Błędy na paragonie fiskalnym – jak należy poprawić?
Paragon fiskalny wystawia sprzedawca po dokonanej sprzedaży. Czasami na wystawianym dokumencie może znaleźć się błąd. Każda pomyłka powinna zostać skorygowana niezwłocznie po jej zauważeniu. Jak należy poprawić błąd na paragonie fiskalnym?
Jeżeli sprzedaż ewidencjonowana jest za pomocą kasy fiskalnej, to nie ma możliwości dokonania poprawek na błędnie wystawionym i wydrukowanym paragonie fiskalnym. Nie można też cofnąć wydruku.
W związku z tym na wypadek błędu przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić dwie dodatkowe ewidencje:
ewidencję zwrotów i reklamacji – ewidencja najczęściej prowadzona jest w formie zeszytu przypisanego do danego przedsiębiorcy. Musi zawierać dane identyfikacyjne podatnika, nazwę i jego numer NIP, numer ewidencyjny kasy fiskalnej, której dotyczą zwroty towarów. Z reguły przedsiębiorcy prowadzą ewidencję oddzielnie dla każdej kasy fiskalnej. Taki dokument powinien zawierać określone dane, takie jak:
numer porządkowy zwrotu
numer paragonu
datę sprzedaży
nazwę towaru lub usługi
datę dokonania zwrotu
wartość brutto zwróconego towaru
kwotę należnego podatku VAT naliczoną od wartości zwróconego towaru
uwagi, jeżeli takie są.
Do każdej pozycji zwrotu należy dołączyć dokument sprzedaży, którym w tym przypadku jest paragon i protokół przyjęcia zwrotu, w którym należy podać nazwę zwróconego towaru, numer paragonu oraz przyczynę zwrotu
ewidencję oczywistych pomyłek – dotyczy podania na paragonie złej ilości towaru, nieprawidłowej ceny itp. Wydrukowany paragon nie może zostać usunięty z pamięci kasy. Przedsiębiorca musi niezwłocznie po zauważeniu błędu:
dokonać korekty oczywistej pomyłki. W tym celu musi wystawić kolejny paragon z poprawnymi danymi. Za oczywistą pomyłkę uważana jest taka, która zostanie od razu zauważona, np. pomyłka w ilości lub w cenie
dokonać ewidencji oczywistej pomyłki, która z reguły prowadzona jest odrębnie dla każdej kasy fiskalnej. Podatnik powinien w niej wskazać między innymi: numer porządkowy, datę wystawienia błędnego paragonu, numer paragonu, błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż z uwzględnieniem wartości sprzedaży brutto i należnym podatkiem VAT, opis okoliczności, w których powstała pomyłka, jak np.: błędna cena lub podanie za małej lub za dużej ilości towaru.
Do ewidencji należy dołączyć oryginał błędnie wystawionego paragonu. W przypadku sprzedaży potwierdzonej paragonem fiskalnym w postaci elektronicznej należy podać numer paragonu i unikatowy numer kasy. Zgodnie z interpretacjami wydawanymi przez organy podatkowe przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć niezamierzoną pomyłkę, którą od razu widać na pierwszy rzut oka przez osobę wystawiającą paragon już po zaewidencjonowaniu transakcji na kasie. Przykładem oczywistej pomyłki może być błędnie wpisana na paragonie cena towaru, jak np.: zamiast 50 zł i 35 groszy podatnik wpisał kwotę 5035 zł lub zamiast 2 sztuk towaru wpisał 5 sztuk.
Błędna stawka w podatku VAT spowodowana pomyłką przy programowaniu kasy
W przypadku zaniżenia podatku na paragonie podatnik musi w deklaracji wykazać prawidłową kwotę podatku, a następnie wpłacić ją do urzędu skarbowego. Różnica w kwocie nie musi być ujęta na kasie fiskalnej. Wystarczy korekta w deklaracji VAT. Przykład: kasa została zaprogramowana tylko na stawkę podatku w wysokości 8%, a nie 23%, dlatego kwota podatku jest zaniżona.
Przepisy nie zawierają wskazania jak należy postąpić w przypadku zawyżenia podatku VAT, dlatego zaleca się, aby podatnik w takiej sytuacji skorzystał z informacji umieszczanych w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Ministerstwo Finansów lub wzorował się na wyrokach publikowanych przez sądy administracyjne. Zgodnie z nimi przedsiębiorca powinien:
wydrukować prawidłowy paragon, przy czym korekta powinna zostać dokonana niezwłocznie po zauważeniu błędu. Podatnik może najpierw wydrukować prawidłowy paragon, a następnie przekazać go klientowi i ująć prawidłowo w ewidencji
rozliczyć podatek na koniec okresu rozliczeniowego, np. w PKPiR – w książce przychodów i rozchodów ujmuje się cały przychód wykazany w okresowym raporcie z kasy fiskalnej. Służy do tego kolumna 7 „Sprzedaż towarów i usług”. Można to zrobić na podstawie raportu dobowego lub miesięcznego pobranego z kasy rejestrującej. Z uwagi na to, że kasa w swojej pamięci przechowuje błędny paragon, to w takiej sytuacji przychód będzie wyższy.
W następnej kolejności podatnik powinien:
w kolumnie 7 wpisać na czerwono lub postawić znak minus przed kwotą z błędnie wystawionego paragonu
w kolumnie 3 „Numer dowodu” wpisać numer pomyłki przepisany z ewidencji
w kolumnie 6 „Opis zdarzenia gospodarczego” wpisać uwagę: „Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej”.
