W obecnych czasach wielu przedsiębiorców współpracuje z firmami zagranicznymi. Z tego powodu często udają się w służbową podróż do innego kraju Unii Europejskiej. W związku z wyjazdem ponoszą wydatki związane z przejazdem, takie jak między innymi: na zakup paliwa, przejazdy autostradą, a także inne np. za wstęp na targi lub inne podobne imprezy. Czy taki rodzaj zakupów za granicą pozwala odzyskać im zapłacony podatek VAT?
Prawo do wystąpienia o zwrot zagranicznego podatku VAT
Przedsiębiorca, który podróżuje służbowo do innych krajów UE ma prawo w niektórych przypadkach wystąpić o zwrot podatku VAT zapłaconego za granicą.
Zwrot zagranicznego podatku VAT – kto może się ubiegać
O zwrot zagranicznego podatku VAT może ubiegać się osoba:
niemająca siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju Unii Europejskiej, w którym nabyła towar bądź usługę
będąca czynnym podatnikiem VAT
która nie jest zwolniona z VAT podmiotowo
która nie dokonuje jedynie sprzedaży zwolnionej z zapłaty VAT.
Podsumowując zwrot podatku absolutnie nie należy się w przypadku prowadzenia wyłącznie działalności zwolnionej z VAT zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo.
Kiedy należy się zwrot zagranicznego VAT?
O zwrot podatku VAT z innego państwa UE można ubiegać się, jeżeli sprzedaż dotyczyła:
nabycia paliwa
wynajmu środków transportu
innych wydatków związanych ze środkami transportu
opłat drogowych i innych związanych z użytkowaniem dróg
kosztów podróży, takich jak: opłaty za taksówki czy transport publiczny
kosztów zakwaterowania
wydatków na zakup żywności, napojów i usług restauracyjnych
opłat za wstęp na targi i wystawy
wydatków na artykuły luksusowe, rozrywkowe oraz reprezentacyjne
innych wydatków poniesionych przede wszystkim na zakup narzędzi, części, na zakup artykułów biurowych oraz napraw
Aby zwrot był możliwy to przedsiębiorca musi dopilnować, aby każdy zakup był udokumentowany fakturą lub dokumentem importowym, które należy dołączyć do wniosku. Dodatkowo takie dokumenty powinny posiadać oznaczenie specjalnym kodem wspólnotowym.
Zwrot zagranicznego VAT – do kiedy i gdzie złożyć?
Wniosek o zwrot podatku VAT od zakupów zagranicznych należy złożyć w terminie do dnia 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy wniosek. Powyższego terminu nie można przekroczyć. Wniosek składa się:
w urzędzie skarbowym
w urzędzie skarbowym przeznaczonym dla największych podmiotów.
W zależności od tego jaka jest wielkość prowadzonej działalności gospodarczej wniosek należy złożyć odpowiednio:
do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania podatnika - prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej
do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby danego podmiotu - prowadzenie firmy przez osobę prawną, jak np. w formie spółki z o. o. lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, jak np. stowarzyszenie
do urzędu skarbowego właściwego dla stałego miejsca prowadzenia działalności - stałe prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce, ale przy braku siedziby w Polsce
do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście - prowadzenie działalności bez miejsca zamieszkania w Polsce, bez siedziby oraz stałego prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Największe podmioty składają wniosek odpowiednio do następujących urzędów skarbowych:
firma osiągająca przychody netto w wysokości przynajmniej 3 mln euro – wniosek składa się do jednego z wyspecjalizowanych urzędów skarbowych o zasięgu wojewódzkim
firma osiągająca przychód netto w wysokości przekraczającej 50 mln euro – wniosek składa się do I Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie.
Wnioski składane są w formie elektronicznej za pomocą portalu podatkowego Ministerstwa Finansów na formularzu VAT-REF. Należy je podpisać podpisem kwalifikowanym.
Składanie wniosku krok po kroku
złożenie wniosku o zwrot zagranicznego podatku VAT naliczonego w innym państwie członkowskim UE Wniosek należy złożyć na formularzu VAT-REF w formie elektronicznej poprzez system e-Deklaracje. Po wystawieniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) wniosek zostaje przekazany do polskiego systemu VAT-REFUND i w ciągu 72 godzin zostaje mu nadany właściwy numer referencyjny w systemie VAT-REFUND. Jeżeli podatnik ma ustanowionego pełnomocnika i chce, żeby zwrot podatku odbył się za jego pośrednictwem, to powinien w tym celu złożyć pełnomocnictwo w urzędzie skarbowym, w którym składa wniosek. Czasami państwo członkowskie UE, które dokonuje zwrotu może zażądać złożenia pełnomocnictwa zgodnie z własnymi przepisami obowiązującymi w tym państwie. Udzielone pełnomocnictwo musi mieć formę elektroniczną i należy je przesłać do urzędu skarbowego, do którego składany jest wniosek o zwrot podatku. W niektórych okolicznościach system może odrzucić wniosek. W takim przypadku podatnik powinien otrzymać informację o przyczynie odmowy i wskazanie błędnie wypełnionych pozycji oraz tych, które nie zostały uzupełnione. Po złożonych poprawkach wniosek może zostać wysłany ponownie. Wszelkie informacje na jego temat przesyłane są na adres poczty elektronicznej podatnika podany we wniosku.
Zwrot zagranicznego podatku odbywa się na podstawie złożonego wniosku i dołączonych do niego wymaganych dokumentów, takich jak faktury dokumentujące poniesione wydatki w okresie, którego dotyczy wniosek. Należy je przekazać elektronicznie w formie jednego załącznika spełniającego określone wymogi wskazane przez państwo członkowskie. Wnioski, które nie będą spełniały wymagań państwa członkowskiego zostaną odrzucone przez system
weryfikacja wniosku Podatnik, który wyśle wniosek o zwrot zagranicznego podatku VAT zostanie powiadomiony e-mailowo o jego przekazaniu do państwa członkowskiego zwrotu w oddzielnej wiadomości. W przypadku niepomyślnej weryfikacji wniosek nie zostanie przekazany do państwa członkowskiego zwrotu, a podatnik otrzyma tradycyjną pocztą postanowienie o nieprzekazaniu wniosku na adres wskazany we wniosku i na adres elektroniczny. Podczas weryfikacji zostają sprawdzone uprawnienia podatnika do otrzymania zwrotu podatku. Jeżeli weryfikacja będzie pomyślna, to naczelnik urzędu skarbowego przekaże wniosek do państwa członkowskiego zwrotu w terminie 15 dni kalendarzowych liczonych od daty jego otrzymania.
Opłaty
Złożenie wniosku o zwrot zagranicznego podatku VAT nie podlega opłacie. Jedyną opłatą skarbową jaką podatnik musi ponieść jest opłata pobierana za pełnomocnictwo szczególne (PPS-1) pod warunkiem, że podatnik reprezentowany jest przez pełnomocnika. W tej sytuacji każdy wniosek VAT-REF złożony przez pełnomocnika w imieniu podatnika podlega opłacie w wysokości 17 zł. Pełnomocnictwo udzielone członkowi najbliższej rodziny, jak: mąż, żona, dzieci, rodzice, dziadkowie, wnukowie, rodzeństwo nie podlega opłacie skarbowej. Natomiast pełnomocnictwo ogólne PPO-1 nie jest w ogóle płatne. Przepisy pozwalają pełnomocnikowi ogólnemu również złożyć wniosek VAT-REF.
Czas oczekiwania na decyzję
Państwo członkowskie zwrotu ma czas na przekazanie informacji o odrzuceniu lub przyjęciu wniosku w terminie:
4 miesięcy od otrzymania wniosku przez państwo członkowskie
2 miesięcy od dnia otrzymania dodatkowych informacji, ale nie krócej niż 6 miesięcy od daty otrzymania wniosku przez państwo członkowskie zwrotu
8 miesięcy od otrzymania wniosku przez państwo członkowskie, jeżeli żąda ono kolejnych, dodatkowych informacji.
Zwrot, jeżeli zostanie przyznany realizowany jest w terminie do 10 dni roboczych licząc od upływu wyżej wskazanych terminów. Za opóźnienie wypłaty podatnikowi należą się odsetki za zwłokę.
Odwołanie od decyzji
W przypadku, kiedy państwo członkowskie zwrotu odrzuci w całości lub w części złożony wniosek i prześle decyzję o odrzuceniu, to podatnik ma prawo złożyć odwołanie od takiej decyzji zgodnie z przepisami jakie obowiązują w danym państwie członkowskim zwrotu.
