Studia podyplomowe w kosztach firmy

Część przedsiębiorców myśli o podniesieniu własnych kwalifikacji. W tym celu planują podjęcie nauki na studiach stacjonarnych lub podyplomowych. Natomiast Ci, którzy zatrudniają pracowników w celu pozyskania dobrze wykształconej kadry o wysokich kwalifikacjach biorą pod uwagę sfinansowanie chociaż części wydatków związanych z nauką pracownika. W jednym i drugim przypadku istotne jest, aby nauka i wydatki z nią związane były ściśle powiązane ze specyfiką prowadzonej działalności gospodarczej. Inaczej ujęcie takich wydatków w kosztach podatkowych może okazać się problematyczne.

Wydatki na edukację, a koszty uzyskania przychodów w świetle przepisów prawa

Niektóre wydatki ponoszone na edukację przedsiębiorcy mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodu. Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów wydatki poniesione na zapłatę studiów wyższych, kursów językowych, a nawet kursów na prawo jazdy. Aby wydatki mogły zostać zaliczone do kosztów podatkowych musi mieć miejsce faktyczny związek przyczynowo – skutkowy. Inaczej urząd skarbowy może zakwestionować taki wydatek. 

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodów zalicza się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wskazanych w art. 23 ustawy.
Aby wydatek został rozpoznany jako koszt uzyskania przychodu muszą zaistnieć określone przesłanki, takie jak: 

• koszt musi być faktycznie poniesiony
• musi istnieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą
• wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodów.

Obowiązujące przepisy wskazują, że za koszt poniesiony należy uznać:

• koszt faktycznie zrealizowany w znaczeniu kasowym, czyli rozchód pieniężny
• każdy faktycznie dokonany odpis niebędący wydatkiem, który powoduje zmianę w strukturze aktywów lub pasywów podatnika dotyczący również stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych (kontach lub subkontach) przedsiębiorstwa.

Taka interpretacja zgodna jest z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 11 maja 2011 roku o nr.  I SA/Łd 358/11 ze wskazaniem na uwzględnioną wykładnię językową i systemową art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. 

Zatem wydatek będzie kosztem podatkowym, jeżeli zostanie poniesiony w określonym celu i koniecznie będzie powiązany z prowadzoną działalnością gospodarczą. 

Koszt podatkowy w świetle orzeczeń sądowych

1. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 14 kwietnia 2004 roku, sygn. akt FSK 113/04

Użyty w przepisie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w celu osiągnięcia przychodów” należy rozumieć w ten sposób, iż decydującym jest moment osiągnięcia przychodu dla przypisania wydatkowi podatkowego kosztu. A zatem dla potrzeb podatkowych ważne jest to, że koszt podatkowy musi być poniesiony i to w określonym celu. Przy czym wykładnia językowa użytego sformułowania „koszty poniesione” wskazuje na czas dokonany, co oznacza, iż chodzi tu o taki stan, w którym nastąpiło obciążenie kosztem nie tylko w sensie ewidencyjnym, ale w znaczeniu realnym, a więc w faktycznym poniesieniu wydatku.

2. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 sierpnia 2017 roku, sygn. akt II FSK 1859/15

Kryterium celowości nie wyznacza w sposób ostry granicy pozwalającej odróżnić wydatki, które można uznać za koszty uzyskania przychodów, od tych, które już nimi nie są. Niemniej jednak kryterium to nie może służyć rekomendowaniu otwartego ciągu zdarzeń, tworząc w ten sposób niekończący się związek skutkowo-przyczynowy.

W związku z powyższym do kosztów uzyskania przychodów zaliczają się wszystkie wydatki, które są gospodarczo uzasadnione i mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, z którego powinno wyraźnie wynikać, iż poniesiony wydatek może przyczynić się do osiągnięcia przychodów z danego źródła.

Wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli będzie spełniał poniższe warunki: 

• będzie pozostawał w związku przyczynowo - skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu oraz zostanie poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodu
• nie będzie znajdował się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT
• będzie właściwie udokumentowany.

Jednym z obowiązków podatnika jest udokumentowanie poniesienia wydatku i wykazania jego związku z przychodem uzyskanym lub możliwym do uzyskania za pomocą wiarygodnych oraz miarodajnych dokumentów. Wskazane dokumenty muszą koniecznie potwierdzać opisane okoliczności związane z daną transakcją, muszą potwierdzać strony transakcji, ilość towarów, a także jego wartości. 

Studia podyplomowe pracownika – czy opłata za studia może być kosztem podatkowym? 

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych jako definicja znalazła swoje uregulowania w art. 103(1) par. 1 Kodeksu pracy o brzmieniu: 

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Zgodnie z tym zapisem przez zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy oraz umiejętności należy rozumieć wszystkie formy związane z pozyskaniem przez pracownika wiedzy (teoria) oraz umiejętności (praktyka) na danym stanowisku oraz związane z przyszłym stanowiskiem jakie pracownik mógłby zająć u tego pracodawcy np. na podstawie awansu. Prawem pracodawcy jest określenie w przepisach wewnątrzzakładowych kwalifikacji zawodowych wymaganych przez niego od pracowników podczas wykonywania przez nich pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, jeżeli kwalifikacje te nie są określone w przepisach szczególnych, np. na podstawie rozporządzenia. 

Kwalifikacje zawodowe mogą zostać podniesione:

• z inicjatywy pracownika z akceptacją pracodawcy
• z inicjatywy pracodawcy.

Przede wszystkim chodzi o decyzję pracodawcy zawartą w umowie szkoleniowej zawierającej wzajemne prawa i obowiązki stron stosunku pracy związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika. 
Jak wskazuje art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa CIT) za koszty uzyskania przychodów uważane są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. W związku z tym wszystkie poniesione wydatki po wyłączeniu tych wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT mogą być kosztem uzyskania przychodów, jeżeli pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiągniętymi przychodami i jednocześnie służą zachowaniu lub zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 23 kwietnia 2009 roku, nr sygn. akt I SA/Kr 296/09 wskazał, że: 

• do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest stworzenie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów
• do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione z zamiarem zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów w taki sposób, aby przynosiły one przychody również w przyszłości
• związek wydatków i przychodów nie musi być bezpośredni. 

Wydatek może zostać uznany za koszt podatkowy pod warunkiem, że: 

• będzie definitywnie dokonany
• będzie miał na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów
• będzie miał związek z działalnością gospodarczą podatnika
• będzie właściwie udokumentowany.

Zgodnie z powyższym należy uznać, że jeżeli wydatek poniesiony na kształcenie lub dokształcanie pracownika jest racjonalny i uzasadniony pod kątem korzyści jakie mógłby osiągnąć pracodawca, to taki wydatek jak najbardziej może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdzeniem tego jest interpretacja indywidualna wydana przez Izbę Skarbową w Katowicach z dnia 26 listopada 2015 roku, nr IBPB-1-2/4510-606/15/AnK, której napisane jest, że: 

Najważniejsze znaczenie dla rozpoczęcia procesu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika ma decyzja pracodawcy. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywa się bowiem z inicjatywy pracodawcy albo za zgodą pracodawcy, jeżeli z propozycją podnoszenia kwalifikacji zawodowych wystąpi pracownik”;
Pracodawca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p;
Aby zaliczyć wydatek na kształcenie pracowników do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest, aby zdobyta w ramach tego kształcenia wiedza i umiejętności miały związek z zakresem obowiązków pracownika oraz charakterem działalności pracodawcy. Wówczas bowiem wiedza zdobyta na koszt pracodawcy pozwala przynieść wymierne efekty;
Wydatek na kształcenie pracownika powinien przy tym uwzględniać specyfikę działalności prowadzonej przez pracodawcę oraz możliwość efektywnego wykorzystania zdobytej wiedzy w kontekście tej działalności.

Studia podyplomowe przedsiębiorcy – czy opłata za studia może być kosztem podatkowym? 

Opłata poniesiona na studia podyplomowe przedsiębiorcy może jak najbardziej zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem jaki musi być koniecznie spełniony jest istnienie związku pomiędzy kierunkiem studiów podyplomowych, a prowadzoną działalnością gospodarczą. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest wykazanie istniejącego związku. Jeżeli wydatki na studia podyplomowe zostaną uznane za wydatki o charakterze osobistym niemające związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, to nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdzeniem tej zasady jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0115-KDIT3.4011.63.2022.2.JG z dnia 21 kwietnia 2022 roku, w której między innymi można przeczytać:

Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu. Wobec powyższego, możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodu, czy jego zwiększenia, nawet, jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi;
(…) to na podatniku spoczywa ciężar wykazania związku przyczynowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami, a osiąganymi przychodami oraz okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Wykazanie takiego związku jest warunkiem koniecznym dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu.
(…) wydatki na opłacenie czesnego poniesione w związku z podjęciem nauki na odpłatnych studiach podyplomowych, choć trudno je przypisać konkretnym przychodom, to, jako przydatne do wykonywania działalności gospodarczej, faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

W innej interpretacji indywidualnej o nr 0112-KDIL2-2.4011.674.2022.1.WS z dnia 7 października 2022 roku Dyrektor KIS wskazał, że: 

Zatem, za uzasadnione racjonalnie i gospodarczo koszty, których poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła, jakim jest wykonywana przez Pana działalność gospodarcza, należy uznać takie wydatki, które pozwolą Panu nabyć umiejętności i wiedzę niezbędną w jej prowadzeniu. Istotnym warunkiem zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest istnienie źródła przychodów, do którego dany wydatek można przyporządkować;
Ukończenie studiów podyplomowych na wskazanym kierunku pozwoli Panu na wyspecjalizowanie się w dziedzinie (…), co pozwoli Panu na świadczenie specjalistycznych usług na rzecz obecnego kontrahenta, ale też wpłynie na Pana atrakcyjność wobec konkurencji na rynku, co finalnie (nawet przy zmianie zleceniodawcy) doprowadzi do uzyskiwania przez Pana dużo większych przychodów niż są obecnie uzyskiwane;
(…) kosztem uzyskania przychodów mogą być wydatki faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane. Z uwagi na to, że wydatki na czesne – w Pana przypadku – rozłożone zostały na dwie raty, z których jedna została już zapłacona, natomiast druga nie, wskazujemy, że druga rata może stanowić koszt uzyskania przychodów dopiero po jej zapłaceniu. Reasumując – poniesione (zapłacone i udokumentowane) przez Pana wydatki na studia podyplomowe (czesne za studia uiszczane w ratach), jako wydatki przeznaczone na podwyższenie kwalifikacji zawodowych, stanowią koszty uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej, w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podsumowanie

Wydatek może stanowić koszt podatkowy, jeżeli zostaną spełnione określone warunki. Przede wszystkim powinien być odpowiednio udokumentowany i koniecznie musi istnieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dla przedsiębiorcy podstawowym dokumentem jest faktura VAT potwierdzająca poniesienie opłaty na studia podyplomowe zawierająca wymagane dane przedsiębiorstwa.

Data publikacji: 2023-08-10, autor: FakturaXL