Obecnie coraz częściej wystawiane są paragony w formie elektronicznej, które sprzedawcy przesyłają na adres e-mail klienta lub do specjalnej aplikacji zainstalowanej na jego telefonie. Tradycyjne paragony papierowe zostają zastąpione e-paragonami zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Finansów.
E-paragon, czyli elektroniczny dokument fiskalny, wystawiany zamiast tradycyjnego paragonu w formie papierowej. Dokument po wystawieniu przesyłany jest do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Uważany jest za taki sam dowód co paragon papierowy, ale bez konieczności jego drukowania. E-paragon może być wystawiony zawsze wtedy, kiedy trzeba wystawić paragon fiskalny i sprzedawca uzyskał zgodę nabywcy na jego wystawienie.
z kas fiskalnych w postaci oprogramowania (kasy wirtualne).
Paragon elektroniczny musi zawierać takie same dane jak dokument papierowy. Sposób wydania e-paragonu powinien być uzgodniony z klientem. Podatnik może przekazać nabywcy e-paragon za pośrednictwem:
wiadomości SMS
e-maila
w aplikacji mobilnej wyposażonej w odpowiednie funkcje.
Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT
podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży: w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Ministerstwo Finansów udostępniło podatnikom możliwość wysyłania e-paragonów za pomocą systemu HUB Paragonowy. W ten sposób można przesłać dokument, jeżeli kasa fiskalna posiada funkcję e-paragonu, a klient ma w telefonie zainstalowaną aplikację. Przykładem takiej aplikacji jest aplikacja e-paragony Ministerstwa Finansów. Klient po zainstalowaniu jej na telefonie otrzymuje identyfikator, czyli numer KID służący do łączenia urządzenia nabywcy z e-paragonem. Numer KID zapisywany jest za pomocą kodu kreskowego. Podczas robienia zakupów i dokonanej zapłacie oraz wyrażeniu zgody na otrzymanie paragonu elektronicznego nabywca pokazuje sprzedawcy numer KID, który sprzedawca musi zeskanować za pomocą czytnika. Następnie paragon zostaje wysłany do HUB Paragonowego. Wystarczy kilka sekund i e-paragon jest gotowy do pobrania z systemu za pomocą aplikacji klienta. E-paragony przechowywane są w HUB Paragonowy przez okres 30 dni. Po upływie tego terminu nie będzie można już go pobrać.
E-paragon – w jaki sposób nabywca może wyrazić zgodę na jego wystawienie?
Sposób w jaki nabywca wyrazi zgodę na wystawienie e-paragonu może mieć dowolną formę. Ważne, aby wynikała z niego jednoznacznie chęć wystawienia.
Zgoda na wystawienie e-paragonu może być wyrażona:
w regulaminie sprzedaży – regulamin sprzedaży musi zawierać informację o możliwości otrzymania e-paragonu, a także o możliwości zmiany udzielonej zgody
w chwili dokonywania zakupów – podczas zakupów nabywca powinien wyrazić zgodę, przykładowo przez wybranie opcji „e-paragon” na kasie rejestrującej
za pośrednictwem strony internetowej – zgoda udzielana przez wypełniony formularz
za pośrednictwem aplikacji – zgoda udzielana przez wypełniony formularz.
E-paragon – dane, które powinny się na nim znaleźć
Na e-paragonie muszą znaleźć się takie same dane jak na paragonie fiskalnym. Jak wskazuje par. 25 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących e-paragon powinien zawierać niżej wymienione dane:
imię i nazwisko lub nazwa podatnika
adres punktu sprzedaży lub w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika
numer NIP podatnika
numer kolejny wydruku
data, godzina i minuta sprzedaży
oznaczenie „PARAGON FISKALNY”
nazwa towaru lub usługi pozwalająca na jednoznaczną ich identyfikację
cena jednostkowa towaru lub usługi
ilość i wartość sumaryczna sprzedaży towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku
wartość opustów, obniżek lub narzutów, jeżeli takie występują
wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku wg poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów
wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym
łączna wysokość podatku
łączna wartość sprzedaży brutto
kolejny numer paragonu fiskalnego
numer kasy i oznaczenie kasjera, jeżeli występuje więcej niż jedno stanowisko kasowe
numer NIP nabywcy, jeżeli zgłosi takie żądanie
logo fiskalne i numer unikatowy kasy.
E-paragony – czynności i grupy podatników, które mogą je wystawiać
Par. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania znajduje się katalog podmiotów, które mogą korzystać z kas wirtualnych. Wymieniono w nim podatników prowadzących działalność między innymi w zakresie:
usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką
usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0)
usług związanych z przeprowadzkami świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0)
usług transportu
usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10)
usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10)
usług przygotowywania i dostarczania żywności (catering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21)
pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29)
sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych
dostaw towarów i świadczenia usług przez ochotnicze straże pożarne w rozumieniu ustawy o ochotniczych strażach pożarnych.
Oznacza to, że tylko niektóre grupy podatników, które świadczą określone usługi mają prawo do korzystania z kas wirtualnych i wystawiania e-paragonów. Od 29 września 2021 roku e-paragony można wystawiać także za pomocą kas online.
E-paragon – okres przechowywania
Zgodnie z przepisami przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać dokumenty księgowe, również paragony przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku. Jeżeli chodzi o kasy wirtualne lub kasy online, to przedsiębiorcy ich używający nie muszą przechowywać paragonów fiskalnych, ponieważ dokumenty wygenerowane na tych kasach są od razu przesyłane do Krajowej Administracji Skarbowej i dostępne są dla kontrolujących organów podatkowych w Centralnym Repozytorium Kas.
E-paragon – korzyści
Wystawianie e-paragonów ma wiele zalet i to dla obu stron transakcji: dla nabywcy i sprzedawcy.
Zalety dla sprzedawcy:
oszczędność kosztów – e-paragony nie muszą być drukowane. Przedsiębiorca może zaoszczędzić na zakupie papieru i tuszu do drukarki
możliwość analizowania sprzedaży – e-paragony pomagają w analizie sprzedaży, co może przełożyć się na podejmowanie decyzji biznesowych
możliwość integracji z systemami księgowymi – e-paragony mogą być zintegrowane z systemami księgowymi dzięki czemu łatwiejsza jest ich ewidencja i rozliczanie.
Zalety dla nabywcy
oszczędność kosztów – e-paragonów nie trzeba drukować, dzięki czemu chronione jest środowisko
łatwy dostęp – e-paragony można przeglądać w każdym momencie i z dowolnego miejsca
możliwość przechowywania w chmurze – e-paragony mogą być przechowywane w chmurze, dzięki czemu są bardziej bezpieczne i dostęp do nich możliwy jest z każdego miejsca
łatwiejszy dostęp do paragonów w przypadku zwrotów i reklamacji – e-paragony mogą być wykorzystywane w przypadku zwrotów lub reklamacji zakupionych towarów i usług. Dostęp do nich jest łatwiejszy, nie trzeba martwić się o ich zniszczenie.
