Audyt księgowy - czym jest i jak się obydwa?

Audyt księgowy to proces kontroli prowadzony przez niezależnych ekspertów, zwanych audytorami. Mogą to być specjaliści zatrudnieni wewnętrznie w firmie lub zewnętrzne podmioty audytorskie. W przypadku obowiązkowego audytu finansowego przepisy ustawy o rachunkowości precyzują, że badanie sprawozdań finansowych musi przeprowadzić niezależna firma audytorska, zatrudniająca biegłych rewidentów posiadających odpowiednie uprawnienia.

Audyt księgowy – na czym polega?

Audyt księgowy to kompleksowa i szczegółowa kontrola ksiąg oraz procedur rachunkowych, realizowana zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Jego głównym celem jest ocena dokumentacji finansowej i kondycji finansowej firmy. Proces ten obejmuje wiele działań, w tym:

• analizę wiarygodności i wypłacalności,
• badanie ksiąg rachunkowych,
• kontrolę sprawozdań finansowych,
• weryfikację obszarów związanych z kadrami i płacami,
• grupowanie i redefinicję operacji gospodarczych,
• wycenę aktywów i pasywów.

Oprócz tego, firmy audytowe często oferują dodatkowe usługi, takie jak doradztwo finansowe, wsparcie w zakresie rachunkowości i kontroli finansowej, a także organizowanie szkoleń.

Kto musi przeprowadzić audyt księgowy?

Obowiązek audytu księgowego spoczywa na podmiotach określonych w ustawie o rachunkowości, w tym:

• bankach, oddziałach banków zagranicznych, zakładach ubezpieczeń i reasekuracji,
• spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych,
• instytucjach finansowych działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi lub funduszach inwestycyjnych,
• funduszach emerytalnych,
• krajowych instytucjach płatniczych oraz instytucjach pieniądza elektronicznego,
• spółkach akcyjnych (z wyjątkiem spółek w organizacji).

Audyt jest również obowiązkowy dla innych jednostek, jeśli w poprzednim roku obrotowym spełniły co najmniej dwa z trzech poniższych kryteriów:

• średnioroczne zatrudnienie wynosiło minimum 50 osób,
• suma aktywów bilansu na koniec roku przekroczyła równowartość 2,5 mln euro,
• przychody netto ze sprzedaży i operacji finansowych przekroczyły równowartość 5 mln euro.

Dane brane pod uwagę pochodzą zawsze z zakończonego roku obrotowego.

Kiedy należy przeprowadzić audyt księgowy?

Audyt powinien zostać przeprowadzony w terminie umożliwiającym zatwierdzenie sprawozdania finansowego w ustawowym czasie – do 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Dla firm, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza to termin do 30 czerwca. Następnie zatwierdzone sprawozdanie należy złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni.

Warto pamiętać, że profesjonalny audyt wymaga czasu, dlatego nie należy zwlekać z przekazaniem dokumentacji biegłemu rewidentowi.

Jakie korzyści daje audyt księgowy?

Audyt księgowy niesie wiele korzyści, takich jak:

• weryfikacja dokumentacji i uzupełnienie braków,
• poprawa wizerunku firmy jako rzetelnego i godnego zaufania partnera,
• usprawnienie procedur finansowych, co pomaga w lepszym planowaniu wydatków,
• eliminacja błędów w rozliczeniach,
• zapewnienie zgodności działań z obowiązującym prawem.

Regularny audyt wspiera zarówno stabilność finansową, jak i reputację firmy, co przekłada się na zaufanie klientów i partnerów biznesowych.

Jakie dokumenty należy złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)?

Jeśli audyt finansowy jest obowiązkowy, do rocznego sprawozdania finansowego przesyłanego do KRS należy dołączyć opinię biegłego rewidenta. Taki wymóg wynika zarówno z ustawy o rachunkowości, jak i z art. 40 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Warto jednak pamiętać, że raport biegłego rewidenta z audytu finansowego nie jest wymagany w KRS. Dokument ten nie został wskazany jako obligatoryjny w przepisach ustawy o rachunkowości ani w ustawie o KRS.

Harmonogram prac – dlaczego czas ma znaczenie?

Proces sporządzania sprawozdania finansowego jest czasochłonny i według przepisów powinien zakończyć się w ciągu 3 miesięcy od końca roku obrotowego. Dodatkowo, na profesjonalny audyt ksiąg rachunkowych również potrzeba odpowiedniego czasu. Warto więc nie zwlekać z przekazaniem dokumentów biegłemu rewidentowi, zwłaszcza że wiele firm działa w tym samym terminie.

Kto może zlecić audyt finansowy?

Zlecenie przeprowadzenia audytu finansowego leży w gestii organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe, chyba że statut, umowa jednostki lub inne przepisy prawa wskazują inaczej. Warto pamiętać, że:

• kierownik jednostki nie ma uprawnień do samodzielnego zlecania obowiązkowego audytu,
• umowa na badanie sprawozdania finansowego musi być zawarta na minimum 2 lata, z możliwością przedłużenia na kolejne dwuletnie okresy.

Czy można rozwiązać umowę z audytorem?

Rozwiązanie umowy z audytorem jest możliwe tylko wtedy, gdy wystąpią uzasadnione podstawy. Ustawa o rachunkowości wskazuje przykłady takich sytuacji, choć lista ta nie jest zamknięta.

Jednocześnie różnice zdań pomiędzy audytorem a zlecającym badanie – np. dotyczące stosowania zasad rachunkowości lub standardów badania – nie stanowią uzasadnienia do rozwiązania umowy.

Profesjonalny audyt finansowy wymaga współpracy i przestrzegania określonych zasad, które mają na celu zapewnienie rzetelności badania oraz wiarygodności sprawozdań finansowych.

Kilka słów podsumowania

Audyt finansowy to kluczowy element weryfikacji rzetelności sprawozdań finansowych, przeprowadzany w określonych terminach, aby umożliwić ich zatwierdzenie i złożenie w rejestrze sądowym. Proces ten wymaga staranności zarówno przy przygotowaniu dokumentacji, jak i podczas samego badania.

Zlecenie audytu leży w kompetencji organu zatwierdzającego sprawozdanie, a jego realizacja musi odbywać się na podstawie umowy zawartej na minimum dwa lata. Rozwiązanie tej umowy możliwe jest tylko w wyjątkowych przypadkach określonych przez przepisy. Przeprowadzenie audytu w odpowiednim terminie oraz współpraca z biegłym rewidentem pozwalają zapewnić zgodność z przepisami, poprawić procesy księgowe i zwiększyć wiarygodność jednostki wobec interesariuszy.

Data publikacji: 2024-11-24, autor: FakturaXL