Kiedy warto zmienić kasę fiskalną na drukarkę fiskalną?
Podatnicy sprzedający towary lub usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek dokumentować sprzedaż na kasie fiskalnej. Obecnie dostępne są różne rodzaje kas fiskalnych. Podatnik może też wybrać zamiast kasy drukarkę fiskalną. Jednak czy taka zamiana jest dla przedsiębiorcy korzystnym rozwiązaniem?
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzić ewidencję z zastosowaniem kas rejestrujących. Nowelizacja ustawy o VAT nałożyła na niektórych podatników obowiązek stosowania kas rejestrujących online. Urządzenia zostały wyposażone w nowe funkcje pozwalające automatycznie przekazywać dane z kasy w sposób ciągły i bezpośredni do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).
Drukarka fiskalna w świetle obowiązujących przepisów
Drukarka fiskalna jest urządzeniem służącym do rejestracji sprzedaży. Jest rodzajem kasy fiskalnej, ale nie posiada wbudowanej bazy danych towarów i usług. Za to zawiera algorytm weryfikujący stawki podatku, które przypisuje się do nazw towarów oraz usług.
Zgodnie z par. 7 rozporządzenia o drukarkach fiskalnych, na które wskazuje par. 4 pkt 2 rozporządzenia drukarka fiskalna łączy się bezprzewodowo z programem aplikacyjnym poprzez elementy konstrukcyjne i programowe znajdujące się w kasie. Komunikowanie może odbywać się za pośrednictwem kanału komunikacyjnego z wykorzystaniem szyfru przy obopólnej autoryzacji. Drukarka fiskalna integrować się z systemem komputerowym przedsiębiorcy, co daje możliwość lepszego zarządzania systemami księgowymi.
Drukarka fiskalna może drukować paragony fiskalne oraz faktury. Jest to jeden z powodów, dla którego warto wymienić kasę fiskalną na drukarkę fiskalną. Obecnie obowiązujące przepisy nie zabraniają podatnikom dokonywania takiej zamiany. Drukarka fiskalna jest droższym urządzeniem w porównaniu z kasą fiskalną, ale za to została wyposażona w większą liczbę przydatnych funkcji, których nie posiada kasa fiskalna jak np.: możliwość przeglądania stanów magazynowych, czy możliwość wprowadzania rabatów.
Kasa fiskalna, a drukarka fiskalna
Podatnicy, którzy nie zostali objęci obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasach online mogą w dalszym ciągu prowadzić ewidencję sprzedaży na zwykłych kasach fiskalnych wyposażonych w papierowy lub elektroniczny zapis kopii. Urządzenia te nie łączą się i nie przesyłają danych do CRK. Podatnik, który stosuje kasę rejestrującą z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii musi zadbać o prawidłowe ewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących określonej sprzedaży, zwłaszcza o te dotyczące wysokości podstawy opodatkowania oraz podatku należnego. Ewidencja musi być przechowywana w sposób bezpieczny i powinna zapewnić możliwość bezpiecznego przesyłania danych na zewnętrzne nośniki danych. Wszystkie kasy fiskalne dostępne na rynku muszą odpowiadać kryteriom i warunkom technicznym wskazanym w Rozporządzeniu w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii. Rozporządzenie określa szczegółowe kryteria dotyczące kas oraz warunki techniczne i sposób w jaki powinna być oznaczana pamięć fiskalna, czyli za pomocą numerów unikatowych, a także jakie są warunki ich przydzielania oraz jakie dokumenty powinny zostać dołączone do kasy podczas wprowadzania jej do obrotu.
W par. 4 Rozporządzenia zostały wskazane dostępne rodzaje kas rejestrujących podzielone według ich konstrukcji lub przeznaczenia. Wśród nich zostały wymienione między innymi drukarki fiskalne zaliczane do kas bez programu aplikacji, którymi można sterować za pomocą interfejsu połączonego z zewnętrznym programem aplikacyjnym. Drukarka fiskalna jest więc jednym z rodzajów kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii nieposiadająca programu aplikacyjnego. Program aplikacyjny, to program, który współpracuje z programem kasy i odpowiada za prawidłowe zaprogramowanie jej funkcji oraz zabezpiecza przed wprowadzeniem do urządzenia funkcji i rozwiązań technicznych oraz programowych, które nie powinny być dopuszczone do programów pracy kasy.
Kasa fiskalna i drukarka fiskalna – różnice
Kasa fiskalna jest samodzielnym urządzeniem. Natomiast drukarka fiskalna działa dopiero po podłączeniu do komputera. I to jest jej atutem, ponieważ dzięki połączeniu staje się urządzeniem oferującym więcej korzyści w porównaniu z kasą fiskalną. Drukarka fiskalna może zostać połączona z zewnętrznymi systemami, jak np. z programem przeznaczonym do obsługi sprzedaży w firmie. Pozwala to mieć wszystkie dane pod ręką w jednym miejscu, co przekłada się na lepszą obsługę sprzedaży i magazynu, co dodatkowo zmniejsza ryzyko popełnienia błędu.
Jeden system, a obsługa kilku kanałów sprzedaży
Dostępne aplikacje biznesowe dają możliwość obsługi sprzedaży za pomocą różnych kanałów w tym samym czasie. Jednocześnie zarządzanie całością sprzedaży tylko z jednego systemu daje przedsiębiorcom możliwość kontroli zysków, a także pozwala prowadzić skuteczne kampanie promocyjne i reklamowe.
Możliwości drukarki fiskalnej
Dzięki drukarce fiskalnej przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z różnych udogodnień. Ci, którzy zainstalują aplikację dla firm mogą połączyć się z drukarką fiskalną za pomocą sieci przez co zyskują możliwość drukowania paragonów przez różnych użytkowników aplikacji. Pozwala to znacznie obniżyć koszty pracy. Innym korzystnym rozwiązaniem jest wprowadzenie obsługi e-paragonów. Powyższa funkcja doskonale sprawdza się w przypadku prowadzenia sprzedaży online. E-paragon jest paragonem fiskalnym, który sprzedawca ma obowiązek wysłać do nabywcy za jego zgodą na adres e-mailowy lub numer telefonu przez niego podany. Dzięki e-paragonowi klient nie musi martwić się o zgubienie lub zniszczenie dokumentu. Z kolei przedsiębiorca nie musi myśleć o przekazaniu paragonu papierowego klientowi, który zakupił towar lub usługę przez Internet.
Drukarka fiskalna, a drukowanie faktur i paragonów
Większość drukarek fiskalnych dostępnych na rynku oprócz możliwości drukowania paragonów została wyposażona w funkcję drukowania faktur, co pozwala wykorzystać jedno urządzenie do wykonywania kilku czynności. Drukarka fiskalna umożliwia drukowanie paragonów fiskalnych z zainstalowanego oprogramowania do obsługi sprzedaży.
Podsumowanie – różnice pomiędzy kasą fiskalną, a drukarką, korzyści z korzystania z drukarki fiskalnej
Zamiana kasy fiskalnej na drukarkę fiskalną z oprogramowaniem dla firm pozwala przedsiębiorcom znacznie ułatwić codzienne czynności, które dzięki temu mogą być bardziej zautomatyzowane. Przedsiębiorcy otrzymują dostęp do dużej części raportów i analiz, co znacznie może ułatwić ich pracę. Do tego dochodzą oszczędności związane z kosztami pracy.
Kasa fiskalna:
samodzielne urządzenie służące do rejestrowania sprzedaży
doskonale sprawdza się w mniejszych punktach
Drukarka fiskalna:
urządzenie wymaga połączenia z komputerem i oprogramowaniem sprzedaży
doskonale sprawdza się w większych sklepach, supermarketach i sieciach restauracji
posiada dodatkowe funkcje, takie jak:
możliwość generowania faktur VAT
wykonywanie analiz sprzedaży
kontrola stanów magazynowych w czasie rzeczywistym
możliwość natychmiastowej aktualizacji stanów magazynowych. Funkcja przydatna zwłaszcza dla osób prowadzących duże bazy towarowe.
