Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej w 2025 roku?

Z początkiem 2025 roku wchodzą w życie zmiany dotyczące obowiązku stosowania kas fiskalnych przez przedsiębiorców. Nowe rozporządzenie, opublikowane przez Rządowe Centrum Legislacyjne, aktualizuje listę czynności podlegających obowiązkowej ewidencji na kasie rejestrującej. Co się zmieni i kogo będą dotyczyć nowe regulacje?

Nowe rozporządzenie a obowiązek fiskalizacji

Od 1 stycznia zaczęło obowiązywać rozporządzenie ministra finansów dotyczące zwolnień z prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kas fiskalnych (Dz.U. 2024, poz. 1902). Dokument ten będzie miał moc prawną przez trzy lata, od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2027 r., choć pierwotnie planowano jego obowiązywanie do końca 2026 r. Ustanowiono także okresy przejściowe.

Kwota limitu sprzedaży, uprawniająca do tzw. zwolnienia podmiotowego, pozostała na poziomie 20 tys. zł. Dotyczy to sprzedaży skierowanej do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

W praktyce oznacza to, że zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży w danym roku podatkowym będzie dotyczyć:

• podatników, których sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 20 tys. zł,
• podatników rozpoczynających sprzedaż towarów lub usług dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych, o ile przewidywana wartość sprzedaży w proporcji do okresu prowadzenia działalności w danym roku nie przekroczy 20 tys. zł.

Również na poziomie 80 proc. utrzymano wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych dotyczącą dostaw niektórych towarów i usług (np. dostawy mediów, usług sanitarnych, wybranych usług transportu pasażerskiego oraz zakwaterowania), której przekroczenie uprawnia do zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Przedsiębiorcy nadal będą mogli korzystać z tego zwolnienia, jeśli sprzedaż z tytułu tych czynności przekroczy 80 proc. całkowitej sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych.

Rozszerzenie katalogu czynności wymagających rejestracji

Projektowane zmiany przewidują obowiązkową ewidencję sprzedaży na kasie fiskalnej dla:

• dostawy towarów poprzez urządzenia automatyczne, które samodzielnie przyjmują płatności i wydają towar,
• świadczenia usług realizowanych przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta (np. biletomatów), przyjmujących należności gotówkowe i bezgotówkowe, o ile z ewidencji transakcji wynika jednoznacznie, jakiej czynności zapłata dotyczyła.

Od 1 lipca 2025 r. obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasach fiskalnych obejmie, niezależnie od jej wartości, przedsiębiorców handlujących:

• elektronicznymi papierosami, wyrobami z tytoniu, nikotyną lub ich zamiennikami przeznaczonymi do inhalacji,
• produktami zawierającymi alkohol etylowy o stężeniu powyżej 50 proc., np. rozpuszczalnikami, płynami odkażającymi,
• węglem, brykietem i paliwami stałymi pochodzącymi z węgla, koksu lub półkoksu przeznaczonymi na opał.

Sprzedaż tych towarów musi być rejestrowana od pierwszej transakcji. Obowiązek ten nie dotyczy jednak dostaw paliw stałych realizowanych przez kopalnie, jeśli całość transakcji jest udokumentowana fakturą.

Od kwietnia 2026 r. kasy fiskalne na parkingach

Od 1 kwietnia 2026 r. ewidencjonowanie na kasach fiskalnych stanie się obowiązkowe dla:

• usług parkingowych (także z wykorzystaniem automatów),
• biletomatów (z wyjątkiem niektórych usług transportu zbiorowego).

Z obowiązku wyłączono:

• miejskie przewozy pasażerskie o cenach ustalanych przez samorządy,
• międzymiastowy transport rozkładowy o regulowanych cenach.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że bilety sprzedawane w systemach automatycznych w ramach transportu publicznego nie podlegają obowiązkowi ewidencjonowania. Dodatkowo, usługi parkingowe świadczone dla pracowników nie wymagają kasy fiskalnej, ponieważ podlegają odrębnej ewidencji. Obowiązek ewidencji nie dotyczy również stacji ładowania samochodów elektrycznych działających automatycznie, gdyż dostawa energii elektrycznej korzysta ze zwolnienia.

Od 1 kwietnia 2027 r. obowiązek ewidencjonowania na kasach fiskalnych obejmie automaty vendingowe, np. maszyny sprzedające napoje i przekąski. Wyjątek stanowią urządzenia mechaniczne, które nie są zasilane prądem, np. automaty sprzedające piłki kauczukowe.

Nowe rozporządzenie przewiduje jedno dodatkowe wyłączenie z obowiązku fiskalizacji – dla podatników korzystających z procedury SME w Polsce. Jest to uzasadnione ograniczeniami technologicznymi oraz zgodnością z unijnymi regulacjami.

Limit zwolnienia z kas fiskalnych w latach 2025-2026

Projektowane przepisy utrzymują dotychczasowy limit wartości sprzedaży, który warunkuje konieczność stosowania kas fiskalnych. Nadal wynosi on 20 000 zł dla firm kontynuujących działalność oraz dla nowych przedsiębiorców (przy czym dla nowych podmiotów będzie liczony proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym roku podatkowym).

Dodatkowo, system zwolnień obejmie podatników, u których sprzedaż towarów i usług wymienionych w załączniku do rozporządzenia przekracza 80% wartości sprzedaży.

Zaktualizowana tabela czynności zwolnionych z obowiązku ewidencji na kasie fiskalnej została wprowadzona do nowego rozporządzenia. Zwolnienia te będą obowiązywać w 2025 i 2026 roku, ale nie dłużej niż do 31 grudnia 2026 r.

Podsumowanie

Zmiany w zakresie obowiązku stosowania kas fiskalnych w 2025 roku mogą wpłynąć na wiele branż, zwłaszcza na sektor usług automatycznych oraz sprzedaży określonych towarów. Przedsiębiorcy powinni dokładnie przeanalizować nowe przepisy, aby upewnić się, czy ich działalność podlega obowiązkowi ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Utrzymanie dotychczasowego limitu zwolnienia oraz wprowadzenie nowego wyłączenia dla podatników SME to kluczowe elementy projektowanych zmian.

Data publikacji: 2025-03-17, autor: FakturaXL