Awaria kasy fiskalnej, brak synchronizacji, co robić?
Większość przedsiębiorców zobligowana jest do ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Czasami podczas eksploatacji urządzenia może zdarzyć się, że kasa ulegnie awarii. Co w takiej sytuacji powinien zrobić przedsiębiorca?
Niekiedy kasa fiskalna może nie działać prawidłowo, zwłaszcza w zakresie przesyłania online raportów do urzędu skarbowego. Nieprawidłowości mogą przyczynić się do poważnych konsekwencji, które mogą dotknąć przedsiębiorcę, jak np. możliwość nałożenia na podatnika dotkliwej kary pieniężnej. Czy w przypadku wystąpienia awarii kasy fiskalnej przedsiębiorca może w jakiś sposób uniknąć nałożenia na niego mandatu, który w niektórych sytuacjach może być narzucony niesłusznie?
Obowiązki przedsiębiorcy odnośnie kas fiskalnych – zapewnienie połączenia z Internetem
Każdy przedsiębiorca stosujący kasy fiskalne musi obowiązkowo prowadzić ewidencję sprzedaży oraz dopełnić starań, aby kasa była w prawidłowy sposób zsynchronizowana z systemem podatkowym. Czasami z przyczyn niezależnych od podatnika połączenie kasy fiskalnej z urzędem skarbowym może nie być możliwe. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien prowadzić ewidencję sprzedaży w trybie awaryjnym, a po ustąpieniu awarii powinien natychmiast umożliwić połączenie. Każda kasa fiskalna online musi mieć zapewnione połączenie z Internetem w godzinach pracy firmy, dzięki któremu urządzenie jest stale połączone z Centralnym Repozytorium Kas. Czasami na skutek awarii połączenie może zostać zerwane. W tej sytuacji należy ustalić czy utrata jest stała czy czasowa. W przypadku:
utraty czasowej – podatnik ma obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić połączenie zaraz po ustaniu przyczyn zerwania połączenia
utraty trwałej – podatnik ma obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić połączenie internetowe w odstępach czasowych ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego.
Awaria kasy fiskalnej – co należy zrobić?
Kiedy przedsiębiorca zauważy nieprawidłowe działanie kasy fiskalnej powinien niezwłocznie podjąć czynności zmierzające do naprawy urządzenia. W pierwszej kolejności powinien skontaktować się z serwisem i poinformować o awarii oraz umówić się z serwisantem na sprawdzenie urządzenia. Serwis powinien poinformować na piśmie o awarii, jej przyczynie i czasie trwania. Przedsiębiorca, pomimo że kasa fiskalna uległa awarii może nadal kontynuować swoją działalność. W takiej sytuacji musi koniecznie prowadzić ewidencję sprzedaży oraz drukować raporty papierowe. Dzięki tym czynnościom ewidencja sprzedaży zachowuje ciągłość. W przypadku, gdyby nie było możliwości szybkiego usunięcia awarii, to przedsiębiorca musi zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego. Do zgłoszenia powinien dołączyć oświadczenie otrzymane od serwisanta. Pozwoli mu to uniknąć problemów z organem podatkowym i jednocześnie pokaże, że przedsiębiorca starał się rozwiązać zaistniałą sytuację i podjął wszystkie możliwe kroki w celu jak najszybszego usunięcia skutków awarii.
Wadliwe działanie kasy fiskalnej – czy można otrzymać mandat?
Niekiedy urzędnicy skarbowi mogą nałożyć na podatnika mandat za brak synchronizacji kasy fiskalnej online z urzędem skarbowym. W przypadku, kiedy podatnik nie jest odpowiedzialny za awarię kasy, to może odmówić przyjęcia mandatu, zwłaszcza jeżeli uważa, że kara mu się nie należy. Następnie powinien dostarczyć do urzędu skarbowego oświadczenie wydane przez serwis, które będzie potwierdzało, że awaria nastąpiła nie z jego winy. W przypadku, kiedy mandat został już nałożony, to przedsiębiorca może złożyć odwołanie od nieprawidłowego nałożenia. Do odwołania powinien dołączyć dowody potwierdzające jego niewinność. Najważniejsze, aby w takiej sytuacji podatnik szybko zareagował i przekazał dowody swojej niewinności, aby możliwe było stwierdzenie, że problem z kasą wynikał z usterki technicznej, a nie z jego winy.
Zapobieganie problemom z kasą fiskalną – co należy zrobić?
Najważniejsze jest prowadzenie regularnej konserwacji kasy fiskalnej. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości w działaniu urządzenia ważna jest szybka reakcja. Tylko takie postępowanie pozwoli przedsiębiorcy uniknąć problemów prawnych i finansowych. Podsumowując należy regularnie serwisować kasę w autoryzowanym serwisie w ustalonym terminie. Bieżące sprawdzanie działania kasy pozwala szybko wykryć wszelkie nawet najmniejsze nieprawidłowości, co może znacznie zmniejszyć ryzyko wystąpienia awarii urządzenia. Istotna jest też regularna kontrola przesyłanych do organu podatkowego raportów online. Warto jest sprawdzać czy dokumenty przesyłane są w sposób prawidłowy. Tylko wtedy można szybko wykryć ewentualne błędy i podjąć działania naprawcze. Ważne jest też uczestnictwo w szkoleniach z obsługi kasy fiskalnej i umiejętność reagowania na występujące problemy techniczne.
Przedsiębiorca musi też regularnie sprawdzać czy kasa fiskalna jest prawidłowo zsynchronizowana z systemem urzędu skarbowego. Czasami urządzenie może prawidłowo drukować raporty papierowe, a jednocześnie może nie być połączone z urzędem skarbowym i dokumenty nie będą się wysyłały. Podatnik nie zawsze może zauważyć nieprawidłowości, dlatego tak ważna jest regularna kontrola i kontakt z serwisantem mającym wgląd do dokumentacji, historii napraw oraz działania urządzenia. Specjalista serwisowy jest w stanie szybko potwierdzić prawidłowość działania kasy fiskalnej.
Podsumowanie
Awaria kasy fiskalnej może spowodować u podatnika poważne konsekwencje prawne i finansowe, dlatego tak istotne jest regularne serwisowanie urządzenia oraz sprawdzanie działania kasy. Tylko w ten sposób można uniknąć kłopotów. Czasami nawet drobna usterka może być powodem braku synchronizacji kasy z organem podatkowym i może przyczynić się do powstania u podatnika konsekwencji finansowych, zwłaszcza wtedy, kiedy przedsiębiorca nic nie zauważy i urządzenie będzie działało nieprawidłowo przez dłuższy okres czasu. Zawsze warto jest poprosić o pomoc serwisanta, który może sprawdzić poprawność działania kasy.
