przychodów należy zaliczyć całą wartość brutto widniejącą na fakturze (podatnik zwolniony z VAT) lub wartość netto z faktury (czynny podatnik VAT).
Jeżeli telefon nabyty przez przedsiębiorcę spełnia warunki uznania go za środek trwały, to przedsiębiorca może dokonać odpisu amortyzacyjnego od całej kwoty podanej na fakturze. Czynny podatnik VAT i rozliczający się na zasadach ogólnych powinien zaewidencjonować zakup telefonu komórkowego na raty w KPiR w kolumnie 13 (inne wydatki związane z działalnością gospodarczą) zgodnie z datą zakupu i w pełnej kwocie (wartość faktury netto).
Kupując na raty telefon firmowy nie ma konieczności ujmowania co miesiąc w kosztach podatkowych wydatków na jego użytkowanie. Zasada jest taka, że faktury, w których została uwzględniona cała kwota zobowiązania ujmuje się w ewidencji, tylko raz, a kolejną zapłaconą ratę należy rozliczyć bez wpisywania jej do KPiR. Dzięki temu unika się podwójnego wpisu wydatku do kosztów firmowych, co jest działaniem niezgodnym z prawem. Kolejne faktury przychodzące do przedsiębiorcy będą zawierały opłaty za abonament i świadczenie usług telekomunikacyjnych oraz kwotę raty brutto. Podatnik ma obowiązek zapłaty całej kwoty oraz zaewidencjonowania w KPiR i w rejestrze zakupu VAT opłat abonamentowych i pokrewnych. Przedsiębiorca od otrzymanej faktury musi wykazać podatek VAT, który powinien przesłać do urzędu skarbowego w pliku JPK_V7 w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie.
Odsetki, a zakup telefonu na raty
Zakup telefonu na raty wiąże się z zapłatą odsetek, które są częścią składową każdej raty. Kwotę przypadającą na odsetki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu pod warunkiem, że są one faktycznie spłacane. W sytuacji kiedy odsetki nie zostaną opłacone, to nie można ich uznać za koszt uzyskania przychodu. W takim wypadku nie uwzględnia się harmonogramu spłaty. Przy naliczaniu kosztów podatkowych należy wziąć pod uwagę dowody wewnętrzne. Na ich podstawie można stwierdzić czy odsetki rzeczywiście zostały opłacone. Wydatki z nimi związane należy ująć w kolumnie 13 PKPiR („pozostałe wydatki”). Do dowodów wewnętrznych powinno być dołączone pisemne potwierdzenie spłaty odsetek.
Rozliczenie płatności zakupu telefonu na raty
Obowiązkiem podatnika po otrzymaniu od operatora faktury zawierającej opłatę abonamentową oraz raty za telefon, jest prawidłowe zaksięgowanie dokumentu z podziałem na dwa etapy. Na początku powinien być zaksięgowany dokument jedynie z wpisem zawierającym wartość opłaty abonamentowej i inne koszty, bez wartości raty za telefon. Następnie należy rozliczyć wartość raty (już po opłaceniu całości faktury).
