Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga od przedsiębiorców znajomości chociażby podstawowych przepisów prawa oraz podatkowych. W szczególności pożądana jest znajomość fakturowania, także w spółkach będących w organizacji. Duża część przedsiębiorców zanim rozpocznie na dobre prowadzenie firmy i dokona rejestracji do VAT robi zakupy na potrzeby swojego przedsiębiorstwa. Kupuje np. różne materiały, sprzęt, wyposażenie, towary oraz inne towary potrzebne w działalności. Czy w tej sytuacji później już po rejestracji do VAT i oficjalnym otwarciu działalności mają prawo odliczyć podatek VAT od zakupów dokonanych przed tą rejestracją?
Sprzedawca do każdego sprzedanego towaru lub usługi obowiązkowo musi doliczyć podatek VAT należny. Podatnik kupując towary lub usługi do działalności obniża podatek VAT należny do zapłaty. Zasady związane z odliczaniem podatku VAT zostały zawarte w dziale IX ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje nabywcy towarów lub usług w zakresie nabytych lub importowanych towarów bądź usług przez nabywcę w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy. Z kolei art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wskazuje na zakres, w jakim towary oraz usługi mogą być wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od podatków od towarów i usług, a podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od kwoty podatku VAT należnego.
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 podatnicy podatku od towarów i usług, zakres działalności gospodarczej, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego….
Zgodnie z powyższym prawo do odliczenia podatku VAT powstanie wtedy, kiedy sprzedawca doliczy podatek od towarów i usług do sprzedawanych towarów lub usług. Nabywca, który kupi taki towar lub usługę z przeznaczeniem do wykorzystania w prowadzonej działalności gospodarczej ma prawo skorzystać z możliwości odliczenia VAT. Oznacza to, że czynny podatnik VAT prowadzący działalność gospodarczą, który kupi towary i materiały oraz usługi potrzebne mu do wykonywania działalności gospodarczej będzie mógł odliczyć VAT naliczony od wspomnianych zakupów pod warunkiem, że wykorzysta je:
w działalności opodatkowanej podatkiem od towarów i usług
w działalności częściowo opodatkowanej VAT z zaznaczeniem, że odliczenie VAT od zakupów zostanie naliczone proporcjonalnie.
Jeżeli przedsiębiorca korzysta w całości ze zwolnienia z VAT, to nie przysługuje mu prawo do odliczenia VAT od zakupów. Podsumowując podatnik może skorzystać z prawa do odliczenia VAT tylko po spełnieniu określonych warunków:
musi posiadać status podatnika VAT czynnego
zakupione towary lub usługi muszą zostać wykorzystane w działalności do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
Obie przesłanki muszą być spełnione łącznie. Podatnik prowadzący działalność gospodarczą może odliczyć podatek VAT od zakupu towarów lub usług tylko wtedy, kiedy:
sprzedawca opodatkował towary lub usługi podatkiem VAT
nabywca towarów lub usług ma status czynnego podatnika VAT
zakupy przeznaczone są do działalności i dotyczą sprzedaży opodatkowanej VAT lub częściowo opodatkowanej VAT
zakupy lub okoliczności dokonania zakupów nie zostały wymienione w art. 88 ustawy o VAT, który wskazuje na negatywne przesłanki uniemożliwiające skorzystanie z prawa do odliczenia VAT.
Czy można odliczyć VAT od zakupów dokonanych przed rejestracją firmy i do VAT?
Podatnik będący nabywcą towarów/usług, który zakupił je do prowadzonej działalności gospodarczej może skorzystać z prawa do odliczenia VAT, jeżeli:
sprzedawca opodatkował towary podatkiem VAT i udokumentował sprzedaż fakturą
nabywca wykorzystał zakupione towary w działalności na sprzedaż opodatkowaną VAT
nabywca ujął zakup w ewidencji i deklaracji JPK_V7, w której odliczył podatek VAT od nabycia zakupionych towarów/usług.
Jeżeli nabywca przed rejestracją do VAT zakupi wiele towarów lub usług do działalności prowadzonej w przyszłości, na które otrzyma faktury będzie mógł odliczyć podatek od tych zakupów po dokonaniu rejestracji do VAT. Takie prawo otrzyma w momencie, kiedy wykaże, że zakupy dokonane przed rejestracją działalności oraz rejestracją do VAT związane były z przyszłą działalnością gospodarczą opodatkowaną VAT. Odliczenie będzie dotyczyć okresu przed rejestracją firmy i do VAT. Jednak nabywca ma obowiązek udowodnienia, że zakupione towary lub usługi były mu potrzebne do przyszłej sprzedaży opodatkowanej VAT w okresie po otworzeniu firmy.
Dla nabywcy dopełnienie powyższych warunków formalnych jest niezwykle ważne, ponieważ bez nich podatnik, pomimo że posiada prawo do odliczenia VAT nie będzie mógł z niego skorzystać.
Spółka w organizacji, a wystawianie faktur
Zgodnie z przepisami istnieje możliwość wystawienia faktury na spółkę będącą w trakcie rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Taka spółka w organizacji może także wystawiać faktury. Oznacza to, że możliwe jest nabycie towarów i usług od takiej spółki i udokumentowanie sprzedaży za pomocą faktury. Dokumenty wystawiane na spółkę będącą w organizacji nie zawierają numeru NIP, ponieważ jak mówią przepisy spółka może otrzymać numer NIP dopiero po rejestracji w KRS-ie, chociaż czasami może otrzymać NIP wcześniej, jeszcze w trakcie organizacji.
Wszelkie kwestie związane z fakturowaniem w spółce będącej w organizacji zostały zawarte w Kodeksie cywilnym, a także w ustawie o VAT. Zgodnie z ustawą faktura powinna zawierać niżej wymienione dane, a w szczególności:
nazwę i adres sprzedawcy oraz nadawcy
datę wystawienia
kolejny numer faktury
nazwę towaru/usługi
kwotę netto
stawkę podatku
kwotę podatku
kwotę brutto
dopisek „Faktura na spółkę w organizacji”.
Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 maja 2019 roku, sygn. 0112-KDIL1-1.4012.123.2019.1.OA
Powyższe zagadnienie dotyczące zakupów przed rejestracją firmy oraz przed rejestracją do VAT zostało dokładnie przeanalizowane i przedstawione w wymienionej interpretacji poruszającej kwestię powstania prawa do odliczenia VAT oraz kwestie związane z realizacją prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego przez nabywcę.
Moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy i prawa do odliczenia VAT u nabywcy Interpretacja dotyczy sprawy przedsiębiorcy zajmującego się produkcją wyrobów z drutu, łańcuchów i sprężyn. Jeszcze przed rozpoczęciem działalności podatnik dokonał pewnych zakupów z zamiarem wykorzystania ich w przyszłej działalności. Między innymi zakupił stalową konstrukcję hali za wykonanie, której wpłacił zaliczkę, na którą otrzymał fakturę zaliczkową wystawioną na osobę fizyczną. Po kilku dniach wpłacił drugą część zaliczki, na którą również otrzymał fakturę. Na koniec wykonawca wystawił nabywcy fakturę końcową, która została mu przesłana w miesiącu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. W tym samym dniu przedsiębiorca zarejestrował się do VAT. Zgodnie z przepisami prawo do obniżenia podatku należnego powstaje u każdego podatnika, jeżeli wykaże on, że poczynione przez niego zakupy związane były z bieżącą lub przyszłą działalnością opodatkowaną. Dodatkowo musi zostać spełniony warunek dotyczący rejestracji, Tylko wtedy podatnik ma prawo obniżyć podatek należny. Potwierdzeniem na to może być wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie C-400/98, wyroki TSUE w sprawach C-268/83 czy orzeczenie TSUE w sprawie C-385/09. Moment powstania prawa do odliczenia podatku VAT różni się od momentu, w którym podatnik może skorzystać z tego prawa. Moment ten zależy od dnia złożenia deklaracji podatkowej, która oznacza zgodę podatnika na skorzystanie przez niego z prawa do odliczenia. Ważne jest, aby podatnik jeszcze przed skorzystaniem z przysługującego mu prawa do odliczenia usunął wszystkie negatywne przesłanki, które mogłyby utrudnić mu możliwość skorzystania z przysługującego mu prawa do odliczenia. Przykładem negatywnej przesłanki może być brak rejestracji do VAT. Zgodnie z przepisami podatnik nie może zostać pozbawiony prawa do odliczenia podatku VAT od zakupów dokonanych w okresie, kiedy nie był on zarejestrowany w rejestrze czynnych podatników VAT, jeżeli wystąpiły przesłanki, że zakupione towary oraz usługi zostaną wykorzystane w bieżącej lub przyszłej działalności opodatkowanej podatkiem od towarów i usług i dodatkowo zostały spełnione inne warunki wskazane w ustawie. W związku z powyższym podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego, jaki wynika z faktur zaliczkowych wystawionych na niego jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej oraz przed zgłoszeniem do VAT, jako czynnego podatnika VAT pod warunkiem, że zamówiona konstrukcja stalowa hali będzie od samego początku wykorzystywana w działalności do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
Moment realizacji prawa do odliczenia VAT u nabywcy Podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych za okres, w którym w stosunku do nabytych towarów i usług powstanie obowiązek podatkowy, ale nie może to być wcześniej niż moment, w którym podatnik otrzymał fakturę. W przypadku, gdyby podatnik nie odliczył podatku w tym okresie, to może jeszcze to zrobić w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych. W sytuacji, w której przedsiębiorca nie dokonał obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego we wskazanych terminach, to może jeszcze to zrobić za pomocą korekty deklaracji podatkowej za okres powstania prawa do obniżenia kwoty podatku należnego, jednak nie może to być później niż w terminie 5 lat licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Taki zapis znajduje się w art. 86 ust. 13 ustawy o VAT. Aby móc skorzystać z tego prawa podatnik oprócz rejestracji powinien w zgłoszeniu rejestracyjnym do VAT wskazać okres rozliczeniowy, od którego zamierza rozliczać podatek VAT i składać deklaracje podatkowe, czyli powinien podać dzień otrzymania pierwszej faktury. Okres rozliczeniowy, za który zostanie złożona pierwsza deklaracja podatkowa powinien wynikać z daty faktycznego rozpoczęcia działalności gospodarczej, czyli poniesienia pierwszych wydatków poczynionych na potrzeby danej działalności. Przedsiębiorca będąc już czynnym podatnikiem VAT powinien złożyć zaległe deklaracje VAT za okres sprzed rozpoczęcia działalności i wykazać w nich podatek VAT naliczony, jaki wynika z faktur otrzymanych przed rejestracją.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca zakupił towar do swojej przyszłej firmy. Zakup został udokumentowany fakturą, którą przedsiębiorca otrzymał w czerwcu 2023 roku. Firma została zarejestrowana oraz podatnik dokonał rejestracji do VAT w lipcu 2023 roku. Czy w tej sytuacji będzie mógł odliczyć podatek VAT z faktur dokumentujących zakupy przed rejestracją, które związane są z działalnością?
Odpowiedź: Podatnik będzie mógł odliczyć podatek VAT z faktur dotyczących zakupów związanych z działalnością. Odliczenia będzie mógł dokonać w lipcu, sierpniu lub we wrześniu.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca w marcu 2024 roku zarejestrował działalność gospodarczą i rozpoczął jej prowadzenie. W tym samym miesiącu otrzymał fakturę za dokonane zakupy, ale nie był w tym okresie zarejestrowany do VAT, jako podatnik czynny. Nie mając statusu podatnika VAT czynnego prowadził normalnie działalność gospodarczą, wystawiał faktury VAT sprzedaży, prowadził ewidencję VAT myśląc, że jest podatnikiem podatku od towarów i usług. W pewnym momencie jeszcze w tym samym miesiącu zauważył brak rejestracji do VAT. Czy w tej sytuacji będzie mógł odliczyć podatek od towarów i usług, jeżeli zgłoszenie do VAT złoży w marcu z pierwszym dniem miesiąca?
Odpowiedź: Podatnik będzie mógł odliczyć VAT naliczony z faktur za zakupy dokonane na potrzeby działalności w marcu 2024 roku oraz z kolejnych miesięcy.
Księgowanie faktur na spółkę w organizacji
Jeżeli firma nie posiada numeru NIP, to faktury wprowadza się do księgi rachunkowej na podstawie numeru KRS. Takie faktury mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodu dopiero w momencie uzyskania przez spółkę pełnej zdolności prawnej. Wszelkie koszty poniesione przed jej zarejestrowaniem będą mogły zostać rozliczone po zarejestrowaniu spółki. Odpowiedzialnością podatkową spółki w organizacji objęci są członkowie jej zarządu, którzy mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności, jeżeli np. spółka nie ureguluje podatków.
Kiedy nie można zrealizować prawa do odliczenia podatku VAT?
W niektórych sytuacjach, pomimo że transakcja spełnia wszystkie warunki, które dają prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przez nabywcę, to nabywca i tak nie może zrealizować swojego prawa. Powodem jest np. fakt, że faktura została wystawiona przez sprzedawcę, który nie figuruje w rejestrze VAT, chociaż czasami i wtedy nabywca może odliczyć podatek.
Zgodnie z art. 88 ust. 1 ustawy o VATczynny podatnik VAT nie odliczy podatku od towarów i usług w przypadku:
nabycia usług noclegowych i gastronomicznych z wyłączeniem nabycia:
gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób
usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika
otrzymania od nabywcy lub usługobiorcy:
zwrotu udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy oraz ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku
kiedy transakcja sprzedaży została udokumentowana:
fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący
fakturą niepodlegającą opodatkowaniu lub zwolnioną od podatku
jeżeli wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane w części, które ich dotyczą
podają kwoty niezgodne z rzeczywistością w części dotyczącej pozycji, dla których zostały podane kwoty niezgodne z rzeczywistością
potwierdzają czynności w stosunku, do których zastosowanie mają przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego w części, która dotyczy tych czynności
kiedy faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę:
na podstawie odrębnych przepisów nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego
zostały wystawione faktury, w których została wykazana kwota podatku VAT w stosunku do czynności opodatkowanych
dla których na fakturze nie została wykazana kwota podatku w części dotyczącej tych czynności.
Przesłanki, które nie pozwalają na odliczenie podatku VAT przez nabywcę dotyczą również wystawionych duplikatów faktur.
Spółka w organizacji – korzyści wynikające z wystawiania faktur
Wystawianie faktur na spółkę będącą w organizacji ma korzystny wpływ na dalszy rozwój firmy. Do przykładowych korzyści można zaliczyć:
możliwość udokumentowania wydatków
możliwość odliczenia VAT
łatwiejsze negocjacje z kontrahentami.
Spółka w organizacji – najczęściej popełniane błędy podczas fakturowania
Czasami osoby wystawiające faktury na spółkę w organizacji mogą popełniać błędy. Do najczęściej występujących należą:
umieszczenie niewłaściwych danych na fakturze
brak umieszczenia adnotacji o spółce w organizacji
