Księgowanie wypłaty pracownika zapłaconej po terminie
Jednym z obowiązków pracodawcy wobec zatrudnianych pracowników jest wypłata wynagrodzenia w terminie określonym w podpisanej umowie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dla pracodawcy wypłacone wynagrodzenie jest kosztem podatkowym. Jednak czasami może zdarzyć się, że wynagrodzenie zostanie wypłacone po terminie. Co w takiej sytuacji? Jak przedsiębiorca powinien zaksięgować wynagrodzenie wypłacone po czasie?
Wypłata wynagrodzenia w terminie – umowa o pracę, umowa zlecenia
Wynagrodzenia pracowników powinny być wypłacane zgodnie z uregulowaniami, na które wskazuje Kodeks pracy. Art. 85 Kodeksu pracy (Termin wypłaty wynagrodzenia)mówi, że:
§ 1. Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. § 2. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. § 3. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. § 4. Składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy. § 5. Pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.
Terminy wypłat wynagrodzenia dotyczą również umów cywilnoprawnych. Jeżeli umowa zlecenia została zawarta na okres dłuższy niż jeden miesiąc, to zleceniodawca zobowiązany jest wypłacać zleceniobiorcy wynagrodzenie przynajmniej raz w miesiącu. Dodatkowo zleceniobiorcy objęci są wypłatą minimalnej stawki godzinowej.
Pracodawcy najczęściej stosują dwa terminy wypłaty, które określa się następująco:
do ostatniego dnia miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne
w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne.
Punkt dotyczący terminu wypłaty wynagrodzenia powinien zostać ujęty w regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do stworzenia regulaminu pracy, to zasady związane z terminem wypłaty wynagrodzenia muszą być zawarte w warunkach zatrudnienia. Pracownik musi je otrzymać w ciągu 7 dni licząc od dnia zawarcia umowy pracownika z pracodawcą.
W przypadku, kiedy termin wynagrodzenia przypada na 10 dzień miesiąca następujący po miesiącu, za który wynagrodzenie staje się należne i wypłata nastąpi w terminie, to wtedy wynagrodzenie stanowi dla pracodawcy koszt w miesiącu, w którym jest należne.
Termin wypłaty wynagrodzenia, a deklaracja ZUS
Pracodawca zatrudniający pracowników zobowiązany jest do sporządzania i wysyłania deklaracji ZUS DRA i ZUS RCA, które służą do wykazywania naliczonych składek z umów o pracę i umów cywilnoprawnych. Składki powinny zostać wykazane w deklaracji za miesiąc wypłaty wynagrodzenia.
Wynagrodzenie jako koszt podatkowy
Wypłata wynagrodzenia stanowi dla pracodawcy koszt podatkowy. Każdy rodzaj podpisanej umowy, to inny moment powstania kosztu podatkowego. Przy umowie o pracę koszt podatkowy wynikający z wynagrodzenia powstaje w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne. Warunek: pensja musi zostać wypłacona w terminie lub musi być pozostawiona do dyspozycji pracownika w terminie (art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT):
„Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 przychody ze stosunku pracy, służbowego, pracy nakładczej, pojęcie pracownika ust. 1 i 6, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem ust.6bc, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 23 definicja negatywna kosztów uzyskania przychodów ust. 1 pkt 55”.
Wynagrodzenie z umów cywilnoprawnych będzie kosztem podatkowym w miesiącu, w którym zostało wypłacone, dokonane lub pozostawione do dyspozycji w terminie przewidzianym ustawą. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT:
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: 55) niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 22 ust. 6ba.
Pracodawca musi mieć na uwadze, że termin wypłaty wynagrodzenia ma w dużym stopniu wpływ na sam moment ujęcia kosztu podatkowego w ewidencji księgowej.
Przykłady
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca zatrudnia pracowników, którym zgodnie z regulaminem pracy wypłaca wynagrodzenie z terminem płatności na ostatni dzień miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne. Wynagrodzenie za miesiąc marzec zostało wypłacone 31 marca. W jaki sposób i za jaki okres pracodawca powinien wykazać składki pracownicze w deklaracji wysyłanej do ZUS-u?
Odpowiedź: Pracodawca powinien wykazać składki pracownicze w deklaracji ZUS DRA oraz w raporcie imiennym pracownika ZUS RCA składanych za miesiąc marzec. W tym przypadku składki pracownicze powinny zostać opłacone w terminie do 20 kwietnia.
PRZYKŁAD 2 Pracodawca wypłaca pracownikom wynagrodzenie w terminie przypadającym na ostatni dzień miesiąca. Wynagrodzenie za miesiąc maj zostało wypłacone po terminie w dniu 1 czerwca. Za jaki okres przedsiębiorca powinien wykazać składki pracownicze w deklaracji wysyłanej do ZUS-u?
Odpowiedź: Pracodawca zobowiązany jest wykazać składki pracownicze w deklaracji ZUS DRA oraz w raporcie imiennym pracownika RCA za miesiąc czerwiec, ponieważ pracodawca dokonał zapłaty wynagrodzenia już po terminie w kolejnym okresie rozliczeniowym. W tym przypadku składki pracownicze powinny zostać opłacone w terminie do 20 lipca.
PRZYKŁAD 3 Pracodawca wypłaca pracownikom wynagrodzenie z tytułu umów o pracę w terminie przypadającym na ostatni dzień miesiąca, za które wynagrodzenie jest należne. Pensja za miesiąc wrzesień została wypłacona terminowo w dniu 30 września. Kiedy wynagrodzenie będzie dla pracodawcy kosztem podatkowym?
Odpowiedź: Pracodawca powinien ująć wypłacone wynagrodzenie pracownika z tytułu umowy o pracę w kosztach podatkowych w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne, ponieważ jego wypłata nastąpiła w terminie. Koszt ujmuje się w ewidencji księgowej pod dniem 30 września.
PRZYKŁAD 4 Przedsiębiorca zatrudnia pracowników fizycznych. Wypłata wynagrodzenia została ustalona do 10 dnia każdego miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne. Wynagrodzenie za miesiąc czerwiec zostało wypłacone 3 lipca. Kiedy wynagrodzenie będzie kosztem dla pracodawcy?
Odpowiedź: Pracodawca powinien ująć wypłacone wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę w miesiącu, za który jest należne, gdyż wypłata odbyła się w terminie. Koszt powinien zostać ujęty w ewidencji księgowej w dacie 30 czerwca.
PRZYKŁAD 5 Pracodawca wypłacił wynagrodzenie z tytułu umów zlecenia za marzec w dniu 4 kwietnia. Za jaki okres wynagrodzenie będzie kosztem podatkowym?
Odpowiedź: Pracodawca powinien zaksięgować kwotę wypłaconego wynagrodzenia w dacie wypłaty, a więc w dniu 4 kwietnia.
W przypadku wypłaty wynagrodzenia w gotówce i pozostawienie go pracownikowi do dyspozycji w określonym dniu obowiązuje zasada mówiąca, że samo odebranie wynagrodzenia przez pracownika w późniejszym terminie daje możliwość ujęcia kosztu w dacie jego pozostawienia pracownikowi do dyspozycji o ile fakt ten wystąpił jako pierwszy.
PRZYKŁAD 6 Pracodawca dokonuje wypłat wynagrodzeń z tytułu umów zlecenia w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wynagrodzenie było należne. Wypłaty następują w formie gotówkowej. Wynagrodzenie za miesiąc wrzesień postawiono do dyspozycji zleceniobiorcy w dniu 4 października. Zleceniobiorca odebrał wynagrodzenie 16 października. Kiedy stanie się ono kosztem?
Odpowiedź: W opisanym przykładzie wynagrodzenie zostało pozostawione do dyspozycji zleceniobiorcy w dniu 4 października. Jest to data, w której stało się ono kosztem. W tej sytuacji nie ma znaczenia fakt, kiedy odebrał je zleceniobiorca, nawet jeżeli był to późniejszy termin niż 4 październik.
