Jednym z elementów faktury, który koniecznie musi się na niej znaleźć jest nazwa towaru lub usługi. Nazwa musi brzmieć w taki sposób, aby można było jednoznacznie zidentyfikować zakupiony produkt. Jaka zatem powinna być nazwa towaru lub usługi umieszczona na fakturze?
Sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca powinien tak zaprogramować posiadaną kasę rejestrującą, aby na paragonach i fakturach widniała nazwa towaru lub usługi pozwalająca na ich jednoznaczną identyfikację. Tak samo uważają organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach nr IBPP2/4512-539/16-1/WN z dnia 12 września 2016 roku. Powyższy obowiązek związany z dokładnie sprecyzowaną nazwą przedmiotu lub usługi na fakturze wynika także z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej np. z wyroku TSUE nr C 516/14 z dnia 15 września 2016 roku, w którym można między innymi przeczytać, że na fakturze: „należy obligatoryjnie określić zakres i charakter wykonanych usług”. Takiej odpowiedzi udzielił podatnikowi Trybunał Sprawiedliwości, który na jego wniosek rozpatrywał i analizował fakturę z opisem nazwy o następującej treści: „usługi prawne wykonane do dnia dzisiejszego”. Trybunał uważał, że taka nazwa nie jest zbyt dokładna, ponieważ nie określa wystarczająco szczegółowo charakteru usług i ich zakresu. Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wskazuje jakie dane obowiązkowo powinny znaleźć się na fakturze. Jednym z elementów, który koniecznie musi zawierać dokument jest nazwa towaru/usługi określona w sposób, który jednoznacznie pozwoli na identyfikację sprzedawanego towaru lub usługi. Obowiązujące przepisy ustawy o VAT nie wskazują co dokładnie powinno znaleźć się w nazwie, dlatego w tej kwestii należy posiłkować się odpowiedziami udzielanymi przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. Wynika z nich, że nazwa produktu wykazanego na fakturze powinna jednoznacznie określać jaki towar lub usługa zostały sprzedane. Podanie ogólnej nazwy towaru lub usługi jest niewystarczające, ponieważ na podstawie takiej nazwy trudno jest określić co zostało nabyte. W związku z tym urząd skarbowy może taki opis zakwestionować. Dodatkowo brak jednoznacznej identyfikacji sprzedawanego produktu znacznie utrudnia przyporządkowanie właściwej stawki podatku VAT do takiego towaru lub usługi. Obowiązkiem sprzedawcy jest zakwalifikowanie sprzedawanego towaru do odpowiedniej kategorii i przyporządkowanie do niego prawidłowej stawki podatku VAT.
Przykłady krajowych interpretacji podatkowych – umieszczanie nazw na fakturach
W interpretacji indywidualnej z dnia 22 maja 2017 roku o nr 2461-IBPP3.4512.200.2017.2.AW wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej można przeczytać między innymi:
Umieszczona na fakturze nazwa towaru (usługi) winna być zgodna z będącym przedmiotem sprzedaży towarem (usługą), a nadto powiązanie tej nazwy z ceną ma pozwolić na indywidualne określenie sprzedawanego towaru (usługi). […] Im większy jest zakres towarów i usług w danej grupie, tym bardziej wymaga on szczegółowego określenia nazwy towaru lub usługi w celu jego prawidłowej identyfikacji.
Natomiast Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej nr IPTPP2/443-518/11-4/BM wydanej dnia 8 grudnia 2011 roku napisał:
Nazwa towaru lub usługi ma spełniać cele, dla jakich podatnik został zobowiązany do ewidencjonowania obrotu. Sprzedawca jest zobowiązany na fakturze VAT oraz na paragonie opisać każdy towar (usługę), podać jego nazwę. Nie może być to przy tym nazwa bardzo ogólna. Umieszczona na fakturze VAT i na paragonie fiskalnym nazwa towaru winna oznaczać określoną grupę asortymentową sprzedawanego towaru, tak aby do użytej nazwy towaru lub usługi możliwe było przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatkowej i aby użyta nazwa była, co do istoty, zgodna z będącym przedmiotem obrotu towarem (usługą), a ponadto – by powiązanie tej nazwy z ceną pozwoliło na indywidualne określenie sprzedanego towaru (usługi). Sposób przyporządkowania stawki podatku do nazw towarów i usług określa sam sprzedawca, uwzględniając asortyment sprzedawanych towarów i usług. Jednocześnie, im większy jest zakres towarów i usług w danej grupie, tym bardziej wymaga on szczegółowego określenia nazwy towaru lub usługi w celu jej prawidłowej identyfikacji.
Mało precyzyjna nazwa na fakturze – czy nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT?
Podatnik nabywający towar lub usługę na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej opodatkowanej podatkiem od towarów i usług, który chce odliczyć podatek naliczony z faktur otrzymanych za dokonany zakup musi posiadać fakturę zawierającą dokładną nazwę sprzedawanego towaru lub usługi. W przeciwnym razie urząd skarbowy może, chociaż nie musi odmówić mu prawa do odliczenia podatku wynikającego z wystawionej faktury VAT. Zgodnie z obowiązującymi przepisami i orzecznictwem TSUE podatnik chcąc skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT musi posiadać fakturę dokumentującą zakup i spełniającą wymogi odnoszące się do określenia na dokumencie zakresu i charakteru wykonanych usług. Trybunał Sprawiedliwości UE wskazuje, że podatnik może zachować prawo do odliczenia podatku VAT, jeżeli zostaną spełnione podstawowe wymagania materialne, nawet wtedy, kiedy nie spełni niektórych wymagań formalnych uprawniających do odliczenia. Powyższe ma zastosowanie także do faktur, na których nie została ujęta nazwa towaru lub usługi pozwalająca na ich jednoznaczną identyfikację.
W związku z tym przedsiębiorca, który chce dokonać odliczenia podatku z faktury dokumentującej wydatek nie będzie w posiadaniu dokumentu zawierającego precyzyjną nazwę towaru lub usługi będzie zobowiązany do przedstawienia innych dowodów na podstawie, których organ podatkowy uzna, że podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT. Czasami przedstawienie takich dowodów może być dla przedsiębiorcy trudne, zwłaszcza w przypadku usług niematerialnych. Jeżeli więc faktura bądź paragon będą zawierały niepoprawną nazwę towaru/usługi, to na sprzedawcę jako wystawcę faktury może zostać nałożona kara, a nabywca może mieć problem z odliczeniem podatku od towarów i usług. Przepisy ustawy o VAT wskazują sytuacje, w których nie ma możliwości obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku, a także zwrotu podatku naliczonego. Błędna nazwa towaru lub usługi na fakturze nie znajduje się w wykazie sytuacji uniemożliwiających odliczenie. Jednak umieszczenie na fakturze przez sprzedawcę niepoprawnej nazwy towaru zobowiązuje nabywcę do nawiązania kontaktu ze sprzedawcą w celu wyjaśnienia sytuacji i ewentualnie dokonania korekty.
Nazwa towaru lub usługi na fakturze – refaktura
Podatnik przy określaniu nazwy towaru lub usługi umieszczanej na refakturze powinien kierować się takimi samymi zasadami jakie obowiązują przy umieszczaniu nazw na fakturach. Na wystawianych refakturach nie muszą koniecznie znajdować się takie same nazwy towarów lub usług, których użył sprzedawca przy sporządzaniu faktury. Takie postępowanie zgodne jest z obowiązującymi przepisami, chociaż w niektórych przypadkach przy wystawianiu refaktury lepiej jest zastosować nazwę nadaną przez sprzedawcę, zwłaszcza jeżeli refaktura dotyczy mediów, które opodatkowane są różnymi stawkami podatku VAT.
Ogólne wskazówki dotyczące stosowania nazewnictwa na paragonie – czy można je zastosować również w przypadku faktur?
Wskazówki dotyczące stosowania precyzyjnych nazw na paragonie z powodzeniem mogą zostać użyte w przypadku faktur.
1.Jedna nazwa dla jednego gatunku towarów Organy podatkowe przeważnie nie mają nic przeciwko stosowaniu jednej nazwy dla jednego gatunku towaru. W związku z tym dopuszcza się stosowanie takich nazw jak np.: „bilety”, „piwo”. W przypadku, kiedy przedsiębiorca posiada w ofercie towary tego samego gatunku, ale w różnych stawkach podatku VAT, to powinien ująć takie towary na dokumencie i zastosować w stosunku do nich nazwę ze wskazaniem stawki podatku, np.: „prasa 5%”, „prasa 23%”. Takie oznaczenia zgodne są z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi wydanej 2 maja 2014 roku o nr IPTPP4/443-56/14-4/UNR. Z kolei w interpretacji nr IPTPP4/443-828/13-3/OS z dnia 31 stycznia 2014 roku można przeczytać, że:
w przypadku sprzedaży posiłków przy określaniu nazwy na paragonie, co do zasady, Wnioskodawca może wykorzystać m.in. nazewnictwo stosowane przy tworzeniu zasad odpłatności, tj. nazewnictwo z cennika oferowanych posiłków (zestawu menu). Przy czym, nie oznacza to, że każdy towar powinien mieć odrębne kodowanie na kasie. Istnieje możliwość pogrupowania towarów według kategorii. Wnioskodawca dokonujący sprzedaży towarów pod nazwą «danie dnia» może zaprogramować w kasie taką nazwę dla oferowanych gotowych posiłków.
Nazwa towaru wskazana na paragonie nie może też być za bardzo ogólna, tzn. przy zakupie kurtki nie można stosować tylko samej ogólnikowej nazwy „odzież”. Towar z jednej kategorii powinien zostać pogrupowany wg nazewnictwa, np. na podstawie cennika. Przykładowo w gastronomii można wykorzystać nazwy stworzone na potrzeby płatności, czyli wzięte z menu
2.Nazwa towarów na paragonie – czy zawsze można przepisać na fakturę? Nazwa towaru/usługi wskazana na paragonie może zostać użyta na fakturze dokumentującej zakup towarów bądź usług pod warunkiem, że będzie można jednoznacznie dokonać identyfikacji sprzedawanego towaru/usługi. W przypadku, gdyby nazwa nie pozwalała na jednoznaczną identyfikację, to podatnik powinien wprowadzić do kasy fiskalnej nazwę na podstawie, której będzie możliwa identyfikacja. Takie postępowanie zgodne jest z interpretacją indywidualną wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 6 grudnia 2013 roku nr IPTPP4/443-661/13-2/JM, w której można przeczytać, że:
nazwa towaru podana na fakturze zakupu będzie pozwalała na jednoznaczną identyfikację towaru podlegającego sprzedaży. Zatem jeśli nazwa towaru podana na fakturze zakupu towaru nie pozwala na jego jednoznaczną identyfikację, to Wnioskodawca powinien do kasy fiskalnej wprowadzić nazwę, która na taką identyfikację pozwoli.
3. Czy można stosować skróty w nazwach na paragonach? Organy podatkowe dopuszczają możliwość stosowania przez sprzedawców skrótów w nazwach towarów umieszczanych na paragonach pod warunkiem, że będą one czytelne dla konsumenta i organów podatkowych, przykładowo: napoje gazowane – nap. gaz. Powyższe zgodne jest z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 28 listopada 2014 roku nr IPTPP4/443-685/14-2/MK oraz interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 17 marca 2014 roku nr ILPP2/443-1232/13-2/MN.
Nazwa towaru/usługi na fakturze – najczęściej popełniane błędy
zbyt ogólna nazwa
za bardzo szczegółowa i za długa nazwa.
Podsumowanie
Przedsiębiorcy powinni stosować nazwy towarów i usług na paragonach oraz fakturach dokumentujących ich sprzedaż zgodnie z przepisami i na zasadach wskazanych oraz akceptowalnych przez organy podatkowe. Należy mieć na uwadze, aby nazwa nie była zbyt ogólna ani zbyt szczegółowa. Nazwa towaru/usługi na fakturze musi być taka, aby można było jednoznacznie ustalić jaki przedmiot został sprzedany i dostosować do niego właściwą stawkę podatku VAT. Zawsze w przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do przyjętej nazwy towaru lub usługi przedsiębiorca może wystąpić do organu podatkowego z wnioskiem o wydanie interpretacji.
Towary i usługi na fakturze muszą być nazwane zgodnie z celem, który służy zachowaniu dokładnego nazywania towarów bądź usług, jak np.: możliwości kontroli w zakresie stosowania właściwych stawek podatku, zwłaszcza tych obniżonych. Sposób identyfikowania towarów i usług zależy w dużej mierze od rodzaju asortymentu oferowanego przez przedsiębiorcę.
