Wirtualna kasa online to rozwiązanie, którym od 1 czerwca 2020 roku została objęta określona grupa przedsiębiorców. W przyszłości katalog zostanie rozszerzony o kolejne grupy. Kwestie dotyczące wirtualnej kasy online zostały uregulowane w dwóch rozporządzeniach.
Wirtualna kasa online ma stanowić pewnego rodzaju alternatywę dla kas fiskalnych używanych do tej pory przez podatników (kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii lub kasy online). Powodem, dla którego wprowadzona została kasa wirtualna online była chęć zmniejszenia kosztów związanych z wymianą kas na urządzenia online wśród kolejnych grup podatników objętych obowiązkiem wymiany. Z założenia, wirtualna kasa online ma być tańsza w utrzymaniu w porównaniu ze zwykłą kasą online. Dodatkowo wprowadzenie kasy wirtualnej ma ograniczyć szarą strefę. Do urządzenia będzie można dodawać nowe funkcje lub usługi świadczone przez podmioty niezależne.
Wirtualna kasa online - przygotowanie
Pierwszym etapem wprowadzenia kasty wirtualnej online zostali objęci podatnicy między innymi z branży transportowej związanej z zakwaterowaniem i gastronomią. Korzystanie przez nich z kas wirtualnych ma ułatwić pracę przedsiębiorcom oraz poprawić warunki prowadzenia działalności. Kasy wirtualne posiadają funkcję przesyłania danych do systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez szefa KAS za pomocą sieci teleinformatycznej. Takie rozwiązanie pozwala na ciągły, automatyczny i bezpośredni transfer danych pochodzący z kas fiskalnych dotyczący zdarzeń podatkowych, które wystąpiły podczas użytkowania urządzenia do KAS. Przesłane dane są analizowane oraz wykorzystywane podczas ewentualnej kontroli.
Wirtualna kasa online - dla kogo?
W pierwszej kolejności możliwość skorzystania z wirtualnej kasy online uzyskali podatnicy działający między innymi w branży: transportowej oraz związanej z gastronomią i zakwaterowaniem. W par. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności w odniesieniu, do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania zostały wskazane czynności, które umożliwiają stosowanie wirtualnej kasy online.
Rodzaj czynności stosowanych od 1 czerwca 2020 roku i od 1 lipca 2020 roku
Od 1 czerwca 2020 roku
Rodzaj czynności
PKWiU
usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką (wyjątek: przewóz okazjonalny)
niedoprecyzowane
usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą
49.32.12.0
usługi związane z przeprowadzkami, świadczone na rzecz gospodarstw domowych
49.42.11.0
usługi transportu drogowego pasażerskiego:
pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta
rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego
rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego
49.39.35.0 49.39.11.0 49.31.21.0
usługi transportu kolejowego pasażerskiego:
miejskiego i podmiejskiego
międzymiastowego
49.31.10.0 49.10
usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi
49.39.20.0
usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego
50.10.11.0
usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego:
promowego
łodziami wycieczkowymi
pozostałego
50.30.11.0 50.30.13.0 50.30.19.0
usługi transportu lotniczego:
regularnego krajowego pasażerskiego
nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych
51.10.11.0 51.10.12.0
usługi hotelarskie i podobne związane z zakwaterowaniem
55.10
usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania
55.20
usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe
55.30
pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem
55.90
usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych
56.10
pozostałe usługi gastronomiczne
56.29
usługi przygotowywania i podawania napojów
56.30
sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych
niedoprecyzowane
Od 1 lipca 2020 roku
Rodzaj czynności
PKWiU
usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami
50.10.12.0
usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami
50.30.12.0
usługi przygotowywania i dostarczania żywności (catering) dla odbiorców zewnętrznych
56.21
Wirtualna kasa online – wymogi techniczne
Wymagania techniczne związane z kasą wirtualną zostały omówione w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 roku w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz w Rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 roku w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób. W obu rozporządzeniach został szczegółowo omówiony zakres działania wirtualnych kas online, takich jak między innymi: sposób prowadzenia ewidencji przy użyciu kas, sposób rozpoczęcia i zakończenia ich wykorzystywania, szczególne przypadki oraz sposób dokumentowania sprzedaży. Dodatkowe wymagania techniczne zawiera załącznik nr 1 do rozporządzenia. Wirtualna kasa online musi posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar informujące o tym, że spełnia ona wymagane warunki wskazane w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT. Dokument wydawany jest na wniosek producenta. We wniosku powinno być zawarte między innymi: oświadczenie producenta mówiące o tym, ze każda kasa wprowadzana do obrotu będzie posiadała takie same funkcje i oprogramowanie jak kasa wzorcowa poddana badaniom, która otrzymała potwierdzenie zgodnie z art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, a także inne warunki techniczne wymagane przy tego typu kasach.
Wirtualna kasa online – rozpoczęcie pracy
Pracę na kasie wirtualnej można rozpocząć po jej fiskalizacji, której należy dokonać tylko w trybie obsługi kasy kiedy w jej bazie danych brak jest innych informacji, a tylko dostępny jest jej unikatowy numer. Podczas fiskalizacji musi być zapewnione połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą, a Centralnym Repozytorium Kas.
Zobowiązanie do prowadzenia ewidencji
Podatnik korzystający z kasy wirtualnej ma obowiązek prowadzenia dodatkowych ewidencji w przypadku zwrotów i błędów. Ich zakres został określony w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. W przypadku kasy wirtualnej online nie ewidencjonuje się na niej zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów oraz usług. Jeżeli wystąpi oczywista pomyłka, to w takiej sytuacji podatnik musi niezwłocznie dokonać korekty w ewidencji poprzez dokonanie ujęcia w odrębnej ewidencji pomyłek:
błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego)
krótkiego opisu przyczyny oraz okoliczności popełnienia pomyłki i dołączyć do niego paragon fiskalny potwierdzający dokonaną sprzedaż gdzie wystąpiła oczywista pomyłka.
W przypadku zwrotu oraz uznanych reklamacji towarów i usług, za które zwracana jest całość lub część należności z tytułu sprzedaży ujmuje się je w odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji, która powinna zawierać:
datę sprzedaży
nazwę towaru/usługi, która pozwala na jednoznaczną ich identyfikację, ewentualnie opis towaru lub usługi, który będzie rozwinięciem tej nazwy
termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru/usługi
wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto reklamowanego towaru/usługi i wysokość podatku należnego, o ile zostanie zwrócona całość należności za sprzedaż
zwracaną kwotę brutto i odpowiadającą jej wysokość podatku należnego, o ile będzie miał miejsce zwrot części należności z tytułu sprzedaży
dokument będący potwierdzeniem dokonanej sprzedaży
protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru/usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Raport dobowy i miesięczny z kasy
Sprzedaż ewidencjonowana na kasie fiskalnej wymaga od podatnika wygenerowania raportu fiskalnego dziennego, a także okresowego, inaczej rozliczeniowego, czyli miesięcznego. Raport dzienny (dobowy) generuje się po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, jednak nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Jeżeli w tym samym czasie rozliczana jest więcej niż jedna transakcja, to w takiej sytuacji należy najpierw zamknąć wszystkie rozpoczęte transakcje, a dopiero potem wystawić raport fiskalny dzienny. Na każde żądanie użytkownika chęci wygenerowania raportu dobowego w postaci papierowej, kasa powinna umożliwić taką czynność. Raport fiskalny miesięczny lub łączny raport fiskalny miesięczny musi być sporządzony w wersji papierowej po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc do 25 dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Ten rodzaj raportu nie jest możliwy do wydrukowania w wersji elektronicznej.
Paragon w wersji elektronicznej i papierowej
Obowiązkiem sprzedawcy ewidencjonującego sprzedaż na kasie wirtualnej online jest wystawienie i wydanie nabywcy paragonu fiskalnego dokumentującego dokonaną sprzedaż bez jego żądania w momencie dokonywania zakupu, jednak nie później niż w chwili przyjęcia należności i to bez względu na formę płatności. Powyższe nie dotyczy kas umieszczanych w urządzeniach do sprzedaży automatycznej.
Sposób otrzymania całości lub części należności (zapłaty) przed dokonaniem sprzedaży
Co należy zrobić?
w gotówce
wystawić paragon i wydać go, bez żądania nabywcy, z chwilą otrzymania zapłaty
za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem
wystawić paragon i wydać go, bez żądania nabywcy, niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania
Paragon fiskalny może być wystawiony w wersji papierowej lub elektronicznej. Formę wybiera nabywca. Zadaniem podatnika jest zapewnienie czytelnego wydruku paragonu fiskalnego w postaci papierowej. Wersja elektroniczna wymaga czytelnego widoku, który umożliwi nabywcy sprawdzenie, czy sprzedaż została dokonana w prawidłowy sposób. Podatnik zanim zatwierdzi paragon fiskalny w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek, to najpierw powinien w ewidencji zweryfikować poprawność wystawianego dokumentu. Przez paragon fiskalny w formie elektronicznej należy rozumieć dokument mający postać elektroniczną, który został wystawiony z użyciem kasy online i jego zawartość jest zgodna z paragonem fiskalnym w wersji papierowej, który jest przesyłany do nabywcy za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony.
Wirtualna kasa online ma zapewnić ewidencję dokonywanej sprzedaży, która za każdy raz będzie kończyła się wystawieniem paragonu fiskalnego przez:
zatwierdzenie paragonu fiskalnego i jego natychmiastowy wydruk lub jeżeli są takie możliwości techniczne przesłanie go od razu do nabywcy w postaci elektronicznej i zapisanie go w bazie danych kasy
wprowadzenie kolejnych pozycji na paragonie i jednocześnie stworzenie postaci elektronicznej dokumentu zawierającą daną pozycję zapisaną w bazie danych kasy uniemożliwiając usunięcie tej pozycji bez możliwości jej jednoczesnego wydruku.
Oświadczenie złożone przez pracowników i podatnika
Przedsiębiorca ma obowiązek zapoznać pracownika prowadzącego w jego firmie ewidencję z zasadami jej prowadzenia oraz zasadami wystawiania i wydawania paragonów fiskalnych, a także z konsekwencjami jakie grożą za nieprzestrzeganie zasad. Musi to zrobić jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji. Natomiast pracownik powinien przed rozpoczęciem jej prowadzenia złożyć oświadczenie, że zapoznał się z informacją o zasadach ewidencji. Wzór oświadczenia zawiera załącznik nr 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Dokumentacja fiskalna – okres przechowywania
Dokumenty fiskalne powinny być przechowywane przez okres wymagany przepisami ustawy o rachunkowości i ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest też zapewnienie odpowiedniego dostępu do przechowywanych dokumentów zgodnie z określonymi warunkami. Podatnicy prowadzący rejestry sprzedaży na kasach fiskalnych mają obowiązek przechowywania kopii dokumentów fiskalnych przez okres 5 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym upływa okres podatkowy, czyli okres przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty na podstawie, których została wypełniona deklaracja podatkowa PIT za 2015 rok należy przechowywać do końca 2020 roku.
