Każdy wydatek poniesiony w działalności gospodarczej jeżeli ma być kosztem podatkowym musi być odpowiednio udokumentowany. Czy operacje bankowe mogą zostać uznane za dowód księgowy?
Kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wskazanych w art. 23 ustawy o PIT.
Wydatek będzie kosztem podatkowym jeżeli łącznie zostaną spełnione niżej wymienione warunki:
wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu
wydatek musi pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu
wydatek nie może znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT
wydatek musi być odpowiednio udokumentowany.
Jeżeli chodzi o warunek związany z dokumentowaniem wydatku, to zgodnie z art. 180 Ordynacji podatkowej podatnik ma prawo wykorzystać każdy dowód za pomocą, którego będzie mógł wyjaśnić sprawę, ale musi to być dowód zgodny z przepisami prawa, co oznacza, że katalog środków dowodowych jest cały czas otwarty.
Z kolei w rozporządzeniu dotyczącym księgi przychodów i rozchodów znajduje się zapis mówiący co może być dowodem w prowadzonej działalności. Oprócz faktur są to inne dowody wymienione w par. 12 i 13, które potwierdzają dokonanie operacji gospodarczej i zawierają przynajmniej wymienione informacje:
prawdziwe określenie wystawcy bądź wskazanie stron z nazwą i adresami będących uczestnikami operacji gospodarczej, której dotyczy dowód
datę wystawienia dowodu, a także datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dotyczy dowód
przedmiot operacji gospodarczej, wartość przedmiotu wraz z podaniem ilości
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych.
Operacje bankowe, a dokument księgowy
Jednymi z najważniejszych dowodów wykorzystywanych w postępowaniu podatkowym są księgi podatkowe. Przepisy wymagają, aby były prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy. Oznacza to, że dokonane w nich zapisy muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty
Wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli zostanie wykazany związek przyczynowy występujący pomiędzy poniesionym kosztem, a przychodem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. W przypadku gdyby podatnik nie posiadał umowy podpisanej przez osoby będące stronami transakcji, to niekoniecznie dany wydatek może zostać nieuznany za koszt podatkowy pod warunkiem, że poniesienie wydatku zostanie udokumentowane w inny sposób.
Podobnego zdania jest Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który wskazał w wydanej interpretacji z dnia 10 października 2019 roku, nr 0112-KDIL3-1.4011.227.2019.1.GM, że brak posiadania przez podatnika odpowiedniej formy udokumentowania poniesionych wydatków nie przekreśla możliwości zaliczenia wydatku do kosztów firmowych o ile podatnik będzie mógł w inny sposób rzetelnie udokumentować poniesienie kosztu firmowego i uwzględnić to w bieżącej zaliczce na podatek dochodowy i w rocznym rozliczeniu podatku dochodowego.
Udokumentowanie wydatku jako kosztu podatkowego na podstawie historii operacji bankowych jest możliwe wtedy kiedy podatnik może w rzetelny sposób wykazać faktycznie poniesiony wydatek na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.
Ustawa o rachunkowości, a historia operacji bankowych
Wielu podatników ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości w księgach rachunkowych w danym okresie sprawozdawczym powinny być zapisane wszystkie zdarzenia, które miały miejsce w tym okresie. Podstawę zapisów stanowią dowody księgowe, które potwierdzają dokonanie operacji gospodarczej.
Dowód księgowy powinien zawierać niżej wymienione informacje:
określenie rodzaju dowodu razem z numerem identyfikacyjnym
określenie stron transakcji przez podanie ich nazw i adresów
opis operacji gospodarczej, podanie jej wartości
datę dokonania operacji
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, która go otrzymała lub od której zostały przyjęte składniki aktywów
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu, który ma być ujęty w księgach rachunkowych wskazując miesiąc oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja)
podpis osoby odpowiedzialnej za w/w wskazania.
Jeżeli więc wyciąg bankowy potwierdzający operacje gospodarcze przedsiębiorcy będzie spełniał wymienione powyżej warunki, to może zostać uznany za dowód księgowy.
