Koszty z działalności można ewidencjonować na dwa sposoby. Służą do tego konta zespołu 4 „Koszty według rodzajów” oraz konta zespołu 5 „Koszty według typów działalności”. Koszty rodzajowe to inaczej koszty w układzie rodzajowym.
Są to tzw. koszty proste w bieżącej działalności, które przedsiębiorca poniósł w danym okresie sprawozdawczym. Są przedstawione w podziale na rodzaje. Dostarczają informacji o wartości i rodzaju kosztów poniesionych w ramach podstawowej działalności operacyjnej prowadzonej przez jednostkę gospodarczą. W układzie kosztów rodzajowych (zespół 4 zakładowego planu kont) znajduje się 7 grup kosztów, na których księguje się koszty związane:
z zaopatrzeniem, produkcją i sprzedażą
z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa
z wynagrodzeniami pracowników.
Muszą to być koszty, które zostały rzeczywiście poniesione w bieżącym okresie sprawozdawczym i to niezależnie jakiego okresu dotyczą. Podzielenie kosztów w ten sposób pozwala scharakteryzować koszty według rodzaju. Dzięki nim możliwe jest ustalenie wyniku ze sprzedaży i wyniku finansowego netto. Można to wykonać przenosząc koszty rodzajowe bezpośrednio na wynik finansowy za pośrednictwem konta 490 (”rozliczenie kosztów rodzajowych”).
Koszty według rodzajów dzielą się na:
koszty operacyjne
koszty zarządu.
W zespole 4 nie księguje się następujących kosztów:
sprzedanych wyrobów gotowych
sprzedanych usług
wartości sprzedanych towarów w cenie zakupu/nabycia
wartości sprzedanych materiałów w cenie zakupu/nabycia
finansowych, również związanych z inwestycjami
pozostałych kosztów operacyjnych.
Powyższe koszty ewidencjonuje się w zespole 7 zakładowego planu kont.
Układ rodzajowy kosztów – podział kont
Koszty rodzajowe księguje się na kontach wynikowych, inaczej niebilansowych znajdujących się w planie kont zespołu 4. Należy do nich:
konto 400 (amortyzacja) – odpisy środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
konto 401 (zużycie materiałów i energii) – wartość materiałów wydanych z magazynu lub oddanych do zużycia w produkcji, bezpośrednio po zakupie, również koszty energii elektrycznej, cieplnej, wodnej itp.
konto 402 (usługi obce) – koszty usług i prac wykonywanych przez firmy zewnętrzne na rzecz danego przedsiębiorstwa (między innymi: usługi remontowe, księgowe, doradcze, transportowe, pocztowe, bankowe)
konto 403 (podatki i opłaty) - koszty związane z zapłatą podatków i opłat dotyczących działalności (np.: podatek od nieruchomości, inne podatki na rzecz miasta i gminy, opłaty sądowe, skarbowe)
konto 404 (wynagrodzenia) - koszty wynagrodzenia pieniężnego, ekwiwalenty dla pracowników w kwocie brutto
konto 405 (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) – składki na rzecz świadczeń dla pracowników, które obciążają pracodawcę (składki emerytalne, rentowe, wypadkowe, na FGŚP, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, środki na szkolenia pracowników, ochronę zdrowia pracowników)
konto 409 (pozostałe koszty rodzajowe) – pozostałe koszty, które nie zostały ujęte na poprzednich kontach (np.: koszty reklamy, podróży służbowych, ubezpieczenia majątkowe).
Co należy rozumieć przez koszty operacyjne działalności?
Koszty operacyjne działalności są bezpośrednio związane z podstawową działalnością przedsiębiorstwa. Do grupy tej zaliczają się przede wszystkim:
koszty zużycia materiałów i energii (energia elektryczna, cieplna, gaz, woda, paliwa)
usługi obce (najem, remonty, transport, usługi bankowe, porządkowe, ochrony mienia, doradztwo)
podatki i opłaty mające tzw. kosztowy charakter (podatek akcyzowy, podatek od nieruchomości, VAT naliczony nie podlegający odliczeniom od podatku należnego, VAT należny od usług z importu, VAT należny od zużycia materiałów na cele reprezentacji i reklamy, opłata skarbowa, sądowa, notarialna)
wynagrodzenia (wypłata na podstawie umowy o pracę, umów zlecenia, umów o dzieło oraz innych)
świadczenia wypłacane pracownikom (składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, koszty szkoleń pracowników, koszty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy)
amortyzacja
wartość sprzedanych towarów i materiałów.
Koszty operacyjne ewidencjonuje się w księgach rachunkowych na koncie zespołu 4 lub 5 bądź na obu zespołach równocześnie. Koszty ewidencjonowane w układzie rodzajowym (zespół 4) sprawiają, że rachunek zysków i strat jest sporządzany w wariancie porównawczym, a w przypadku zespołu 5 (układ funkcjonalny) w wariancie kalkulacyjnym. Księgowanie kosztów równocześnie w zespole 4 i 5 daje możliwość wyboru sporządzania rachunku zysków i strat i kalkulacji wyniku finansowego. Każde przedsiębiorstwo ma określony sposób ewidencji i rozliczania kosztów, który musi być wskazany w polityce rachunkowości.
Dokument powinien zawierać informację o obowiązującym w firmie sposobie rozliczania kosztów:
układ rodzajowy lub funkcjonalny bądź oba sposoby jednocześnie
wybór wariantu rachunku zysków i strat (porównawczy lub funkcjonalny).
Koszty operacyjne dzielą się na koszty działalności:
podstawowej (koszty związane ze sprzedażą towarów i usług)
pomocniczej (koszty związane z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa, przykładowo: koszty za media, remonty, opłaty lokalne, abonament za usługę biura rachunkowego).
PRZYKŁAD Przedsiębiorstwo produkcyjne prowadzące księgi rachunkowe, w sierpniu 2018 roku poniosło koszty, które zostały rozliczone w zespole 4 zakładowego planu kont. Był to: koszt energii elektrycznej hali produkcyjnej i biura, wydanie materiałów do produkcji, podatek od nieruchomości, wynagrodzenie pracowników hali produkcyjnej i zarządu, koszt reklamy.
Wykaz kont w zespole 4 na których należy zaksięgować powyższe wydatki.
koszt energii elektrycznej hali produkcyjnej (zużycie materiałów i energii) – konto 401
wydanie materiałów do produkcji (zużycie materiałów i energii) – konto 401
podatek od nieruchomości (podatki i opłaty) – konto 403
wynagrodzenie pracowników hali produkcyjnej i zarządu (wynagrodzenia) – konto 404
