Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma obowiązek dokumentowania wykonywanych czynności. W przypadku osób fizycznych najczęściej wystawiane są paragony. Jednak w niektórych sytuacjach przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury lub rachunku.
W ustawie o VAT zawarta jest definicja faktury. Zgodnie z nią za fakturę uważa się dokument wystawiony w formie papierowej lub elektronicznej, który uwzględnia dane wymagane ustawą. Zgodnie z przepisami o VAT, osoby prowadzące działalność gospodarczą będące czynnymi podatnikami VAT mają obowiązek wystawiania faktur na rzecz innego podatnika. Podmioty prowadzące działalność, które zwolnione są z VAT w zasadzie nie mają obowiązku wystawiania faktur. Jeżeli jednak kontrahent zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy liczone od końca miesiąca, w którym otrzymał towar lub została wykonana usługa, to podatnik musi ją wystawić i przekazać odbiorcy. Termin wystawienia dokumentu zależy od momentu, w którym nabywca zgłosił żądanie.
W takiej sytuacji dostawca wystawia fakturę zgodnie z poniższymi zasadami:
do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce transakcja – żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w tym samym miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż
w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania – żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą zwolnioną z VAT ze względu na wysokość obrotu. 27 marca wykonał usługę na rzecz innego przedsiębiorcy. 28 marca klient zgłosił żądanie wystawienia faktury. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia dokumentu do dnia 15 kwietna.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca zwolniony jest z VAT ze względu na wysokość obrotu. 27 marca wykonał usługę na rzecz osoby prywatnej. 15 maja klient zgłosił żądanie wystawienia faktury. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia dokumentu w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania, a więc do 30 maja.
Co to jest rachunek?
Wszelkie kwestie dotyczące rachunku znajdują się w Ordynacji podatkowej. W art. 87 ustawy jest napisane, że jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, to podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek, który będzie potwierdzał dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
Jeżeli żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone:
przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru – rachunek musi być wystawiony w terminie nie późniejszym niż 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru
po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru – rachunek musi być wystawiony w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania
po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia rachunku.
Przedsiębiorca ma zatem prawo do wystawienia rachunku jeżeli z innej ustawy nie wynika obowiązek wystawienia faktury. W przypadku kiedy przedsiębiorca zwolniony jest z VAT, to pozbawiony jest możliwości wyboru pomiędzy wystawieniem rachunku, a faktury. Taki wybór ma jedynie nabywca towaru lub usługi. Rachunek może być wystawiony w sytuacji kiedy miała miejsce sprzedaż zwolniona z VAT i kupujący nie zgłosił żądania wystawienia faktury, a tylko rachunku.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca prowadzi działalność zwolnioną z VAT. 29 września dostarczył towar do klienta, który 29 grudnia zgłosił żądanie wystawienia rachunku. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia rachunku w terminie 7 dni.
Faktura oraz rachunek – jakie elementy powinny zawierać?
Wykaz obowiązkowych elementów jakie powinny znaleźć się na fakturach VAT, fakturach VAT zwolnionych oraz rachunkach zawiera Ustawa o podatku od towarów i usług, rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej i zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. Zgodnie z przepisami wymienione dokumenty powinny zawierać:
FAKTURA VAT:
datę wystawienia
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii w sposób jednoznaczny identyfikujący fakturę
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów lub usług i ich adresy
numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku
numer identyfikujący nabywcę towarów lub usług na potrzeby podatku
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty
nazwę towaru lub usługi
miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
cenę jednostkową netto towaru lub usługi
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto
wartość netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku
stawkę podatku
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
kwotę należności ogółem.
FAKTURA VAT ZWOLNIONA
datę wystawienia
kolejny numer
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów lub usług i ich adresy
nazwę towaru lub usługi
miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
cenę jednostkową towaru lub usługi
kwotę należności ogółem
wskazanie przepisu ustawy lub aktu wydanego na podstawie ustawy, które stanowią podstawę do zastosowania przez podatnika zwolnienia od podatku.
RACHUNEK
imiona i nazwiska, nazwę lub firmę oraz adresy sprzedawcy i kupującego lub wykonawcy i odbiorcy usługi
datę wystawienia i kolejny numer rachunku
określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług i ich ceny jednostkowe
ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
