Błędy przy podpisywaniu plików JPK i deklaracji własnym podpisem
Jednym z obowiązków nałożonych na czynnego podatnika VAT jest sporządzanie i wysyłanie plików JPK. Dokument powinien być przygotowany zgodnie z obowiązującymi przepisami. Najważniejsze, aby został prawidłowo podpisany.
Podatnik ma do wyboru dwa rodzaje podpisów: ePUAP lub elektroniczny podpis kwalifikowany. Najbardziej prostą i najczęściej stosowaną formą podpisu jest ePUAP czyli tzw. Profil Zaufany. Podpis kwalifikowany jest bardziej skomplikowany. W jego przypadku przy wysyłce, jeżeli nie zostaną spełnione określone wymagania mogą czasami zdarzyć się błędy. Aby uniknąć takich sytuacji należy zakupić oprogramowanie od firmy polecanej przez Ministerstwo Finansów, czyli certyfikat kwalifikowany.
Podpis kwalifikowany czy ePUAP?
Nie wszystkie dokumenty mogą zostać podpisane przez dane autoryzacyjne, jak np. deklaracje składane przez pełnomocników. Podobnie jak umowy zawierane pomiędzy przedsiębiorcami, kontrahentami. Za pomocą ePUAP mogą być podpisywane jedynie pisma urzędowe. Ten rodzaj podpisu sprawdza się głównie w małych firmach. W przypadku dużych przedsiębiorstw potrzebny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny. Wykorzystuje się go między innymi przy podpisywaniu deklaracji ZUS-DRA i składaniu ofert przetargowych.
Podpis kwalifikowany – jakie oprogramowanie?
Decydując się na podpis kwalifikowany należy wybrać wyłącznie oprogramowanie polecane przez Ministerstwo Finansów, takie jak przykładowo certyfikat kwalifikowany od Cencert, Certum, Eurocert lub KIR. Program do podpisywania musi być odpowiednio skonfigurowany zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Finansów. W tym celu powinien zostać użyty program producenta np. proCentrum, Szafir. Kwalifikowany podpis elektroniczny traktowany jest tak samo i wywołuje takie same skutki prawne jak podpis złożony własnoręcznie.
Certyfikat kwalifikowany może zawierać między innymi takie dane jak te wymienione poniżej:
dane o subskrybencie
parametry dotyczące klucza publicznego zawartego w certyfikacie
zakres zastosowania certyfikatu
wysokość kwoty, do jakiej mogą być wykonywane transakcje przy użyciu tego certyfikatu
informacje o zakresie uprawnień subskrybenta.
Gdzie ma zastosowanie certyfikat kwalifikowany? – kilka przykładów
deklaracje do ZUS-u
składanie sprawozdań finansowych do KRS-u
e-deklaracje wysyłane do urzędów skarbowych
podpisywanie e-faktur
podpisywanie dokumentacji medycznej
przetargi i aukcje elektroniczne
kontakty z urzędami administracji publicznej na zasadzie podpisywania e-wniosków.
Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)
Wysyłka deklaracji do urzędów, jak np. wysłanie pliku JPK jest potwierdzane przez UPO, które po wygenerowaniu można pobrać. Otrzymanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru po wysyłce dokumentu jest potwierdzeniem na to, że plik został poprawnie przesłany.
Błędne wysłanie JPK – przykłady pojawiających się komunikatów
Wysyłka plików do Ministerstwa Finansów nie zawsze kończy się powodzeniem. Czasami pojawiają się komunikaty informujące, że został popełniony błąd. Do najczęstszych należą:
401 - Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem XSD
403 - Dokument z niepoprawnym podpisem
408 - Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie
409 - Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów
411 - Błąd podczas scalania dokumentu
413 - Suma kontrolna dokumentu niezgodna z deklarowaną wartością
419 - Weryfikacja negatywna – błąd w danych autoryzujących
420 - Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania dokumentu
