Różnice między notą odsetkową a wezwaniem do zapłaty

Dłużnik, który nie uregulował opłaty za należność za dostawę usług albo towarów w wyznaczonym terminie może spodziewać się otrzymania noty odsetkowej, albo wezwania do zapłaty. Oba dokumenty różnią się między sobą, warto te różnice poznać.

Nota odsetkowa – co to jest?

Nota odsetkowa to dokument księgowy dedykowany do osoby, która zwleka z zapłatą należności, co jest równoznaczne z naliczeniem odsetek. Odsetki należą się w każdej sytuacji, gdy wystąpi opóźnienie. Warto podkreślić, że dłużnik, który nie jest podmiotem publicznym, ma automatycznie dodawane odsetki do zobowiązania, nie ma obowiązku wystawiania noty odsetkowej.

Nota odsetkowa zostaje wystawiona, gdy spełnione zostaną następujące przesłanki:

• warunki dostawy towaru albo usługi zostały spełnione (wierzyciel dopełnił wszystkich formalności zgodnie z umową),
• zapłata odbyła się w terminie (dłużnik nie przestrzegł terminu płatności wyznaczonej w umowie albo wezwaniu do zapłaty).

Po spełnieniu warunków przedsiębiorca, który jest w niniejszej sytuacji również wierzycielem, ma możliwość wystawić notę odsetkową.

Jak przygotować notę odsetkową?

Aby nota odsetkowa spełniała swoją funkcję, musi zawierać następujące elementy:

• data sporządzenia noty,
• dane dłużnika,
• dane wierzyciela,
• podstawa naliczania odsetek (określenie rodzaju zobowiązania, jego kwoty, numer dokumentu potwierdzającego dostawę, okres opóźnienia w zapłacie),
• kwota należnych odsetek,
• kwota należności ogółem (należność + naliczone odsetki),
• termin spłaty należności ogółem,
• sposób uregulowania zobowiązania i odsetek,
• podpis osoby wystawiającej notę.

Brak jednego z wymienionych elementów oznacza, że nota odsetkowa nie zostanie zakwalifikowana jako dowód księgowy.

Naliczone za zwłokę odsetki mogą być obliczone na podstawie wartości wskazanych w umowie (odsetki umowne), aczkolwiek nie mogą być większe od odsetek maksymalnych, czyli czterokrotności stopy kredytu lombardowego Narodowego Banku Polskiego. W wielu umowach można też znaleźć informację, od kiedy naliczane zostają odsetki, a także przez jaki okres.

Sytuacja przedstawia się o wiele inaczej, jeżeli odsetki nie zostały wyznaczone w umowie. W niniejszej sytuacji nie ma przeciwwskazań, aby wystawić notę odsetkową, a wartość odsetek, zgodnie z art. 481 paragraf 2 Kodeksu Cywilnego, musi być równa stopie referencyjnej NBP oraz 5,5 punktu procentowego (maksymalna wysokość nie może być większa od dwukrotności wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie).

Warto mieć świadomość, że wierzyciel nie musi ponieść szkody na skutek nieterminowej płatności, aby starać się o wypłatę odsetek przez dłużnika.

Nota odsetkowa zostaje wystawiona w dowolnym momencie, jednakże trzeba mieć świadomość, iż odsetki z tytułu opóźnienia terminu zapłaty przedawniają się z upływem trzech lat, które są liczone od dnia, kiedy powstał obowiązek uregulowania odsetek przez dłużnika.

Gdy dłużnik nie zapłacił należności, a dług się przedawnił, odsetki także ulegają przedawnieniu. Jest to ściśle związane z faktem, iż odsetki to prawo akcesoryjne (warunkiem ich naliczenia jest istnienie długu).

Wezwanie do zapłaty – co to jest?

Wezwanie do zapłaty to oficjalne pismo, które zostaje przygotowane, aby zmobilizować dłużnika do uregulowania przedawnionej płatności. To jeden z etapów polubownego postępowania windykacyjnego (windykacja miękka). To również wymóg ustawodawcy poprzedzający wstąpienie na drogę postępowania sądowego.

Wezwanie do zapłaty może zostać wysłane jako list, wiadomość e-mail oraz SMS.

Wezwania do zapłaty nie wysyła się w następujących przypadkach:

• opóźnienie w regulowaniu rat kredytu,
• brak płatności za czynsz w spółdzielni mieszkaniowej,
• brak opłaty za dostawę Internetu.

Jakie są rodzaje wezwania do zapłaty?

Jeżeli sprawa dłużnika trafi do sądu, w pierwszej kolejności sprawdzane jest, czy podjął próby polubownego rozwiązania sprawy.
Na podstawie tej informacji można wymienić kilka rodzajów wezwań:

• pierwsze wezwanie do zapłaty, czyli tradycyjne wezwanie do zapłaty, które ma na celu przypomnieć dłużnikowi, że płatność nie została przez niego uregulowana w terminie,
• drugie (ponaglające) wezwanie do zapłaty – gdy pierwsze wezwanie nie przyniesie żadnych efektów, wielu wierzycieli decyduje się na dostarczenie jeszcze jednego wezwania o charakterze upominawczym. Przedsiębiorcy często podają nowy termin płatności zaległej należności,
• przedsądowe wezwanie do zapłaty – dokument zawiera następny termin spłaty długu, ale charakter wezwania jest już inny, gdyż informuje dłużnika, iż wierzyciel zamierza skierować sprawę na drogę postępowania sądowego,
• ostateczne wezwanie do zapłaty – dłużnik otrzymuje jeszcze jedną szansę przed skierowaniem sprawy do sądu,
• przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty – kiedy sąd wyda nakaz zapłaty, a sprawa zostanie skierowana do komornika, wierzyciel może skierować do dłużnika ten dokument.

W praktyce przyjęło się, że już dzień czy dwa po wystąpieniu opóźnienia w terminie płatności, wierzyciel wysyła wezwane do zapłaty do dłużnika. To przypomnienie, które nie generuje żadnych konsekwencji, gdyż w praktyce brak płatności to często wina nadmiaru obowiązków czy zwykłego zapomnienia.

Wezwanie do zapłaty – jak przygotować?

Wezwanie do zapłaty powinno zawierać następujące elementy:

• data sporządzenia wezwania,
• miejsce sporządzenia wezwania,
• dane wierzyciela,
• dane dłużnika,
• podstawa prawna do wystosowania wezwania do zapłaty,
• kwota, jaką należy uregulować (wraz z odsetkami za opóźnienia).
• kwota długu bez odsetek,
• termin spłaty długu,
• sposób uregulowania długu (numer konta, na które dłużnik powinien wpłacić środki),
• dane kontaktowe wierzyciela (aby dłużnik mógł skonfrontować się z wierzycielem celem podjęcia negocjacji),
• informacje o konsekwencjach w przypadku braku spłaty długu w terminie (np. skierowanie sprawy na drogę sądową),
• podpis wierzyciela.

Warunkiem przygotowania i dostarczenia wezwania do zapłaty jest minimum jeden dzień opóźnienia. Im szybciej wierzyciel wyśle wezwanie, tym szansa na szybkie zakończenie sprawy wzrasta.

Data publikacji: 2024-05-04, autor: FakturaXL