W obecnych czasach komputer jest jednym z podstawowych narzędzi wykorzystywanych w firmie. Jak prawidłowo należy wprowadzić komputer do firmy? W jaki sposób należy go zaksięgować i amortyzować?
Wydatki na zakup komputerów są kosztami uzyskania przychodów w sposób bezpośredni lub pośredni poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej. W przypadku komputerów wprowadzonych nieodpłatnie do firmy z majątku prywatnego można uwzględnić ich wartość początkową poprzez odpisy amortyzacyjne. Wydatki poczynione na zakup środków trwałych nie są bezpośrednio kosztem uzyskania przychodu. Mogą zostać zaliczone do kosztów w formie odpisów amortyzacyjnych.
Jeżeli wydatek na zakup komputera będzie przyczyniał się do powstania przychodu przedsiębiorcy, to taki wydatek może być w całości zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, chyba że komputer zostanie wprowadzony do środków trwałych. Czasami podatnicy mogą otrzymać komputer nieodpłatnie, np.: w spadku, czy w drodze darowizny lub w inny nieodpłatny sposób. Urządzenie tak otrzymane może zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych, ale nie będzie podlegało amortyzacji. Od tej zasady występuje kilka wyjątków. Jeżeli przedsiębiorca będący podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych otrzyma komputer nieodpłatnie, to powstaje przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jak zostało wskazane w art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. a
za koszty uzyskania przychodów nie uważa się odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nabytych nieodpłatnie. Wyjątek ustawodawca przewidział dla środków trwałych nabytych tytułem spadku. W odniesieniu do środków trwałych nabytych w spadku odpisy mogą stanowić koszt podatkowy jeżeli: - nabycie to nie stanowi przychodu z tytułu nieodpłatnego otrzymania rzeczy lub praw, lub - dochód z tego tytułu jest zwolniony od podatku dochodowego, lub - nabycie to korzysta ze zwolnienia od podatku od spadków i darowizn, lub - nabycie to stanowi dochód, od którego na podstawie odrębnych przepisów zaniechano poboru podatku.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą korzystać z prywatnego komputera bez konieczności wprowadzania go do firmy. Powinny napisać oświadczenie o przekazaniu komputera zakupionego na cele prywatne do wykorzystywania w działalności gospodarczej. W takiej sytuacji koszt będą stanowiły jedynie odpisy amortyzacyjne od komputera wprowadzonego do działalności i uznanego za środek trwały. Wydatki na prywatny komputer wprowadzony do działalności gospodarczej nie mogą zostać bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z powodu jego wartości.
Razem z komputerem często kupowane są urządzenia peryferyjne. Mogą one być zarówno elementem składowym komputera lub być odrębnym składnikiem majątku. Jeżeli będą jednym z elementów komputera, to wtedy wartość urządzenia powiększa wartość początkową zespołu. Urządzenia współpracujące tylko z jednym komputerem stanowią element zespołu komputerowego jako środka trwałego.
Wartość początkowa komputera
Wartością początkową komputera, który został ujęty w ewidencji środków trwałych jest cena jego nabycia. Jest to kwota należna zbywcy razem z kosztami związanymi z zakupem naliczonymi do dnia przekazania środka trwałego do używania. W przypadku środków trwałych otrzymanych w spadku lub w drodze darowizny bądź w inny sposób ich wartość początkową ustala się na podstawie wartości rynkowej z dnia nabycia o ile umowa darowizny lub umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości.
Amortyzacja komputera
W przypadku kiedy wartość początkowa komputera nie przekracza kwoty 10 000 zł, to podatnicy mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych lub mogą zdecydować się na amortyzację jednorazową w momencie przyjęcia komputera do używania.
Kiedy wartość początkowa komputera przewyższa 10 000 zł, to podatnik może dokonać jednorazowej amortyzacji. Możliwość przewidziana jest jedynie dla:
małych podatników
podatników, którzy rozpoczęli dopiero działalność gospodarczą.
Metoda liniowa polega na tym, że odpisy amortyzacyjne dokonywane są wg stawek amortyzacyjnych określonych w wykazie stawek amortyzacyjnych. W przypadku komputerów jest to 30% w stosunku rocznym. Stawka roczna 30% może zostać podwyższona o współczynnik nie wyższy niż 2,0, co daje możliwość podwyższenia stawki z 30% do 60%. Metoda degresywna polega na amortyzacji z zastosowaniem podwyższonych stawek amortyzacji o współczynnik 2,0. Taką stawkę w drugim i w kolejnych latach podatkowych stosuje się do wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne aż do roku podatkowego, w którym roczna kwota amortyzacji będzie niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej z zastosowaniem metody liniowej. Metoda indywidualnych stawek amortyzacyjnych stosowana jest w przypadku używanych lub ulepszonych komputerów. Komputery używane to takie, które przed nabyciem przez podatnika były wykorzystywane przez okres co najmniej 6 miesięcy i podatnik może to udowodnić. Natomiast ulepszone to takie, które zostały przebudowane, rozbudowane oraz nastąpiła ich rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja, a suma wydatków przekroczyła wartość 10 000 zł. Poniesione wydatki spowodowały wzrost wartości użytkowej.
Programy komputerowe nabywane przez podatników stanowią wartości niematerialne i prawne podlegające amortyzacji. Od tej reguły występują pewne wyjątki:
programy komputerowe o przewidywanym okresie użytkowania nie dłuższym niż 1 rok – licencje wydawane na użytkowanie tych programów (nabyte prawa autorskie) nie stanowią wartości niematerialnych i prawnych. Wartości na ich nabycie są bezpośrednio kosztami uzyskania przychodów
programy komputerowe o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł – podatnicy nie muszą dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, w tym także od wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł. W ich przypadku wydatki poniesione na ich nabycie stanowią koszty uzyskania przychodu w całości w miesiącu, w którym zostały oddane do używania
oprogramowanie zakupione razem z komputerem.
Wartość początkowa programów komputerowych
Dla praw majątkowych, w tym także licencji oraz autorskich praw majątkowych wartością początkową jest cena nabycia tych praw. Niektóre wydatki mogą podwyższyć wartość początkową programu komputerowego. Należą do nich wszystkie wydatki związane z wdrożeniem i uruchomieniem programu lub systemu komputerowego, które będą umożliwiały jego użytkowanie, jak np.:
wydatki na konfigurację systemu na potrzeby podatnika, wpisanie bądź przeniesienie danych, prace testowe sprawdzające poprawność działania poszczególnych funkcji systemu
wydatki na dostosowanie istniejących w danej jednostce procedur działania, podróże służbowe odbywane w celu wdrożenia programu.
Wartości początkowej nie powiększają między innymi szkolenia pracowników z zakresu obsługi programów komputerowych.
Wydatki na aktualizację oprogramowania oraz rozszerzenie licencji
rozszerzenie licencji Czasami podatnicy podejmują decyzję o zakupie rozszerzenia do posiadanej już licencji na użytkowanie danego programu komputerowego. Taki zakup nie powoduje zwiększenia wartości początkowej pierwotnie nabytej licencji, ponieważ wartości niematerialne i prawne nie ulegają ulepszaniu
aktualizacja oprogramowania Wszelkie wydatki poniesione na aktualizację oprogramowania mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku kiedy wydatki będą ponoszone przy zakupie programu komputerowego, to będą powiększały jego wartość początkową, ponieważ będąc wydatkami związanymi z zakupem programu są ponoszone przed dniem przekazania do używania.
Zakupione oprogramowanie, a podatek VAT
Polski podatnik, który zakupi program komputerowy na płycie CD lub DVD od zagranicznego kontrahenta dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub importu towarów. Zakup programu komputerowego nie zapisanego na nośniku stanowi dla polskiego podatnika import usług.
Sieć komputerowa
Dobrym rozwiązaniem w przypadku posiadania w firmie dwóch lub więcej komputerów jest połączenie ich w sieć komputerową. Elementy sieci nie stanowią środków trwałych, ponieważ może nim być jedynie rzecz, która jest kompletna i zdatna do używania.
W przypadku kiedy podatnik w trakcie roku poniesie wydatki związane z modernizacją lub rozbudową komputera stanowiącego firmowy środek trwały w kwocie przekraczającej 10 000 zł, to będzie musiał doliczyć je do wartości początkowej komputera. Wydatki nie mogą być zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, ale dozwolone jest zaliczenie ich pośrednio poprzez powiększone odpisy amortyzacyjne od komputera będącego środkiem trwałym. Wydatki związane z modernizacją lub rozbudową komputera mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy jeżeli ich wysokość w trakcie roku nie przekroczy kwoty 10 000 zł. W przypadku jeżeli kwota na ulepszenie w danym roku podatkowym będzie wyższa niż 10 000 zł, to podatnik będzie musiał dokonać korekty poniesionych kosztów, a wydatki w całości doliczyć do wartości początkowej komputera.
Podatnik, który zakupi komputer i części do komputerów lub urządzeń peryferyjnych ma prawo do odliczenia podatku naliczonego. Uprawnienie przysługuje w takim zakresie w jakim komputery będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
podatnicy mogą w całości odliczyć podatek naliczony przy zakupie komputerów w przypadku kiedy będą one wykorzystywane wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych
podatnicy mogą w części dokonać odliczenia podatku naliczonego przy zakupie komputerów wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania czynności podatkowych jak i zwolnionych z podatku
podatnicy nie mogą odliczać podatku naliczonego przy zakupie komputerów wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania czynności zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu.
Podatnik nie ma prawa dokonać odliczenia podatku w przypadku zakupu prywatnego, a także w przypadku kiedy:
nieodpłatnie otrzymał komputery
zakupił komputery, gdzie dla ich dostawy została zastosowana procedura marży (faktura dokumentująca zakup jest fakturą VAT MARŻA).
Dotacja na zakup komputera do firmy
Podatnik może otrzymać dotację na zakup komputera. Otrzymane wsparcie może:
nie stanowić przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym – dotacje dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, które finansują zakup komputerów będących środkami trwałymi
stanowić przychody zwolnione od podatku dochodowego – dotacje otrzymywane przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych, które finansują zakup komputerów będących środkami trwałymi
stanowić przychody opodatkowane podatników – dotacje nienależące do żadnej z dwóch wymienionych grup. Wydatki na zakup komputera sfinansowanego dotacją stanowią koszty uzyskania przychodów podatników.
Dotacje przeznaczone na zakup składników majątku (zakup środków trwałych) nie zwiększają obrotu podatników na gruncie podatku VAT. Podatnicy, którzy dokonują zakupu towarów i usług wykorzystywanych zarówno do czynności opodatkowanych jak i zwolnionych od podatku nie muszą brać pod uwagę otrzymanych dotacji ustalając proporcje dla celu odliczenia częściowego.
Użytkowanie komputera w domu
Wydatki związane z używaniem komputera w domu, a także te związane z korzystaniem z Internetu mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu tylko wtedy jeżeli pod danym adresem wykonywana jest działalność gospodarcza i została wydzielona część mieszkania/domu na jej prowadzenie. W takiej sytuacji do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wydatki poniesione na zakup komputerów jeżeli będą użytkowane wyłącznie w celach firmowych w wydzielonej części mieszkania, a także wydatków na dostęp do Internetu na tych samych zasadach.
Inne wydatki związane z posiadaniem komputerów w firmie
wydatki na szkolenia w zakresie obsługi komputera
wydatki poniesione na tworzenie i utrzymywanie stron internetowych
wydatki na zakup domen internetowych.
Wydatki poniesione na tworzenie i utrzymanie stron internetowych, jak również na zakup domen internetowych nie podlegają odpisom amortyzacyjnym, ale stanowią koszty uzyskania przychodu bezpośrednio.
Sprzedaż firmowych komputerów, a podatek dochodowy
Dla podatników podatku dochodowego od osób prawnych kwota jaką uzyskają ze sprzedaży zawsze będzie przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Podobnie będzie przy sprzedaży komputerów otrzymanych nieodpłatnie, również w spadku lub w drodze darowizny. W przypadku kiedy nieodpłatne otrzymanie komputera generuje przychód, to przychód ten pomniejszony o sumę odpisów amortyzacyjnych będzie kosztem uzyskania przychodu, pod warunkiem, że odpisy amortyzacyjne mogły być zastosowane.
Komputer wycofany z działalności
Przedsiębiorca ma prawo wycofać komputer z działalności gospodarczej i przekazać go na cele prywatne. Powyższa czynność nie wywołuje skutków w podatku dochodowym.
Darowanie komputera na cele charytatywne
Podatnik może oddać komputer wykorzystywany w działalności gospodarczej na cele charytatywne. Powyższe działanie nie ma znaczenia dla podatku dochodowego. Przedsiębiorca musi jedynie:
wykreślić komputer z ewidencji środków trwałych o ile został w niej ujęty
zaprzestać dalszej jego amortyzacji jeżeli nie został wcześniej całkowicie zamortyzowany.
Darowizna komputera na cele charytatywne może wywołać skutki w podatku VAT w zależności od tego, czy podatnikowi przy jego zakupie przysługiwało prawo do odliczenia VAT, czy też nie. W przypadku jeżeli przysługiwało, to darowizna komputera będzie stanowiła nieodpłatną dostawę towarów opodatkowaną podatkiem VAT. Jeżeli przedsiębiorcy nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT, to darowizna też nie będzie opodatkowana VAT.
Likwidacja komputera
Komputery stanowiące środek trwały mogą zostać zlikwidowane na podstawie stwierdzenia, że jego dalsza eksploatacja jest niecelowa z podaniem przyczyny i sposobu likwidacji. Stwierdzenie powinno być odpowiednio udokumentowane. Likwidacja zużytego komputera nie ma żadnych skutków na gruncie podatku dochodowego oraz VAT.
Witam, kupiłem na firmę 10 komputerów, Z tego 7 od razu zostało wydanych użytkownikom do użytku, a 3 pozostały na magazynie jako rezerw na ew. wymiany w przypadku awarii, szkoleń, nowego zatrudnienia. Od kiedy powinna rozpocząć się amortyzacja tych 3 komputerów ? Komputery są kompletne, sprawne, z zainstalowanym systemem, gotowe do natychmiastowej pracy. Chodzi o ustalenie momentu wprowadzenia do ewidencji i rozpoczęcia użytkowania.
