Jak poprawnie wystawić wezwanie do zapłaty?

Powszechnie wiadomo, że firmy windykacyjne wystawiają upomnienia, wezwania do zapłaty czy monity. Jednak warto wiedzieć, że nie tylko windykatorzy mają takie uprawnienia. Procedura cywilna wprost wskazuje, że zanim wszczęte zostanie postępowanie sądowego, strony powinny spróbować rozstrzygnąć spór w sposób polubowny. Zanim powód skieruje sprawę na drogę postępowania sądowego, ma przygotować i dostarczyć stronie pozywanej przedsądowe wezwanie do zapłaty. Warto mieć świadomość, że w przepisach nie uregulowano tej czynności od strony formalnej, co oznacza, że zarówno treść, jak i kształt pisma mogą być dobrowolne, chociaż istnieją sytuacje, kiedy wezwanie do zapłaty będzie nieważne. Od czego to zależy?

Wezwanie do zapłaty – co to jest?

Wezwanie do zapłaty to forma przedsądowego przedstawienia stanowiska wierzyciela, przygotowane w oficjalnej formie. W piśmie wierzyciel wzywa dłużnika do uregulowania zadłużenia. Dokument pozwala przekazać informację, jakie będą kolejne działania wierzyciela, a także skutki uboczne nieuregulowania zaległej płatności.

Wezwanie do zapłaty bierze udział w procesie windykacji. Art. 187 § 1 ust. 3 Kodeksu postępowania cywilnego (kpc) informuje, że w pozwie należy wskazać, czy strony odbyły mediację albo inną pozasądową próbę rozwiązania sporu. Jeżeli te kroki nie zostały podjęte, należy również wskazać dlaczego.

Jeżeli wierzyciel nie dostarczy przedsądowego wezwania do zapłaty, cała sytuacja zostanie potraktowana przez sąd jako niedopełnienie wymogów szczegółowo opisanych w procedurze cywilnej.

Reasumując, przedsądowe wezwanie do zapłaty to jeden z obowiązków wierzyciela, gdyż zwiększa szansę na szybsze rozwiązanie sprawy, a do tego jest zdecydowanie tańsze. Procedura sądowa jest nie tylko kosztowna, ale również o wiele bardziej pracochłonna i skomplikowana.

Przedsądowe pismo dotyczące zadłużenia jest klasyfikowane jako miękka windykacja. To ostatni moment na uregulowanie zobowiązania bez dodatkowych kosztów, które musi ponieść dłużnik. Po otrzymaniu pisma można jeszcze uregulować kwotę w jej pierwotnej wysokości, zamiast zobowiązania powiększonego o koszty postępowania sądowego. Z doświadczenia wiemy, że wizja dodatkowych kosztów często stanowi dla dłużnika powód wystarczający do uregulowania zapłaty.

Wezwanie do zapłaty, monit i upomnienie – jakie są między nimi podobieństwa i różnice?

Wezwanie do zapłaty, monit oraz upomnienie to pisma używane w trakcie windykacji, jednak wypełnia się je na różnych etapach.

Pierwsze z pism, jakie zostaje dostarczone do dłużnika to monit z prośbą o zapłatę zobowiązania. W dalszej kolejności upomnienie, a na samym końcu przedsądowe wezwanie do zapłaty.

Każde z wymienionych pism spełnia dokładnie taką samą funkcję. Kolejność, nazwa czy forma nie odgrywa tutaj większego znaczenia. Kluczowe znaczenie odgrywa przekazanie dłużnikowi informacji o zaległym zobowiązaniu i dostarczenie informacji o obowiązku jego uregulowania. Dłużnik otrzymuje także informację, jakie są konsekwencje prawne niedopełnienia tych czynności.

Wezwanie do zapłaty – forma i treść

W przepisach prawa nie znajdziemy szczegółowych informacji dotyczących formy oraz treści wezwania do zapłaty. Chociaż trzeba zaznaczyć, że dokument musi być przystępny, zrozumiały dla dłużnika i przekazywać dosadnie, że adresat ma obowiązek uregulować zaległe zobowiązanie – w przeciwnym wypadku będzie mierzyć się z konsekwencjami swojego zachowania.

Wierzyciel może dostarczyć wezwanie w formie ustnej, mailowej albo pisemnej. Oczywiście dla celów dowodowych warto zdecydować, się udokumentować wezwanie. Szczególnie dobrze sprawdza się dostarczenie wezwania w formie listu poleconego, gdyż dłużnik nie będzie w stanie wyprzeć się braku dopełnienia formalności związanych z egzekucją długu. Mając potwierdzenie odebrania przesyłki, wierzyciel dysponuje dowodem, że dłużnik doskonale wiedział, jakie kroki podejmie wierzyciel i mimo wszystko nie zdecydował się uregulować zaległości. Dla sądu oznacza to niewykorzystaną formę polubownego załatwienia sprawy.

Wiemy też, że nie ma przeciwwskazań, aby wezwanie do zapłaty dostarczyć dłużnikowi przy pomocy poczty mailowej, chociaż jest to ryzykowne. Dłużnik może upierać się, że wiadomość nie dotarła (na przykład trafiła do folderu spam, który nie jest przez niego sprawdzany). Dla wierzyciela okaże się to poważnym problemem, gdyż nie będzie w stanie udowodnić, że pismo zostało faktycznie dostarczone.

Innym problemem może być brak podpisu wierzyciela. To brak formalny, który często zmienia charakter pisma, a mianowicie wezwanie do zapłaty jest traktowane jako monit windykacyjny, czyli nie jest traktowany jako forma polubownego rozstrzygnięcia sporu. Trzeba więc koniecznie pamiętać o wszystkich elementach i formalnościach.

Analizując przepisy KPC, nie można znaleźć informacji dotyczącej niezbędnych elementów i informacji, jakie muszą znaleźć się w wezwaniu.

Z uwagi na cel, w jakim przygotowywane jest wezwanie do zapłaty, w dokumencie nie może zabraknąć:

• daty i miejsca sporządzenia,
• danych wierzyciela oraz dłużnika – trzeba wpisać imiona, nazwiska, a także nazwy i adresy do doręczeń, a kiedy mowa o przedsiębiorcach konieczne jest podanie także numerów właściwych rejestrów, czyli CEIDG albo KRS,
• podstawy prawnej roszczenia – podaje się tytuł prawny, do wyboru umowa pożyczki, faktura VAT i inne,
• kwoty zaległości oraz ewentualnie naliczonych odsetek za zwłokę (w trakcie obliczania odsetek, trzeba zastosować zasady wynikające z ustawy albo zawartej umowy, gdy przygotowano odpowiedni zapis w tym zakresie),
• sposobu uregulowania zaległości – zaleca się wykonanie przelewu na rachunek bankowy wierzyciela albo płatność gotówką czy przekazem pocztowym (podaje się dane niezbędne do uregulowania płatności),
• terminu, w jakim trzeba uregulować zaległy dług,
• informacji o chęci polubownego rozwiązania sporu.

Unieważnienie wezwania do zapłaty – w jakich następuje okolicznościach?

Art. 187 § 1 ust. 3 kpc wskazuje, że skuteczność wezwania do zapłaty odgrywa bardzo ważną rolę w odbywającej się w następnym etapie procedurze sądowej. Jednak trzeba wyraźnie zaznaczyć, że mamy do czynienia z nieformalnym sposobem windykacji, stąd nieważność wezwania na skutek błędów formalnych jest raczej niemożliwa. Co nie oznacza, że takie okoliczności wcale nie występują.

Warto zacząć od najbardziej oczywistej kwestii, a mianowicie wezwanie do zapłaty jest skuteczne tylko w sytuacji, gdy żądania wierzyciela są rzeczywiste. Dostarczenie monitu z żądaniem o uregulowanie zapłaty, zanim minie umowny termin to błąd, który przyczyni się do bezskuteczności wezwania.

Wezwanie jest bezskuteczne również w przypadku, gdy pismo zostanie wysłane, mimo iż dłużnik wywiązał się z ciążącego na nim obowiązku uregulowania zapłaty. Takie wezwanie nie ma żadnej mocy prawnej i będzie bezskuteczne. Jak uniknąć tego błędu w praktyce? Przed wysłaniem pisma wystarczy sprawdzić wpływy na rachunku bankowym.

Wezwanie do zapłaty nie będzie skuteczne, jeżeli sprawa ulegnie przedawnieniu. Przedawnienie informuje, po jakim terminie dłużnik ma możliwość uniknąć obowiązku uregulowania roszczenia. W tym przypadku odmowa jest usprawiedliwiona, a działanie zgodne z prawem.

Art. 118 Kodeksu cywilnego wyznacza ogólne terminy przedawnienia, które przedstawiają się następująco:

• 6 lat dla wszystkich roszczeń, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej,
• 3 lata dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Koniec terminu przedawnienia jest zgodny z ostatnim dniem roku kalendarzowego, z wyjątkiem, gdy termin przedawnienia nie przekracza 2 lat.

Podane powyżej terminy mają charakter ogólny, dlatego po zgłębieniu przepisów Kodeksu cywilnego oraz innych ustaw można odnaleźć również inne terminy. Na przykład roszczenia z tytułu umowy najmu lub użyczenia przedawniają się po upływie roku, a z kolei roszczenia wynikające z umowy zlecenia obowiązują przez 2 lata.

Występowanie terminu przedawnienia nie świadczy automatycznie o bezskuteczności wezwania. Sąd nie jest zobowiązany do badania terminu przedawnienia z urzędu. Takie prawo przysługuje dłużnikowi. W praktyce, gdy wierzyciel dostarczy do sądu pozew o zapłatę, nawet jeżeli roszczenie jest już przedawnione, a dłużnik nie skorzysta z przedawnienia (z różnych przyczyn, również niewiedzy), sąd wyda wyrok o obowiązku zapłaty, stanowiący podstawę do wszczęcia postępowania egzekucyjnego.

Reasumując, wezwanie do zapłaty to bardzo istotny dokument w przypadku przeterminowanego zobowiązania. Odgrywa bardzo ważną rolę w przyszłej procedurze sądowej. To jedna z form polubownego rozwiązania sporu między stronami, wymagana przez sąd.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty zostanie potraktowane jako dowód w sprawie tylko w sytuacji, gdy będzie ważne i skuteczne. W przepisach prawa nie narzucono formy oraz treści wezwania, dlatego każde pismo przygotowane przez dłużnika zostanie zaakceptowane. Dokument zostanie określony, jako nieważny w sytuacji, gdy wezwanie było dostarczone do dłużnika przed wymagalnością długu, gdy zobowiązanie zostało uregulowane albo w przypadku, gdy roszczenie wierzyciela uległo przedawnieniu.

Data publikacji: 2023-07-02, autor: FakturaXL