Obecnie prawie w każdym miejscu, w którym odbywa się sprzedaż detaliczna znajduje się kasa rejestrująca. Co do zasady taką kasę powinni zakupić podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Instalacja kasy wiąże się z niemałymi kosztami. Istnieje możliwość zakupu i instalacji kasy online przez zawarcie umowy leasingu, dzierżawy lub najmu.
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przez zastosowanie kas rejestrujących. Z przepisu wynika, że podstawowym kryterium, które decyduje o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy świadczeń dokonywanych przez podatnika.
W niektórych przypadkach obowiązują zwolnienia z obowiązku instalacji kasy, jak np.: wysokość obrotów generowanych przez podatników na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Wszelkie kwestie związane z tym zwolnieniem zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2021 roku, zwolnieni są podatnicy, których obrót realizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł. W przypadku osób rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, obrót z tego tytułu nie może przekroczyć kwoty 20 000 zł wyliczonej proporcjonalnie do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym (par. 3 ust. 1 pkt 1 w/w rozporządzenia). Zwolnienie to traci swoją moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót sprzedaży realizowanej na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych w kwocie 20 000 zł (par. 5 ust. 1 wymienionego rozporządzenia).
Kasa online
Z dniem 1 maja 2019 roku do obrotu zostały wprowadzone tzw. kasy online. Jest to nowe rozwiązanie, dzięki któremu możliwe jest bieżące przesyłanie danych o dokonanej sprzedaży do centralnego systemu teleinformatycznego prowadzonego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
Wycofywanie starych kas odbywa się stopniowo w zależności od rodzaju posiadanej przez podatnika kasy. W urządzeniach z papierowym zapisem kopii nie można wymienić pamięci fiskalnej, dlatego podatnik stosujący ten rodzaj kasy, który z różnych przyczyn będzie musiał dokonać wymiany, zostanie niejako zmuszony do zakupu nowej kasy z zapisem elektronicznym lub kasy online. Wprowadzenie takiego ograniczenia związane jest z faktem, że kasy z papierowym zapisem kopii posiadają przestarzałą technologię, która uniemożliwia skuteczną kontrolę rozliczeń podatkowych.
Umowa leasingu, dzierżawy lub najmu kasy fiskalnej – czy jest możliwa?
Obowiązujące obecnie przepisy pozwalają na stosowanie przez podatników kas rejestrujących używanych na podstawie umowy najmu do prowadzenia ewidencji sprzedaży, dzierżawy, leasingu lub umów mających podobny charakter pod warunkiem, że kasy te będą na dzień ich nabycia przez wynajmującego posiadały wymagane funkcje oraz spełniały kryteria i warunki techniczne. Wynająć można jedynie kasy online. Rozwiązanie to nie dotyczy kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii.
PRZYKŁAD 1 Podatnik posiada kasę rejestrującą z papierowym zapisem kopii. W 2021 roku została zapełniona cała pamięć fiskalna, dlatego podatnik zobowiązany jest do wymiany starego urządzenia na kasę rejestrującą online.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca posiadający sieć sklepów postanowił wymienić wszystkie kasy fiskalne na nowe kasy online. Musi wymienić około 150 urządzeń. Wydatek związany z wymianą jest dość dużym kosztem, który może znacznie nadszarpnąć budżet przedsiębiorcy, dlatego postanowił skorzystać z leasingu kas. Dzięki takiemu rozwiązaniu będzie mógł dokonać oszczędności, które to środki będzie mógł przeznaczyć na inny cel inwestycyjny.
