W czerwcu 2020 roku została wprowadzona możliwość stosowania kas fiskalnych w formie oprogramowania. W praktyce kasy z taką funkcją zostały wprowadzone do używania na początku 2021 roku.
Kasa fiskalna w formie oprogramowania, inaczej kasa wirtualna jest urządzeniem mobilnym z certyfikatem kasy. Wyposażona w pamięć z unikatowym numerem, która łączy się z Centralnym Repozytorium Kas. Obowiązkiem podatnika jest zapewnienie połączenia kasy z drukarką w taki sposób, aby można było poprawnie wydrukować dokument: fakturę, czy paragon. W sprzedaży dostępne są kasy w formie oprogramowania, które pozwalają na wydrukowanie dokumentu i jednocześnie pełnią rolę terminala płatniczego. Obecnie kasy z oprogramowaniem mogą być stosowane tylko w niektórych wybranych branżach.
Podmioty uprawnione do stosowania kasy wirtualnej
W Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności w odniesieniu, do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania zostały wymienione grupy podatników, które mogą stosować kasy wirtualne. Należą do nich przedsiębiorcy świadczący:
usługi przewozu osób samochodem osobowym również taksówką z wyłączeniem przewozu okazjonalnego, o którym mówi art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875)
usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0)
usługi związane z przeprowadzkami świadczone na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0)
usługi transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągniętymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0)
usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0)
usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0)
usługi transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0)
usługi transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10)
usługi transportu pasażerskiego: kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0)
usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0)
usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0)
usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0)
usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0)
usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0)
usługi pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0)
usługi transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0)
usługi transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem tych w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0)
usługi hotelarskie i podobne usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10)
usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20)
usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30)
pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90)
usługi przygotowywania i dostarczania żywności, jak catering dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21)
pozostałe usługi gastronomiczne (PKWiU 56.29)
usługi przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30)
sprzedaż węgla, brykiet i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.
Kasy wirtualne – ulga na zakup
Podatnikowi, który zakupi kasę wirtualną oraz online umożliwiające połączenie z Centralnym Repozytorium Kas przysługuje dofinansowanie do zakupu w wysokości do 90% wartości kasy jednak nie więcej niż 700 zł. Z ulgi skorzystają podatnicy którzy dopiero rozpoczynają prowadzenie ewidencji za pomocą kasy, czyli kupują ją pierwszy raz. Przedsiębiorcom używającym tradycyjną kasę, którzy dobrowolnie będą chcieli dokonać wymiany na kasę wirtualną, ulga nie przysługuje.
Kasa wirtualna – przeglądy okresowe
Jeżeli chodzi o przeglądy serwisowe wirtualnej kasy, to brak jest spójnych przepisów w tym zakresie. Zgodnie z art. 111b ust. 2 ustawy o VATdo kas fiskalnych w formie oprogramowania stosowane są przepisy dotyczące kas tradycyjnych i online. Natomiast kwestie techniczne zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 maja 2020 roku w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, ale brak jest w nim informacji dotyczących przeglądów technicznych.
