Jak prowadzić Ewidencję VAT?

Prowadzenie ewidencji VAT przedsiębiorstwa umożliwia obliczenie należnego podatku od towarów i usług, ale nie tylko. Ewidencja jest również podstawą określania kwoty podatku naliczonego. W związku z jakże ważną rolą ewidencji, konieczne jest jej prawidłowe, a także skrupulatne prowadzenie. Po przeczytaniu artykułu, dowiesz się między innymi kogo obowiązuje prowadzenie ewidencji, a także jakie są rodzaje ewidencji.

Ewidencja VAT podatników czynnych

Wszystkim przedsiębiorcom, określanym mianem czynnych podatników VAT, a więc takim, którzy płacą podatki należne, powstałe z tytułu dokonanej sprzedaży, przysługuje prawo, aby odliczać podatek naliczony. Zgodnie z prawem, zobowiązani są do prowadzenia pełnej ewidencji na potrzeby podatku VAT. Czynni podatnicy mają obowiązek ewidencyjny, w którego skład wchodzą informacje, które stanowią podstawę do właściwego wystawiania deklaracji podatkowej, a także informacji podsumowującej. Art. 109 ust. 3 ustawy VAT informuje nas o wszystkich elementach, które muszą zostać zawarte w ewidencji. Podstawą dokumentu są informacje, które umożliwiają określenie przedmiotu oraz podstawy opodatkowania.

Ewidencja VAT powinna zawierać:

• wskazaną wysokość podatku należnego,
• korekty podatku należnego,
• kwoty podatku naliczonego obniżającą kwotę podatku należnego,
• korekty podatku naliczonego,
• kwoty podatku podlegającego zapłacie do Urzędu Skarbowego bądź też zwrotowi z US,
• wszelkiego rodzaju informacje, dzięki którym możliwa jest identyfikacja konkretnych transakcji
• numer, który umożliwia weryfikację na potrzeby podatku bądź podatku od wartości dodanej.

1 stycznia 2018, ustawa o VAT została znowelizowana, zmiana ta dotyczy ewidencji VAT, a mianowicie musi być ona prowadzona w formie elektronicznej, a więc przy pomocy programów komputerowych (np. program FakturaXL). Decyzja ta została podjęta w związku z obowiązkiem podatników, przesyłania organom podatkowym plików z zakresu podatku VAT, nazywanych Jednolitymi Plikami Kontrolnymi, a one mają właśnie formę elektroniczną. Nowelizacja dotyczy osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, a także osób fizycznych, które prowadzą księgi podatkowe z pomocą programów komputerowych, na których nałożony jest obowiązek informowania o prowadzonej ewidencji, Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Informacja ta musi mieć miejsce każdego miesiąca w terminie nie przekraczającym 25 dnia miesiąca, który następuje po każdym kolejnym miesiącu. W informacji musi zostać wskazany miesiąc dotyczący przesłanej ewidencji.

Ewidencja VAT podatników zwolnionych

Zwolnienie podmiotowe z VAT nie jest przesłanką zwalniającą z obowiązku prowadzenia ewidencji VAT. Przypomnijmy, że zwolnienie z VAT dotyczy tych przedsiębiorców, którzy nie przekraczają w sprzedaży własnej firmy, kwoty 200 000 złoty. Kwota brana pod uwagę, dotyczy poprzedniego roku podatkowego. Istotą bycia podatnikiem zwolnionym jest przywilej nie płacenia podatku należnego związanego ściśle ze sprzedażą, ale są oni zobowiązani uzupełniać ewidencję sprzedaży za dany dzień. Sytuacja ta nie może nastąpić później niż przed dokonaniem zakupu w kolejnym dniu. Obowiązek ewidencyjny jest ściśle związany z kontrolą ewentualnego przekroczenia limitu, który odnosi się do wartości sprzedaży, która umożliwia podatnikowi zwolnienie od podatku.

Dowiedz się także: Jak obliczyć podatek dochodowy?

Przepisy nie informują nas, jakie elementy muszą zostać zawarte w ewidencji sprzedaży zwolnionej. System, który zostanie przyjęty jest więc indywidualną decyzją przedsiębiorcy. Nie może jednak zabraknąć informacji o dacie oraz wielkości sprzedaży. Podatnicy zwolnieni, w przeciwieństwie do podatników czynnych nie muszą wysyłać JPK, a co za tym idzie, ewidencja nie musi być prowadzona w formie elektronicznej.
W ramach przypomnienia, podatnicy zwolnieni z VAT nie mają obowiązku ewidencjonować zakupionych towarów oraz usług. Nie odliczają oni podatku naliczonego, stąd brak obowiązku prowadzenia rejestru.

Do przedsiębiorców zwolnionych z płacenia podatku należnego z tytułu sprzedaży, zaliczamy również podatników zwolnionych przedmiotowo z VAT. Ustawa o VAT mówi, iż zwolnienie przysługuje im w związku z wykonywaniem określonych czynności, które na mocy ustawy nie podlegają opodatkowaniu. Zwolnienia o których mowa nie mają nic wspólnego z wysokością obrotów, co jest związane z brakiem obowiązku prowadzenia ewidencji VAT.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów a ewidencja VAT

Czynności wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów (WNT) o których mowa w ustawie o VAT, zwalniają z obowiązku podatku VAT, następujące podmioty:

• rolników ryczałtowych dla prowadzonej przez nich działalności rolniczej,
• podatników, którzy wykonują tylko i wyłącznie czynności różnymi od opodatkowanych podatkiem oraz nie mają oni prawa do pomniejszania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług,
• podatników zwolnionych podmiotowo od podatku,
• osoby prawne, nie będące podatnikami.

Zwolnienie o którym mowa powyżej, dotyczy tylko i wyłącznie sumy nie przekraczającej 50 000 złoty w ciągu roku podatkowego. Jeśli ta kwota zostanie przekroczona, nakłada to obowiązek uiszczenia podatku VAT od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów i ma to miejsce również w sytuacji, gdy przedsiębiorca zwolniony jest z podatku. Podstawą działalności WNT jest bezustanna kontrola czy wartości nabyte nie przekraczają wspomnianego limitu.

Na podstawie ustawy o VAT, podmioty zwolnione z VAT, a jednocześnie zajmujące się WNT mają obowiązek prowadzenia ewidencji, na podstawie której widać wartość dóbr nabytych z państw UE. Zasady prowadzenia ewidencji opierają się na zawarciu informacji o dniu, którego wartość zakupionych dóbr przekroczy wspomnianą kwotę, 50 000 złoty.

Czytaj też: Termin odliczenia VAT od faktury

Ewidencja sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej

Istnieje przepis z którego wynika, iż przedsiębiorcy, którzy sprzedają dobra na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, a także rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Ustawa o VAT, a także Minister Rozwoju i Finansów określają przesłanki dotyczące ewidencjonowania kasy rejestrującej, a także używania ulgi z tytułu zakupu kasy, jak również zwolnienia, które przysługują niektórym podatnikom, uwarunkowane używaniem kas.

Należy zapamiętać, iż wszyscy przedsiębiorcy, zwolnieni z płacenia VAT oraz czynni mają obowiązek przechowywania ewidencji, a także innych dokumentów, które są przydatne w rozliczeniach podatkowych. Dokumenty te muszą być przechowywane tak długo, aż ulegną przedawnieniu podatkowemu.

Data publikacji: 2018-10-23, autor: FakturaXL