Niektóre podmioty gospodarcze zgodnie z ustawą o rachunkowości zobowiązane są do sporządzania sprawozdań finansowych. Czym jest sprawozdanie finansowe i kto ma obowiązek je przygotować?
Sprawozdanie finansowe jest dokumentem, które sporządza się w celu przedstawienia sytuacji finansowej firmy. Sprawozdanie ma formę zestawów liczb, których celem jest pokazanie wyników finansowych przedsiębiorstwa za dany rok obrachunkowy. Należy je sporządzić na dzień bilansowy, który jest ostatnim dniem roku kalendarzowego w przypadku kiedy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W Polsce sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości lub Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej.
Sprawozdanie finansowe – kto ma obowiązek sporządzania?
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego dotyczy spółki kapitałowej, osobowej, a także czasami osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Wymienione podmioty sporządzają sprawozdanie finansowe:
obowiązkowo – dotyczy podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości
dobrowolnie – podmioty same wybrały księgi rachunkowe i prowadzą je zgodnie z ustawą o rachunkowości, chociaż nie miały takiego obowiązku.
Sprawozdanie finansowe ma obowiązek przygotować kierownik przedsiębiorstwa, a dokładnie:
członkowie zarządu spółek kapitałowych
wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce cywilnej, jawnej i partnerskiej
komplementariusze prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej
likwidatorzy, syndycy lub zarządcy w postępowaniu upadłościowym
członkowie organów zarządzających innych jednostek, do których stosuje się przepisy o rachunkowości.
Sprawozdanie finansowe – co powinno zawierać?
W skład sprawozdania finansowego wchodzi:
bilans
rachunek zysków i strat
informacja dodatkowa.
Bilans jest obowiązkowym elementem sprawozdania finansowego. Stanowi zestawienie aktywów i pasywów przedsiębiorstwa. Sporządza się go na początku okresu sprawozdawczego. Jest to tzw. bilans otwarcia oraz na koniec okresu sprawozdawczego, tzw. bilans zamknięcia. Bilans jest obrazem składników majątkowych firmy oraz źródła ich finansowania w danym okresie. Mówiąc prostym językiem wskazuje informacje o kontrolowanych przez daną jednostkę zasobach finansowych i zasobach ich pozyskania.
Bilans musi posiadać następujące cechy:
zupełność – bilans powinien obejmować dane dotyczące zdarzeń gospodarczych w danym okresie
rzetelność – składniki majątkowe firmy powinny zostać zaprezentowane zgodnie ze stanem faktycznym w oparciu o ich rodzaj i wartość
sprawdzalność – pozycje bilansu można porównać ze źródłami, z których one pochodzą pod kątem ich skompletowania i poprawności
ciągłość – zamknięcie jednego okresu oznacza otwarcie następnego
przejrzystość – zadaniem bilansu jest umożliwienie analizy stanu środków i źródeł ich finansowania. Bilans ma przedstawiać sytuację finansową firmy, dlatego powinien być sporządzony w odpowiedniej formie z uporządkowanymi pozycjami zgodnie z treścią ekonomiczną.
Rachunek zysków i strat jest kolejnym podstawowym i obowiązkowym elementem sprawozdania finansowego. Jego zadaniem jest udostępnienie informacji o poszczególnych rodzajach działalności, a także ogólnie o wyniku finansowym przedsiębiorstwa. W tej części zostają podsumowane przychody i koszty firmy. Dzięki rachunkowi zysków i strat można zobaczyć zdolność firmy do generowania zysków i samofinansowania.
Informacja dodatkowa – co powinna zawierać?
Informacja dodatkowa jest kolejnym elementem jaki powinien znaleźć się w sprawozdaniu finansowym. Jest to element, który w przejrzysty sposób pokazuje sytuację finansową firmy. Koniecznie musi zawierać wymienione elementy:
wprowadzenie do sprawozdania finansowego – zawiera opis zasad rachunkowości, razem z metodami wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego
dodatkowe informacje i objaśnienia – głównie chodzi o objaśnienia dotyczące bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale własnym, proponowany podział zysku lub pokrycia straty, a także inne informacje mogące pomóc w prawidłowym zrozumieniu sprawozdania finansowego.
Dodatkowe elementy sprawozdania finansowego
Niektóre podmioty gospodarcze mają obowiązek umieścić w sprawozdaniu finansowym inne dodatkowe elementy, takie jak:
rachunek przepływów pieniężnych
zestawienie zmian w kapitale własnym.
Rachunek przepływów pieniężnych to dokument podsumowujący przepływ środków pieniężnych w danym przedsiębiorstwie na podstawie ich źródeł oraz ich wykorzystania. Rachunek przepływów pieniężnych ma za zadanie pokazać zmiany jakie miały miejsce w aktywach i pasywach, na które miał wpływ przepływ środków pieniężnych. Pozwala to ocenić stopień płynności finansowej przedsiębiorstwa, skuteczność ściągania należności przez firmę, a także zdolność do regulowania zobowiązań. Rachunek przepływów pieniężnych dzieli się na 3 części:
przepływy z działalności operacyjnej
przepływy z działalności inwestycyjnej
przepływy z działalności finansowej.
W zestawieniu zmian w kapitale własnym widać zmiany w strukturze elementów składających się na kapitał własny oraz jaki jest kierunek zmian. Dzięki zestawieniu można wyraźnie zobaczyć jak wygląda sytuacja finansowa danego podmiotu gospodarczego. Widać zmiany jakie zaszły w zysku i stracie, źródłach finansowania kapitałami własnymi danego przedsiębiorstwa i ich przyczynami, są też informacje o przychodach i kosztach bezpośrednio związanych z kapitałem zakładowym.
Sprawozdanie finansowe – załączniki
Do sporządzonego sprawozdania finansowego należy dołączyć wymienione dokumenty:
sprawozdanie z działalności jeżeli jest wymagane – dotyczy głównie spółek kapitałowych i spółki komandytowo-akcyjnej
uchwałę zatwierdzającą dokumenty
uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty
opinię lub sprawozdanie biegłego rewidenta (tylko w sytuacji kiedy sprawozdanie finansowe było badane).
Sprawozdanie finansowe – terminy
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w wymaganym terminie. Spółki zarejestrowane w KRS (handlowe spółki kapitałowe i osobowe) muszą je przygotować w okresie 3 miesięcy licząc od dnia bilansowego. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone do dnia 31 marca.
Przygotowane sprawozdanie musi zostać zatwierdzone w firmie przez:
walne zgromadzenie wspólników
wszystkich wspólników
właściciela firmy jednoosobowej
w terminie nie późniejszym niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, a więc do 30 czerwca, jeżeli rok bilansowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Zatwierdzone sprawozdanie finansowe składa się razem z uchwałą o jego zatwierdzeniu do właściwego sądu rejonowego KRS jako e-sprawozdanie. Jest na to 15 dni licząc od dnia zatwierdzenia sprawozdania.
Sprawozdanie finansowe – sposób składania
Od 1 października 2018 roku sprawozdania finansowe sporządza się i przesyła do KRS oraz Krajowej Administracji Skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej w formacie i strukturze zgodnej z zaleceniami Ministerstwa Finansów. Firmy wpisane do KRS składają je za pośrednictwem portalu: ekrs.ms.gov.pl/s24/. W tym miejscu można skorzystać z usługi „Repozytorium Dokumentów Finansowych”. Mogą z niej korzystać wszystkie podmioty zarejestrowane w KRS. Inne jednostki mające obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, które prowadzą pełną księgowość, ale nie są zarejestrowane w KRS składają je przez aplikację KAS dostępną na stronie internetowej podatki.gov.pl razem z rocznym zeznaniem podatkowym.
Sprawozdanie finansowe przed wysłaniem musi zostać podpisane: profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Podpisać muszą je wszystkie osoby uprawnione do reprezentowania przedsiębiorstwa i które mają założone konto w systemie KRS.
Kary za niezłożenie sprawozdania finansowego
Za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie grożą kary nałożone nie tylko na firmę, ale również na osoby z jej kierownictwa. Kary za niezłożenie sprawozdania finansowego, to:
grzywna nałożona na kierownika jednostki (np.: członek zarządu, prezes) – od 10 do 540 stawek dziennych
kara ograniczenia wolności dla kierownika jednostki – od 1 miesiąca do 2 lat
postępowanie przymuszające
rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS
ustanowienie kuratora.
Tryb przymuszający stosowany jest w stosunku do podmiotów, które nie złożyły sprawozdania finansowego. Polega na tym, że osoby wzywane są przez sąd do złożenia sprawozdania w terminie 7 dni od otrzymania powiadomienia. Jeżeli podmiot nie dostosuje się do wezwania, to spółka może liczyć się z tym, że zostanie na nią nałożona kara, a nawet może zostać rozwiązana.
W przypadku jeżeli sąd wezwał podmiot do złożenia sprawozdań rocznych, a te nie zostały złożone przez 2 kolejne lata obrotowe, to sąd z urzędu wydaje orzeczenie o rozwiązaniu podmiotu zarejestrowanego w KRS. W tej sytuacji postępowanie likwidacyjne nie jest przeprowadzane.
