Użytkowanie samochodu prywatnego w firmie wymaga spełnienia określonych wymagań. Jednym z nich jest prowadzenie tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdów.
Ewidencja przebiegu pojazdów nazywana również kilometrówką prowadzona jest w firmach wykorzystujących samochód prywatny dla celów służbowych. Polega na spisywaniu rzeczywiście przejechanych kilometrów.
Kilometrówka prowadzona zgodnie z przepisami powinna zawierać określone dane, jak:
dane osoby korzystającej z samochodu
numer rejestracyjny pojazdu
przebieg trasy, jak: odległość, cel wyjazdu, data.
Kilometrówkę prowadzi przedsiębiorca (pracodawca) nie tylko dla samochodów prywatnych użytkowanych w firmie, ale również dla innych pojazdów. Dla wszystkich na takich samych zasadach. Zapisuje się w niej kilometry przejechane przez pojazdy nie ujęte w ewidencji środków trwałych lub używanych w ramach najmu długoterminowego. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów jest niezbędnie, jeżeli przedsiębiorca chce odliczyć pełny VAT od leasingu lub od zakupionego pojazdu. W ten sposób będzie mógł udowodnić, że dany pojazd użytkuje tylko do celów służbowych.
Ewidencja przebiegu pojazdu – jaki jest limit wydatków na kilometrówkę?
Kilometrówkę rozlicza się wg stawek za kilometr przebiegu pojazdu. Stawki zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Stawki są różne w zależności od typu pojazdu.
W 2022 roku stawki kilometrówki kształtują się następująco za każdy kilometr przebiegu pojazdu:
motorowery niebędące własnością pracodawcy – 0,1382 zł
motocykle – 0,2302 zł
auta osobowe o pojemności silnika nie większej niż 900 cm3 – 0,5214 zł
auta osobowe o pojemności skokowej silnika większej niż 900 cm3 – 0,8358 zł.
Przedsiębiorca użytkujący prywatny pojazd ponosi wszelkie koszty związane z przemieszczaniem się samochodu po trasie, jak np. opłaty za winiety, opłaty postojowe lub autostradowe. Dodatkowo przedsiębiorcę obowiązuje limit przebiegu kilometrów jakie mogą być pokonane w danym miesiącu.
Limit określa się na podstawie wielkości miejscowości, w której mieści się siedziba firmy.
miejscowość do 100 000 mieszkańców – 300 km
miejscowość od 100 000 do 500 000 mieszkańców – 500 km
miejscowość powyżej 500 000 mieszkańców – 700 km.
Po przekroczeniu limitu kilometrów, nadwyżka powinna być przeniesiona do rozliczenia na kolejny miesiąc. W sytuacji, gdyby nadwyżka wystąpiła pod koniec roku podatkowego, to wtedy wypłaca się ją jako wynagrodzenie inne.
Ewidencja przebiegu pojazdu – co powinna zawierać?
W ewidencji przebiegu pojazdów muszą znaleźć się podstawowe informacje takie jak:
dane pracownika
dane pracodawcy
numer rejestracyjny pojazdu
miejsce rozpoczęcia trasy
miejsce docelowe
stan licznika przed podróżą służbową
liczba przejechanych kilometrów
ustawowa stawka za kilometr, ale tylko w przypadku pracownika.
Ewidencję musi podpisać kierowca. Dopiero wtedy zostaje ona uznana za ważny dokument.
Ewidencja przebiegu pojazdu – rozliczenia w ryczałcie
Wydatki związane z wyjazdami w delegację bądź użytkowaniem do celów służbowych pojazdów osobowych będących prywatną własnością można rozliczać również w formie ryczałtu. Ryczałt ustala się na podstawie ustawowej stawki za kilometr oraz szacunkowej liczby kilometrów, które w miesiącu może przejechać pracownik. Jeżeli w danym miesiącu pracownik będzie przebywał na urlopie lub zwolnieniu lekarskim, to kwota ryczałtu powinna być proporcjonalnie zmniejszona o wolne dni.
Rozliczanie ewidencji przebiegu pojazdów
Kilometrówka, którą ustala się na podstawie ustawowych stawek za kilometr nie podlega opodatkowaniu. W przypadku, jeżeli pracodawca ustali wyższe stawki niż ustawowe za kilometr, np. przy delegacjach zagranicznych, to w takiej sytuacji wartość powyżej stawki standardowej zostaje uznana za przychód pracownika i podlega opodatkowaniu wg stawek standardowych.
