Osoby korzystające z ulgi IP BOX mają obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji IP BOX i to niezależnie od PKPiR. Każda pozycja w ewidencji musi być wypełniona w sposób zgodny z przepisami i musi zawierać wszystkie elementy jakie zostały określone w art. 30cb ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Czym jest ewidencja IP BOX i jaki jest cel jej prowadzenia?
Ewidencja IP BOX ma charakter spisu zawierającego dane dotyczące ulgi IP BOX. Prowadzi się ją w celu ustalenia łącznych przychodów, dochodów, kosztów kwalifikowanych praw własności intelektualnej, a także wyodrębnienie ich dla każdego kwalifikowanego prawa własności intelektualnej wytwarzanych w ramach prac rozwojowych. Całkowity dochód, jak i podatek oblicza się na podstawie prowadzonej ewidencji i wykazuje w rozliczeniu rocznym. Przedsiębiorca, który nie prowadzi ewidencji IP BOX pozbawia siebie prawa do ulgi z tego tytułu.
Ewidencja IP BOX – co powinna zawierać?
Przedsiębiorca powinien w ewidencji IP BOX:
wydzielić każde kwalifikowane IP
wykazać przychody, koszty oraz dochód/stratę przypadającą na każde kwalifikowane IP
wyodrębnić koszty wykazane według wskaźnika NEXUS, które przypadają na każde kwalifikowane IP w sposób zapewniający określenie dochodu kwalifikowanego.
W sytuacji, gdyby nie można było wykazać przychodów ani kosztów w odniesieniu do każdego kwalifikowanego IP, to ewidencja powinna wskazywać łączny dochód z kwalifikowanych IP. Jeżeli na podstawie ewidencji trudno jest ustalić dochód opodatkowany preferencyjną stawką 5%, to należy wobec takiego dochodu zastosować stawkę podatku, która obowiązuje przedsiębiorcę w stosunku do pozostałej działalności.
Wzór ewidencji IP BOX
W przepisach brak jest określenia wzoru ewidencji IP BOX. Oznacza to, że przepisy nie narzucają konkretnej formy w jakiej powinna być prowadzona.
Ewidencja IP BOX musi zawierać niżej wymienione pozycje:
czas trwania projektu
współczynnik IP BOX procentowy
przychody
koszty uzyskania przychodów
koszty NEXUS
wskaźnik NEXUS
kwalifikowany dochód z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.
Czas trwania projektu
W pozycji tej należy wskazać okres, za który została wystawiona dana faktura. Każda z faktur zawarta w prowadzonej ewidencji wyodrębniona jest na potrzeby ulgi IP BOX.
Współczynnik IP BOX
Współczynnik IP BOX określa jaka część danej faktury jest wynagrodzeniem za przeniesienie praw autorskich. Ulgą IP BOX objęte są przychody osiągnięte w ramach przeniesienia praw własności intelektualnej do wytworzonego lub ulepszonego kwalifikowanego prawa, a także wynagrodzenie związane z wdrożeniem opracowanego modułu. Na podstawie współczynnika IP BOX rozliczane są osiągnięte przychody, dlatego tak ważne jest jego określenie. Ulga nie obejmuje przychodów pochodzących ze zwrotów kosztów, spotkań lub czynności rutynowych. Współczynnik powinien być potwierdzony w prowadzonej dokumentacji, jak przykładowo w raportach, czy w ewidencji czasu pracy.
Przychody
W przypadku przychodów wynikających z faktur podlegających pod ulgę IP BOX ustala się je na podstawie przyjętego współczynnika IP BOX.
Koszty uzyskania przychodów
Za koszty uzyskania przychodów uznawane są koszty osiągnięte w ramach prowadzonej działalności gospodarczej i ujęte w księdze przychodów i rozchodów będące kosztem podatkowym. Koszty mogą być:
bezpośrednie – wydatki bezpośrednio związane z realizowanym projektem, jak przykładowo zakup komputera tylko na potrzeby projektu, czy opłacenie podwykonawcy pracującego tylko nad jednym projektem. Przychód uzyskany ze zwrotu kosztów wymaga określenia jakie koszty zostały zwrócone w ramach uzyskanego przychodu. W następnej kolejności należy bezpośrednio przypisać je do zwrotu kosztów z pominięciem kosztów pośrednich
pośrednie – wydatki związane z działalnością gospodarczą, ale nie mające bezpośredniego wpływu na realizację projektu, jak np. usługi księgowe czy telekomunikacyjne. Należy je przypisać wg proporcji przychodu do określonej pozycji przychodu.
Koszty NEXUS
Koszty NEXUS – koszty bezpośrednio związane z działalnością programisty, zgodnie z interpretacją KIS. Rozlicza się je wg proporcji przychodowej. Koszt związany z działalnością, ale nie ujęty w interpretacji może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu na podstawie praktyki interpretacyjnej.
Wskaźnik NEXUS
Wskaźnik NEXUS potrzebny jest do ustalenia dochodu kwalifikowanego z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej. Może on podlegać pod preferencyjną stawkę podatkową 5%. Wysokość wskaźnika NEXUS zależy od wysokości kosztów poniesionych z tytułu prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej. Wskaźnik ulega obniżeniu przez koszty pochodzące z nabycia prawa własności intelektualnej, a to dlatego, że koszty znajdują się tylko w mianowniku wzoru obowiązującego na wskaźnik NEXUS, czyli koszty podwykonawców prowadzących działalność gospodarczą, a także korzystanie z usług programistycznych podmiotów powiązanych.
Kwalifikowany dochód z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej
Powyższy dochód jest dochodem, który podlega pod stawkę preferencyjną 5%. Wysokość dochodu kwalifikowanego obliczana jest wg wzoru stanowiącego iloczyn dochodu z działalności badawczo-rozwojowej i wskaźnika NEXUS. W sytuacji, kiedy wskaźnik NEXUS będzie mniejszy od jednej pozostałej części dochodu, który nie jest dochodem kwalifikowanym, to podlega on opodatkowaniu na zasadach obowiązujących do tej pory.
