Od stycznia 2025 roku przedsiębiorcy zyskają możliwość korzystania z kasowej metody rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). To rozwiązanie wprowadzone ustawą o PIT daje nową perspektywę na zarządzanie płynnością finansową i rozliczeniami podatkowymi. Dla firm zajmujących się fakturowaniem, kasowy PIT może być szczególnie interesującą opcją, ale jego wdrożenie wymaga dokładnego zrozumienia zasad i ograniczeń.
Kasowy PIT to metoda rozliczania podatku dochodowego, która umożliwia przedsiębiorcom ustalanie momentu powstania przychodu na podstawie faktycznej wpłaty za towary lub usługi. W praktyce oznacza to, że podatek dochodowy płacony jest dopiero po otrzymaniu zapłaty od kontrahenta, a nie w momencie wystawienia faktury.
Z kasowego PIT mogą skorzystać:
osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą – muszą działać samodzielnie, a ich roczne przychody w roku poprzedzającym nie mogą przekroczyć 1.000.000 zł,
nowi przedsiębiorcy – osoby rozpoczynające działalność gospodarczą w danym roku.
Rozwiązanie to nie jest dostępne dla:
podmiotów działających w formie spółek cywilnych lub jawnych,
przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe.
Jakie formy opodatkowania kwalifikują się do kasowego PIT?
Kasowy PIT jest dostępny dla przedsiębiorców korzystających ze skali podatkowej, podatku liniowego, IP Box oraz ryczałtu ewidencjonowanego.
Metoda kasowa obejmuje jedynie transakcje B2B, czyli zawierane między przedsiębiorcami. Kluczowe jest to, że muszą one być dokumentowane fakturami. Transakcje z klientami indywidualnymi (B2C) nie są objęte tą formą rozliczeń.
Jak wdrożyć kasowy PIT w firmie zajmującej się fakturowaniem?
Dla firm zajmujących się fakturowaniem kluczowe będzie:
analiza kwalifikacji – sprawdzenie, czy firma spełnia kryteria dochodowe i organizacyjne,
dostosowanie systemów księgowych – konieczne może być wprowadzenie zmian w systemach fakturowania, aby obsługiwały one rejestrację płatności w sposób zgodny z metodą kasową,
edukacja zespołu – pracownicy odpowiedzialni za rozliczenia muszą być świadomi nowych zasad i procedur,
wybór odpowiednich klientów – metoda kasowa dotyczy jedynie transakcji z innymi przedsiębiorcami, co wymaga precyzyjnego zarządzania portfelem klientów.
Zalety i wady kasowego PIT
Dla firm fakturujących, kasowy PIT to przede wszystkim korzyści związane z płynnością finansową, czyli uniknięcie płacenia podatku od faktur, które nie zostały jeszcze opłacone oraz lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi, co jest istotne szczególnie w przypadku współpracy z kontrahentami opóźniającymi płatności.
Pomimo wielu zalet, kasowy PIT nie ma zastosowania do wszystkich rodzajów przychodów.
Wykluczenia obejmują:
transakcje z podmiotami powiązanymi - kasowy PIT nie dotyczy przychodów z transakcji między podatnikiem a podmiotem powiązanym, w przypadku gdy udział lub prawa, o których mowa w art. 23m ust. 2 pkt 1 lit. a)-c) ustawy o PIT, wynoszą co najmniej 5%,
transakcje z podmiotami z krajów stosujących szkodliwą konkurencję podatkową - wykluczone są przychody wynikające z transakcji z podmiotami mającymi siedzibę, zarząd lub miejsce zamieszkania w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową. Lista takich krajów jest publikowana na podstawie art. 23v ust. 2 ustawy o PIT. Podobne ograniczenie dotyczy przychodów z zagranicznych zakładów położonych w takich krajach,
zbycie środków trwałych i wartości niematerialnych - przychody z odpłatnego zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które zostały ujęte w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych, również nie podlegają kasowemu PIT.
Procedura wyboru kasowego PIT
Wdrożenie kasowego PIT wymaga podjęcia formalnych kroków przez przedsiębiorcę.
Kluczowe etapy to:
złożenie oświadczenia do urzędu skarbowego - przedsiębiorca chcący skorzystać z kasowej metody rozliczeń ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o wyborze tej metody do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Terminy składania oświadczenia są różne w zależności od statusu przedsiębiorcy:
dla osób kontynuujących działalność: do 20 lutego roku podatkowego,
dla nowych przedsiębiorców: do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności gospodarczej,
dla działalności rozpoczętej w grudniu: ostateczny termin to koniec roku podatkowego.
dostosowanie systemów księgowych - po zatwierdzeniu wyboru kasowego PIT przedsiębiorca musi dostosować swoje systemy księgowe, aby zapewnić zgodność z zasadami tej metody, w tym rejestrowanie przychodów i płatności zgodnie z wymogami ustawy.
Przedsiębiorca, który zdecyduje się na kasowy PIT, zobowiązany jest stosować tę metodę przez cały rok podatkowy. Decyzja ta automatycznie dotyczy również kolejnych lat, chyba że do 20 lutego roku podatkowego przedsiębiorca złoży pisemne zawiadomienie do urzędu skarbowego o rezygnacji z tej metody. Przychody są rozliczane w dniu faktycznego otrzymania zapłaty za towary lub usługi. Jeżeli płatność nie nastąpi w ciągu dwóch lat od wystawienia faktury, przychód zostaje uznany w dniu upływu tego terminu lub w dniu likwidacji działalności gospodarczej. Dodatkowo:
częściowe zapłaty lub zaliczki są również traktowane jako uregulowanie należności,
Zasady stosowane są odpowiednio także w przypadku kosztów podatkowych.
Jeśli faktura zostanie wystawiona w roku stosowania metody kasowej, ale zapłata nastąpi w roku, gdy przedsiębiorca rezygnuje z tej metody, nadal stosuje się zasady kasowego PIT. Analogicznie, jeżeli faktura wystawiona jest w roku niestosowania metody kasowej, ale płatność następuje w roku jej stosowania, obowiązują zasady z roku wystawienia faktury.
Dokumentacja wymagana przy kasowym PIT
Wybierając kasowy PIT, przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia dodatkowej ewidencji faktur. Dokumentacja ta musi zawierać:
datę wystawienia faktury,
numer faktury,
kwotę należności wynikającą z faktury,
datę uregulowania należności.
Tego rodzaju rejestr ma kluczowe znaczenie, ponieważ umożliwia poprawne określenie daty powstania przychodu oraz jego zgodność z zasadami kasowego PIT.
Symetryczność rozliczania kosztów
Kasowa metoda rozliczeń dotyczy nie tylko przychodów, ale także kosztów. Oznacza to, że koszty podatkowe można odliczyć dopiero w momencie faktycznego uregulowania zobowiązań. Na przykład:
jeżeli zapłata za towary lub usługi nastąpi z opóźnieniem, to koszty uzyskania przychodu również przesuną się w czasie,
w przypadku likwidacji działalności lub zmiany formy opodatkowania koszty są potrącane w ostatnim okresie rozliczeniowym przed zmianą.
Specyfika wpłat i zaliczek na przełomie roku
W przypadku zaliczek i przedpłat, które zostały pobrane lub zarachowane przed 1 stycznia 2025 roku, a dotyczą dostaw towarów lub usług realizowanych po tej dacie, stosowanie kasowego PIT zależy od kilku czynników:
wystawienie faktury po 31 grudnia 2024 roku - przychód powstanie w dniu wystawienia faktury, jeżeli:
podatnik w dniu wystawienia faktury stosuje metodę kasową,
pobranie zaliczki lub przedpłaty nie skutkowało wcześniej rozpoznaniem przychodu przed 2025 rokiem,
wpłaty przedsiębiorcy przed 2025 rokiem - jeśli przedsiębiorca dokonał przed 2025 rokiem wpłat na poczet dostaw realizowanych po 31 grudnia 2024 roku, to koszty podatkowe związane z tymi wpłatami będą potrącane zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o pdof, ale dopiero w okresie po 31 grudnia 2024 roku.
Wyzwania w dokumentacji
Przejście na kasowy PIT na przełomie roku wiąże się z koniecznością prowadzenia szczegółowej dokumentacji, która pozwoli prawidłowo rozliczyć przychody i koszty. Szczególnie ważne jest ewidencjonowanie faktur związanych z wpłatami dokonanymi przed 2025 rokiem, ale dotyczącymi dostaw lub usług po 31 grudnia 2024 roku oraz dbałość o zgodność terminów rozpoznawania przychodów i kosztów z nowymi przepisami.
