Jak rozliczyć w spółce prywatne zakupy wspólników?
Spółka jako podmiot gospodarczy ma obowiązek posiadania konta firmowego. Tego typu rachunek bankowy powinien służyć wyłącznie do dokonywania płatności związanych z prowadzoną działalnością. Jednak w praktyce czasami zdarza się, że z konta firmowego spółki oprócz wydatków firmowych opłacane są prywatne zakupy wspólnika udokumentowane za pomocą faktury wystawionej na dane spółki. Czy w takiej sytuacji prywatny zakup wspólnika może zostać ujęty w księgach handlowych?
Jak wskazuje art. 15 ustawy o CIT za koszty uzyskania przychodów uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów pochodzące z różnych źródeł przychodów lub poniesione w celu zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT co oznacza, że jeżeli wydatek został wymieniony we wspomnianym przepisie to nie może zostać zaliczony do kosztów podatkowych firmy. Wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu w spółce, jeżeli pomiędzy nim, a powstałym przychodem lub zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodów występuje związek przyczynowo - skutkowy. Dopiero w takiej sytuacji można stwierdzić, czy dany wydatek stanowi koszt firmowy.
Wydatek można uznać za koszt podatkowy, jeżeli zostaną spełnione łącznie niżej wymienione warunki:
wydatek został poniesiony przez podatnika, czyli podatnik zakupił go z własnych środków finansowych
wydatek jest definitywny co oznacza, że podatnikowi nie została zwrócona wartość poniesionego wydatku
wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą
wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów
wydatek został prawidłowo udokumentowany
wydatek nie został wymieniony w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Wydatki prywatne wspólnika w kosztach podatkowych, a płatność z rachunku firmowego
Jak już zostało wspomniane wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy, kiedy podatnik między innymi będzie potrafił wykazać związek pomiędzy poniesionym kosztem, a prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatek prywatny wspólnika spółki w żaden sposób nie spełnia tego warunku. Co więcej nie spełnia też wymagań związanych z celem jakim jest osiągnięcie przychodu z danego źródła przychodów.
W związku z powyższym należy uznać, że wydatek prywatny nie może stanowić kosztu podatkowego w spółce. W tym przypadku nie ma znaczenia, że został on opłacony z konta firmowego spółki, ani że został udokumentowany na fakturze zawierającej dane spółki. Dodatkowo należy pamiętać, że nie jest poprawną czynnością opłacanie z konta spółki ani dokumentowanie prywatnych zakupów jej wspólników na podstawie faktury wystawionej na dane spółki, które nie mają związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zakupy prywatne dokonywane przez wspólników powinny być regulowane za pomocą osobistych środków pieniężnych wspólnika. Jednak co w sytuacji, kiedy wspólnik pomyłkowo za towar zakupiony do celów prywatnych zapłaci za pomocą karty przypisanej do konta bankowego spółki lub w trakcie robienia zakupów poda dane spółki na podstawie, których sprzedawca wystawi fakturę?
Jeżeli już dojdzie do sytuacji, w której zakup prywatny wspólnika zostanie zapłacony za pośrednictwem rachunku bankowego spółki, to taka transakcja powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych spółki w zakładowym planie kont w sposób zgodny z zasadami rachunkowości. Z reguły operacje gospodarcze, w których stroną jest wspólnik spółki odnotowywane są na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”. W analityce jest to konto imienne wspólnika. Uregulowane płatności za zakup prywatny wspólnika z rachunku bankowego spółki ujmuje się następująco: Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (konto analityczne wspólnika) Ma konto 131 „Rachunek bieżący”.
Po zaksięgowaniu płatności w księgach rachunkowych wspólnik powinien zwrócić środki na konto spółki. Zwrot środków ujmuje się w księgach rachunkowych następująco: Wn konto 131 „Rachunek bieżący” Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki”. W analityce będzie to konto imienne wspólnika.
PRZYKŁAD Jeden ze wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zakupił w marcu 2023 roku laptop w celu prywatnego użytkowania. Zapłacił za niego środkami z rachunku bankowego spółki oraz podał sprzedawcy dane spółki. Sprzedawca wystawił fakturę dokumentującą sprzedaż z danymi firmy. W związku z tym, czy faktura dokumentująca dokonany zakup laptopa przeznaczonego do użytku prywatnego powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych spółki? W jaki sposób należy rozliczyć zapłatę za prywatny wydatek wspólnika dokonaną z rachunku firmowego spółki?
W opisanym przypadku zakup laptopa stanowi wydatek o charakterze prywatnym wspólnika, a taki zgodnie z przepisami nie podlega ujęciu w księgach rachunkowych. Nie można go zaliczyć do kosztów podatkowych firmy nawet w sytuacji, w której został opłacony z konta firmowego spółki i dodatkowo na fakturze zakupu widnieją dane spółki. Samo umieszczenie danych spółki na fakturze w związku z zakupem laptopa nie wystarczy, aby można było stwierdzić, że występuje związek pomiędzy dokonanym zakupem towaru, a prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą. W związku z tym taka faktura nie powinna zostać ujęta w księdze rachunkowej spółki. Ujęciu w księgach rachunkowych podlega natomiast zapłata za zakup prywatny wspólnika dokonana z konta firmowego spółki. Zapłata powinna zostać zaksięgowana na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”. W analityce będzie to konto imienne wspólnika. Po zaksięgowaniu wpłaty wspólnik powinien dokonać zwrotu środków na konto bankowe spółki.
