Sprzedaż na kasie fiskalnej dokumentowana jest za pomocą paragonu fiskalnego lub faktury. Paragon fiskalny z NIP-em do kwoty 450 zł jest fakturą uproszczoną. Na paragonie fiskalnym muszą znaleźć się wymagane dane, a wśród nich dokładna nazwa sprzedawanego towaru, co jednoznacznie ma pozwolić na jego identyfikację.
Paragon fiskalny jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż. Sprzedawca ma obowiązek dać nabywcy towaru lub usługi paragon niezwłocznie po dokonanej sprzedaży lub najpóźniej w chwili przyjęcia od niego pieniędzy. Paragon fiskalny może zostać wystawiony:
w postaci papierowej
w postaci elektronicznej za zgodą nabywcy - dokument powinien zostać przesłany do nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Sprzedawca ma obowiązek wydania paragonu nabywcy nawet wtedy, kiedy kupujący o niego nie poprosi. Jeżeli sprzedawca otrzyma zapłatę w gotówce w części lub w całości przed dokonaniem sprzedaży, to powinien wystawić paragon w momencie otrzymania zapłaty. Wpłata przelewem zobowiązuje sprzedawcę do wystawienia paragonu niezwłocznie po otrzymaniu środków na konto bankowe, najpóźniej do końca miesiąca, w którym nastąpiła wpłata. Ewidencję sprzedaży z użyciem kas rejestrujących mają obowiązek prowadzić przedsiębiorcy sprzedający towary lub świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Sprzedawca nie musi wystawiać paragonów papierowych, jeżeli:
używa kasy o specjalnym zastosowaniu umieszczonej w urządzeniach przeznaczonych do automatycznej sprzedaży towarów i usług
kasa wyposażona jest w drukarkę
kupujący może zapoznać się z danymi o sprzedaży mając do nich wgląd zgodnie z przepisami o wymaganiach technicznych dla kas na podstawie rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii.
Dane jakie powinny znaleźć się na paragonie
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących, paragon jest dokumentem fiskalnym. Drukuje się go w chwili sprzedaży rejestrowanej na kasie fiskalnej. Paragon potwierdza dokonaną transakcję sprzedaży. Par. 8 wymienionego rozporządzenia zawiera wykaz elementów, które powinny znaleźć się na paragonie fiskalnym. Każdy dokument musi zawierać oznaczenie „Paragon fiskalny” umieszczone w centralnym miejscu. Paragon fiskalny musi koniecznie być wystawiony w formie oraz treści określonej w przepisach. Dopełnienie tego wymogu leży w gestii producentów kas fiskalnych, którzy powinni dopilnować, aby dokument był:
drukowany na odpowiedniej taśmie
posiadał właściwą ilość znaków
miał zgodną z przepisami kolejność obowiązkowo drukowanych informacji z wyjątkiem godziny i minuty sprzedaży, które mogą zostać umieszczone w dowolnym miejscu paragonu.
Do elementów, które muszą znaleźć się na paragonie fiskalnym należą między innymi:
imię i nazwisko lub nazwa podatnika
adres punktu sprzedaży lub adres siedziby bądź miejsca zamieszkania podatnika, jeżeli sprzedaż prowadzona jest w niestałym miejscu
numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP)
kolejny numer wydruku
data oraz godzina i minuta sprzedaży
oznaczenie „PARAGON FISKALNY”
dokładna nazwa towaru lub usługi pozwalająca na ich jednoznaczną identyfikację
cena jednostkowa towaru lub usługi
ilość i wartość sumaryczna sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym do przypisanej stawki podatku
wartość opustów, obniżek lub narzutów, jeżeli takie występują
wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku wg poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów, narzutów lub opustów
wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym
łączna wysokość podatku
łączna wartość sprzedaży brutto
oznaczenie waluty, w której została zapisana sprzedaż umieszczone przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto
kolejny numer paragonu fiskalnego
numer kasy i oznaczenie kasjera, jeżeli znajduje się więcej stanowisk kasowych
numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP), jeżeli nabywca zgłasza chęć umieszczenia numeru NIP
logo fiskalne i numer unikatowy kasy.
Dlaczego dokładna nazwa towaru? Opis towaru na paragonie
Od 1 kwietnia 2013 roku obowiązuje nowa wersja rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących zgodnie, z którą na paragonie koniecznie musi znaleźć się nazwa towaru lub usługi oraz alternatywnie opis towaru bądź usługi będący rozwinięciem nazwy. Obecnie nie wystarczy wskazać na paragonie tylko samej grupy artykułu. Musi znaleźć się na nim dokładne określenie przedmiotu sprzedaży, np.: jabłka lub pomarańcze, a nie ogólnie owoce. Nazwa towaru lub usługi nie może budzić wątpliwości co do przedmiotu sprzedaży, dlatego paragon musi zawierać dokładne określenia produktów, np.:
grupa warzywa - pomidory, ogórki, ziemniaki
grupa owoce - jabłka, pomarańcze
grupa pieczywo - chleb, bułki
grupa nabiał – mleko, jogurty.
Przy opisie nie ma konieczności wskazywania cech szczególnych danego towaru dotyczących rozmiaru, pojemności, kształtu itp. Dopuszcza się możliwość stosowania skrótów w nazwie produktów lub usług z zachowaniem zasady jednoznaczności i przejrzystości paragonu. Wszystko zależy od posiadanego asortymentu, np.: przy sprzedaży różnych odmian ogórków wystarczy zaprogramować kasę z jedną nazwą obowiązującą do każdego rodzaju ogórka. Podobnie jedną nazwę można stosować do takich samych towarów sprzedawanych w różnych cenach. W tym przypadku kasę można zaprogramować z rozróżnieniem odmian z inną ceną za kilogram. Jeżeli towary będą objęte jedną stawką podatku VAT, to należy wykazać je na paragonie w oddzielnych pozycjach.
Świadczenie usług, na które składa się kilka czynności jak np. przy dostawie towaru, gdzie przy określaniu nazwy usługi lub towaru można na paragonie wykorzystać nazwy z cennika. Przykładowo: przedsiębiorca prowadzi kwiaciarnię i w cenniku znajduje się pozycja „bukiet dla zakochanych”, to może taką nazwę wykorzystać na potrzeby kasy fiskalnej bez konieczności wyszczególniania jego poszczególnych elementów składowych. Podobna zasada dotyczy innych działalności, które świadczą usługi składające się z kilku produktów, np. przy usługach gastronomicznych.
Jeżeli przedsiębiorca chce, to może stosować w stosunku do towarów bardziej rozbudowane nazewnictwo obejmujące np. producenta, objętość, zawartość tłuszczu itp. Takie dodatkowe informacje nie są obowiązkowe i mogą być podawane przez przedsiębiorcę zgodnie z jego wolą. W kwestii stosowania odpowiedniego nazewnictwa towarów i usług na paragonach fiskalnych zostały wydane interpretacje podatkowe.
Interpretacja indywidualna nr ILPP2/443-141/13-2/MR z dnia 16 kwietnia 2013 roku wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu jest odpowiedzią w sprawie podatnika prowadzącego sprzedaż zniczy i kwiatów. Podatnik podzielił sprzedawane towary na trzy kategorie, gdzie każda z kategorii posiadała różne rodzaje artykułów: I kategoria: znicze – małe, średnie, duże II kategoria: wkłady do zniczy – małe, średnie, duże, parafinowe, olejowe III kategoria: kwiaty – chryzantemy, bratki, wrzosy. Podatnik zapytał się, czy zgodnie z obowiązującymi przepisami w podatku VAT musi koniecznie podawać na paragonie nazwę towaru, czy też określoną grupę towarów. W odpowiedzi Dyrektor IS z Poznania napisał między innymi, że:
Nazwa towaru lub usługi ma spełniać cele, dla jakich podatnik został zobowiązany do ewidencjonowania obrotu. Sprzedawca jest zobowiązany na paragonie opisać każdy towar (usługę), podać jego nazwę, ale też, nie może być to nazwa bardzo ogólna. Umieszczona na paragonie fiskalnym nazwa towaru winna oznaczać nazwę jednostkową sprzedawanego towaru, a nie określoną grupę asortymentową sprzedawanego towaru, tak aby do każdego towaru możliwe było przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatkowej i aby użyta nazwa była, co do istoty, zgodna z będącym przedmiotem obrotu towarem, a ponadto by powiązanie tej nazwy z ceną pozwoliło na indywidualne określenie sprzedanego towaru. (...)
(...) sprzedawca obowiązany jest dołożyć wszelkich starań aby nazwa towaru lub usługi na paragonie była tak skonstruowana, aby można było na jej podstawie dokładnie określić indywidualnie zakupiony towar lub usługę oraz aby umożliwiała ich właściwe przyporządkowanie do stawki podatku. Oznacza to, że podatnik powinien wystawiać paragony zawierające nazwy towarów na tyle szczegółowe, żeby z jednej strony pozwalały one organowi podatkowemu na weryfikacje prawidłowego rozliczenia podatku, a z drugiej strony zapewniły konsumentowi możliwość kontroli dokonywanych zakupów. Podatnik powinien zadbać o takie zaprogramowanie kasy rejestrującej, aby konsument otrzymywał paragony z konkretnymi nazwami jednostkowymi towarów lub usług, pozwalającymi na ich jednoznaczną identyfikację.
