Koszty reprezentacji w firmie
Koszty reprezentacji są ponoszone przez firmę w konkretnym celu – umożliwiają stworzenie pozytywnego wizerunku jednostki w środowisku zewnętrznym, a także promowanie marki i wyprzedzenie konkurencji. Zalicza się do nich wydatki ponoszone na przedstawicielstwo podatnika albo firmy, bez względu na miejsce świadczenia albo wystawienia. Ponoszone wydatki umożliwiają znalezienie nowych kontrahentów i konsumentów, a także utrzymanie korzystnej relacji, co przekłada się na poprawę sytuacji materialnej. Koszty reprezentacji są także nieodłącznie związane z partnerami biznesowymi, dostawcami i potencjalnymi inwestorami.
Aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym, bardzo istotna jest właściwa klasyfikacja kosztów reprezentacyjnych ponoszonych przez firmę.Koszty reprezentacyjne – cel i przykłady
Ustawodawca wyznaczył dwa warunki umożliwiające zakwalifikowanie wydatków do kosztów służbowych:
- wydatek powstał w celu promocji firmy oraz wypracowania bądź zabezpieczenia właściwych relacji biznesowych,
- wydatek został udokumentowany – akceptowane są faktury i inne dowody.
Koszty reprezentacyjne mają na celu zachowanie korzystnych relacji z kontrahentami, partnerami, klientami i dostawcami, a także osiągnięcie lepszej pozycji na rynku.
Koszty reprezentacji to:- koszty ponoszone na organizację oraz wzięcie udziału w konferencjach, szkoleniach i spotkaniach biznesowych,
- koszty zakupu upominków dla kontrahentów i konsumentów,
- koszty ponoszone na podróże służbowe,
- koszty reklamy i promocji.
Koszty reprezentacji a koszty reklamowe
Jednym sposobem umożliwiającym rozróżnienie kosztów reklamowych od kosztów reprezentacji jest znajomość definicji reklamy, która polega na przekazywaniu informacji na temat przedsiębiorstwa, oferowanych usług albo towarów, co przyczynia się do pozyskania nowych klientów. W reklamie podkreślone zostają zalety oferowanych dóbr, odbiorca reklamy ma zostać zachęcony do nabycia konkretnej rzeczy albo skorzystania z dostępnej usługi.
Dla porównania podstawowym celem reprezentacji jest wypracowanie pozytywnego wizerunku marki, a nie nakłonienie odbiorców do skorzystania z usług czy nabycia oferowanych towarów. Koszty reprezentacji ułatwiają podpisywanie nowych kontraktów, a także wypracowanie korzystnej relacji z klientami, partnerami biznesowymi, dostawcami i innymi osobami mającymi kontakt z firmą.
Doskonałym przykładem umożliwiającym rozróżnienie kosztów reprezentacji od kosztów reklamy są prezenty dla kontrahentów. Jeżeli widnieje na nim logo, są klasyfikowane jako koszty reklamy. Brak logo jest równoznaczne z zakwalifikowaniem ich do kosztów reprezentacji. Do wydatków reprezentacyjnych można zaliczyć wydatki na opłacenie kolacji z klientem, gdyż celem spotkania jest wypracowanie korzystnego wizerunku firmy i przyszłościowe osiągnięcie przychodu.Koszty reprezentacyjne a podatek
Polskie prawo podatkowe wskazuje, że podatek może zostać odliczony od kosztów, pod warunkiem że wydatki są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i jednocześnie zostały poniesione w celu uzyskania przychodów. Jeżeli przedsiębiorca organizuje spotkania biznesowe z dotychczasowymi kontrahentami w celu podtrzymania relacji – podatek może zostać odliczony, gdyż celem wydatku jest utrzymanie aktualnego źródła przychodu. Taka sama zasada odnosi się do uzyskania nowych kontrahentów.
Podczas spotkań biznesowych zaproszeni goście bardzo często otrzymują prezenty, a wydatki poniesione na ich zakup mogą zostać zakwalifikowane jako koszty reprezentacyjne, ale tylko do wyznaczonej przez ustawodawcę kwoty.
Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w dniu 6 marca 2012 roku w Łodzi o numerze IPTPB3/423-319/11-2/GG potwierdza możliwość odliczenia podatku. Ustawodawca wskazał jednak szereg wyjątków, które nie podlegają odliczeniu podatku VAT – usługi gastronomiczne i noclegowe.
Podatek nie może zostać odliczony również od wydatków ponoszonych na zakup alkoholu i wyrobów tytoniowych.
W celu uniknięcia błędów związanych z rozliczaniem kosztów reprezentacyjnych trzeba wnikliwie poznać obowiązujące przepisy prawa. Wymagane jest również ich właściwe dokumentowanie i znajomość zasad odliczania podatku. Niewłaściwe postępowanie przedsiębiorcy przyczyni się do naliczenia kar finansowych przez urząd skarbowy.
Data publikacji: 2024-01-12, autor: FakturaXL
