Jakie wydatki na kontrahenta można dać w koszty?

Przedsiębiorstwa kupują i sprzedają towary handlowe albo świadczą usługi. W praktyce są to zdarzenia gospodarcze, które pojawiają się w firmach. Podstawą dobrego funkcjonowania firmy są pozytywne relacje z dostawcami oraz odbiorcami. Wiąże się to ze stabilnością na rynku i zabezpieczeniem współpracy. Oczywiście, trzeba pamiętać, że wydatki, jakie ponosi firma na rzecz kontrahentów mogą, ale nie muszą stanowić kosztu podatkowego. Jakie obowiązują zasady?

Czy upominki dla kontrahenta to dla firmy koszt?

Kontrahenci otrzymują drobne upominki z różnych okazji. Odpowiedź na pytanie, czy stanowią one dla firmy koszt uzyskania przychodu, nie jest takie łatwe, gdyż konieczne jest zweryfikowanie charakteru zakupu:

• reklamowy – pozwala przyciągnąć uwagę, przekazać dodatkowe informacje na temat firmy, a także zapoznać stronę z dostępnymi usługami i produktami,
• reprezentacyjny – pozwala uzyskać pozytywne wrażenie o firmie.

Przedsiębiorca ujmuje w kosztach firmowych wydatki związane z firmą. Art. 23 ust. 1 pkt 23 wskazuje, że koszty uzyskania przychodów nie mogą być kosztami reprezentacji, co oznacza głównie koszty uregulowane na usługi gastronomiczne, nabycie żywności i napojów (zwykłych i alkoholowych).

Jeżeli upominki zostały wzbogacone w logo firmy, nie wykazują cech reprezentacyjnych. Jednakże, kiedy upominek kosztuje więcej i jest bardziej wyniosły albo przekazywany jedynie wybranym kontrahentom należy przypisać mu cechy wydatku reprezentacyjnego. Kiedy upominek wymaga większych nakładów finansowych, wykazuje cechy wydatku reprezentacyjnego. Co w praktyce oznacza, chociażby nabycie alkoholu czy jakże popularne w okresie świątecznym, czy jubileuszowym kosze okolicznościowe.

Przytoczone zasady można znaleźć, chociażby w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 czerwca 2018 roku o sygn. 0111–KDIB2–3.4010.54.2018.2.PB, która wskazuje, że:

(…) wymienione przez Spółkę Upominki – gadżety w postaci akcesoriów z kolekcji produktów marek samochodów, które sprzedaje Wnioskodawca (np. plecaki, parasole, czapki), o ile opatrzone są logo producenta samochodów sprzedawanych przez Wnioskodawcę lub logo Spółki, zabawki z etykietą zawierającą nazwę marki albo producenta samochodów, kwiaty, słodycze i inne drobne upominki zapakowane w opakowanie z logo firmy Wnioskodawcy w sytuacji, gdy są rozdawane masowo tzn. przekazywane w taki sposób, by każdy zainteresowany miał możliwość ich otrzymania podczas organizowanych akcji promocyjno–marketingowych np. w przypadku organizowania przez Wnioskodawcę imprez o charakterze „drzwi otwartych” powinny być traktowane jako przedmioty reklamowe, a wydatki na ich nabycie winny stanowić koszty uzyskania przychodów (…).

Zatem, wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na zakup butelek wina, w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wyłączone będą z kosztów uzyskania przychodów, gdyż stanowią koszty reprezentacji, o których mowa w tym artykule ustawy i jako takie nie mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy. Fakt iż są one zapakowane w opakowanie opatrzone logo firmy jak i zamiar dotarcia do jak najszerszej grupy odbiorców nie zmieni ich mającego funkcje reprezentacyjne charakteru (…). Upominki są kierowane do wyselekcjonowanych Partnerów, ograniczonej grupy odbiorców, należy stwierdzić, że wydatki takie noszą znamiona reprezentacji. Poprzez kierowanie Upominków do wyselekcjonowanej grupy odbiorców Spółka kreuje swój wizerunek, tworzy wśród wybranych kontrahentów wrażenie podmiotu profesjonalnego, partnera biznesowego godnego zaufania, kształtuje prestiż i pozytywne postrzeganie swojej firmy przez klientów.

Dużą popularnością cieszą się tak zwane programy lojalnościowe, czyli programy, gdzie uczestnicy gromadzą punkty przez czas wyznaczony w regulaminie. Punkty są otrzymywane za konkretne działania, co w praktyce oznacza najczęściej nabycie wyznaczonych w programie produkty. Po uzyskaniu odpowiedniej liczby punktów uczestnik wybiera nagrodę.

W programach lojalnościowych można spotkać się z praktyką, iż firmy podnoszą koszty związane z nabyciem dostępnych nagród, co jest równoznaczne z zakwalifikowaniem ich jako koszty uzyskania przychodu. Działanie ma na celu podniesienie przychodów ze sprzedaży u organizatora programu.

Taką opinię można znaleźć, chociażby w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 września 2016 r., o sygn. ITPB1/4511–502/16–1/WM, w której czytamy:

Mając na względzie przedstawiony przez Wnioskodawcę opis zdarzenia przyszłego oraz przytoczone przepisy prawa stwierdzić należy, że wymienione przez Wnioskodawcę działania mają na celu zwiększenie osiąganego przychodu, ponieważ zakup nagród rzeczowych i bonów zakupowych w związku organizowanym programem lojalnościowym jest środkiem zmierzającym do skłonienia kierowców do wyboru myjni Wnioskodawcy. Tym samym, istnieje związek przyczynowo – skutkowy pomiędzy ponoszonymi kosztami a przychodami z tej działalności.

Nie ma przy tym ustawowych wymogów, by nagrody przyznawane w ramach sprzedaży premiowej (programu lojalnościowego) były specjalnie oznaczone, np. logo sprzedawcy.

W świetle powyższego, stanowisko Wnioskodawcy, iż wydatki poniesione przez Niego na zakup nagród rzeczowych i bonów zakupowych do hipermarketów – także w sytuacji, gdy nagrody nie będą opatrzone logo, ani innym oznaczeniem Wnioskodawcy, będą mogły zostać zaliczone zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jest prawidłowe.

Spotkanie z klientem – co z poczęstunkiem?

Przygotowanie poczęstunku to standard na wielu spotkaniach biznesowych. Część z nich odbywa się w formie przekąsek czy napojów albo dostarczonego cateringu, a inne z kolei mają miejsce w restauracjach. Miejsce nie ma znaczenia, gdyż w każdym przypadku mogą one zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu – podstawą tej zasady jest interpretacja ogólna wydana przez Ministra Finansów w dniu 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD–120521.

Wydatki, jakie ponoszą kontrahenci na nabycie artykułów spożywczych, napojów albo usług gastronomicznych powinny wystąpić w celu uzyskania przychodów albo zachowania bądź zabezpieczenia ich źródła. Przychód to chociażby wydatek, jaki poniesiono za obiad z innym przedsiębiorcą, pod warunkiem że podczas spotkania omówiona zostanie oferta firmy, odbędą się negocjacje albo poruszone zostaną inne kwestie biznesowe. Cena, jaką zapłacił podatnik, wynika z planowanego uzyskania przychodów albo zachowania bądź zabezpieczenia ich źródła. Ta zasada nie odnosi się do spotkania biznesowego, który ma na celu stworzenie konkretnego wizerunku podatnika albo podtrzymania lub wykreowania pozytywnych relacji z drugą stroną.

Dokładnie takie same informacje można znaleźć w wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11), w którym stwierdzono, że:

Jednocześnie wbrew temu co przyjął sąd pierwszej instancji wydatek na zakup nie każdej usługi gastronomicznej należy klasyfikować do kosztów reprezentacji wyłączonej z kosztów uzyskania przychodów. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego tylko wydatek na zakup tych usług gastronomicznych, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2007 r.

Szkolenia dedykowane dla kontrahentów – koszt?

Do kosztów reprezentacyjnych firmy nie zalicza się wydatków, jakie poniesiono na szkolenia kontrahentów (również posiłków, które są w nich serwowane).

Szkolenia są organizowane w celu:

• przekazania wiedzy o dostępnych w danej firmie produktach albo usługach,
• przekazania odbiorcom informacji związanych z firmą, a także działaniem jej produktów, co w praktyce oznacza, chociażby zapoznanie uczestników z nowymi funkcjami dostępnymi w oferowanych produktach,
• reklama towarów albo usług firmy, która organizuje wydarzenie,
• przekazanie kontrahentom technik sprzedaży.

Jednym z celów szkolenia jest stworzenie konkretnego wizerunku przedsiębiorstwa, ale nie jest to jedyny cel, dlatego nie może zostać on zaliczony do kosztów reprezentacji.

Środki, jakie zostaną wykorzystane na wynajem Sali, zadbanie o napoje czy przekąski, a w dalszej kolejności wynagrodzenie szkoleniowca i inne są kwalifikowane jako koszty podatkowe organizatora, pod warunkiem że ich celem jest uzyskanie przychodów albo zachowanie bądź zabezpieczenie ich źródła.

Z kolei kosztem reprezentacyjnym i co za tym idzie kosztem podatkowym nie jest wydatek poniesiony na szkolenie zamknięte, które zmierza do poprawy bądź zbudowania dobrej relacji z kontrahentami.

Stanowisko zostało wyjaśnione, chociażby w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 grudnia 2014 r. (sygn. IBPBI/2/423–1354/14/SD) oraz interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 lutego 2018 r. (sygn. 0114–KDIP2–2.4010.318.2017.1.AS). Interpretacja zawiera następujące informacje:

Biorąc pod uwagę obowiązujące w sprawie przepisy podatkowe przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu. Wobec powyższego, możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodu, czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi. W tym stanie rzeczy w rozpatrywanej sprawie należy stwierdzić, że wydatki na konsumpcję podczas szkoleń produktowych prowadzonych w siedzibie Spółki, jak i poza firmą w wynajętych salach – zarówno na artykuły spożywcze, jak i posiłki – mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.Kontrahenci w aktywny sposób uczestniczą w dystrybucji urządzeń Spółki, zatem organizowanie dla nich szkoleń produktowych jest uzasadnione, a z uwagi na czas ich trwania (4–9 godzin) wydatki na konsumpcję ponoszone w celu zapewnienia efektywności tego typu spotkań są racjonalne.

Do kosztów podatkowych nie zalicza się także wydatków poniesionych na organizację wycieczek, zawodów sportowych i innych atrakcji, które często stanowią uzupełnienie szkoleń. Jeżeli wydatki na szkolenie wykazują charakter rozrywkowy, zgodnie z wyrokiem NSA wydanym w-10 maja 2016 r., sygn. akt II FSK 700/14 nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszt podatkowy.

Dodatkowe świadczenia na rzecz kontrahentów

Kontrahenci mają możliwość nabywania dodatkowych świadczeń, co chociażby oznacza dostawy towarów (usługobiorca/nabywca towarów) decyduje się na pokrycie dodatkowych świadczeń, które są potrzebne do wyświadczenia usługi albo dostawy towarów.

Wielokrotnie działanie jest równoznaczne z nawiązaniem albo podtrzymaniem współpracy z konkretną osobą. Wydatki, których celem jest zagwarantowanie wykonania świadczenia przez kontrahenta, jak na przykład uregulowanie noclegów, opłacenie wyżywienia albo dojazdów, mogą zostać zakwalifikowane jako koszt podatkowy, pod warunkiem że zostały poniesione na uzyskanie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła jego powstania.

Przyjęcia okolicznościowe a wydatki na rzecz kontrahentów

Wydatki na imprezy okolicznościowe to koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem że są zgodne z przedstawionymi warunkami:

• wymagany jest firmowy charakter imprezy – obligatoryjne jest powiązanie imprezy z działalnością gospodarczą firmy,
• celem imprezy jest uzyskanie przychodów albo zabezpieczenie bądź zachowanie źródła przychodów,
• podstawowym celem imprezy nie może być konsumpcja albo rozrywka – głównym celem imprezy ma być, chociażby integracja pracowników, budowanie relacji z kontrahentami, promocja firmy i inne,
• wydatki na imprezę muszą zostać odpowiednio udokumentowane – konieczne jest zachowanie faktur, rachunków i innych (są wykorzystywane do udokumentowania występujących wydatków,
• nie ma przeciwwskazań do wydzielenia i udokumentowania wydatków ponoszonych jedynie na pracowników – gdy nie ma takiej opcji, koszty, jakie zostaną wykorzystane na organizację imprezy, nie są w pełni kwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów.

Ustawa o PIT wskazuje, że wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów podlegają wydatki powiązane z reprezentacją, wliczając do tego:

• koszty usług gastronomicznych, zakupu żywności oraz napojów, w tym alkoholowych,
• koszty zakupu biletów na imprezy sportowe, kulturalne i rozrywkowe,
• koszty opłat za noclegi w hotelach i innych miejscach noclegowych.

Data publikacji: 2024-07-14, autor: FakturaXL