Przedsiębiorcy mogą ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej również za pomocą dokumentu jakim jest faktura imienna.
Faktura imienna jest dokumentem przeznaczonym dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeżeli przedsiębiorca zawiera transakcję z taką osobą, to może wystawić na jej rzecz fakturę imienną, która będzie potwierdzała sprzedaż dokonaną na rzecz osoby fizycznej nie dokonującej transakcji w celach związanych ze swoją działalnością. Przeważnie takie transakcje potwierdzane są za pomocą paragonów, ale nie wszyscy przedsiębiorcy chcą takie wystawiać. Fakturę imienną najczęściej sporządzają przedsiębiorcy zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
Faktura imienna – informacje jakie powinna zawierać
Faktura imienna różni się nieco od zwykłej faktury VAT wystawianej na rzecz firmy. Przede wszystkim nie znajduje się na niej nr NIP klienta. Dokument powinien zawierać takie elementy jak:
informację o wystawcy (nazwa firmy, NIP, adres, nr tel. itp.)
informację o odbiorcy (imię i nazwisko, adres)
datę dokonania sprzedaży (jeżeli jest inna niż data wystawienia faktury)
nazwę towaru lub wykonanej usługi oraz ilość i miarę
cenę i wartość netto
stawkę podatku VAT
wysokość podatku VAT
cenę brutto
ogólną kwotę do zapłaty.
W przypadku towarów z inną stawką podatku należy taką informację podać na fakturze.
Faktura imienna – termin na wystawienie
Faktura imienna powinna zostać wystawiona:
nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Warunkiem jest zgłoszenie przez klienta żądania wystawienia dokumentu do końca tego miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż
nie później niż 15 dnia licząc od dnia zgłoszenia żądania o ile żądanie zostało zgłoszone w kolejnym miesiącu od tego, w którym miała miejsce sprzedaż.
Klient na wystosowanie żądania wystawienia faktury imiennej ma 3 miesiące licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym wystąpiła sprzedaż.
Sposób wystawienia faktury imiennej
Fakturę imienną można wystawić w programie księgowym, z którego przedsiębiorca korzysta na co dzień. W tym celu należy skorzystać z wyboru wystawienia faktury na rzecz osoby fizycznej lub podobnej. Jeżeli przedsiębiorca wystawia dokument ręcznie, to w miejscu z danymi klienta, powinien umieścić jedynie imię, nazwisko i adres osoby fizycznej.
Faktura imienna – dokumentowanie przychodów
Każda wystawiona faktura imienna powinna zostać rozliczona. Można to zrobić na dwa sposoby:
na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży – sprzedaż stacjonarna
na podstawie wyciągu bankowego – sprzedaż internetowa.
Ewidencja musi być ponumerowana (numeracja porządkowa) i musi zawierać informacje dotyczące daty uzyskania przychodu, wartości brutto oraz podsumowanie przychodu z danego dnia.
Jak wystawić fakturę imienną w programie FakturaXL?
Fakturę dla osoby fizycznej wystawia się w taki sam sposób jak każdą inną fakturę w programie (nie ma osobnych specjalnych druków). W polu na nazwę firmy należy wpisać imię i nazwisko Nabywcy, a pole NIP pozostawić puste.
Jeśli na fakturze imiennej ma znaleźć się numer pesel to należy wpisać go w tym samym polu co imię i nazwisko pod spodem. Pole na nazwę Nabywcy jest wieloliniowe, można w nim nacisnąć klawisz Enter i wydłuży się w dół. Takie rozwiązanie pozwala na dopisanie dodatkowych danych jak pesel.
