W art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców można przeczytać o formach płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą:
Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy: 1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz 2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Wyżej wymieniony przepis wskazuje, że jeżeli stronami transakcji są przedsiębiorcy, to obowiązuje ich limit płatności gotówkowych w wysokości 15 000 zł. Limit dotyczy kwoty z całej transakcji. Jeżeli więc płatność ma być uregulowana za pomocą rat lub w formie zaliczek, to sposób płatności powinien zależeć od wysokości łącznej sumy transakcji, czyli kwoty brutto. Wynika z tego, że jeżeli łączna kwota transakcji jest wyższa od 15 000 zł, to płatności nie można dokonać w gotówce. Powyższe nie dotyczy transakcji pomiędzy przedsiębiorcą, a osobą fizyczną. Limit ma zastosowanie również w przypadku transakcji: przedsiębiorca krajowy, a zagraniczny. Jeżeli kwota na fakturze została wykazana w obcej walucie, to należy ją przeliczyć wg średniego kursu danej waluty ogłaszanego przez NBP w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień dokonania transakcji.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca w 2020 roku zakupił na raty komputer, który kosztował: • 18 000 zł netto + 4 140 zł VAT = 22 140 zł brutto.
Otrzymaną fakturę zaksięgował w dacie wystawienia. Połowę rat zamierza zapłacić gotówką (11 070 zł), a pozostałą połowę przelewem. Czy wydatek będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Odpowiedź: Transakcja przekracza kwotę 15 000 zł, dlatego część zapłacona gotówką nie może być kosztem podatkowym. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca zobowiązany jest do regulowania zobowiązań wobec innych przedsiębiorców za pomocą przelewu z rachunku bankowego. Art. 2 pkt 25 ustawyo usługach płatniczych zawiera zapis charakteryzujący rachunek płatniczy:
przez rachunek płatniczy rozumie się także rachunek bankowy oraz rachunek członka spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, jeżeli rachunki te służą do wykonywania transakcji płatniczych.
Należy dodać, że zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa Finansów płatności, które są wykonywane za pomocą instrumentów płatniczych związanych z rachunkami takie jak np.: karty płatnicze, płatności PayPal, PayU można wykorzystać do regulowania zobowiązań. Płatności gotówką mogą być wykonywane jedynie jeżeli przedsiębiorca nie przekroczy limitu płatności w wysokości 15 000 zł. Dodatkowo podatnik musi pamiętać o tym, że limit 15 000 zł dotyczy także mechanizmu podzielonej płatności oraz płatności wykonywanych na rachunek znajdujący się na białej liście podatników.
Limit płatności gotówką, a inne metody płatności
W obrocie gospodarczym istnieją różne sposoby zapłaty za zobowiązania. Oprócz przelewu bankowego dostępna jest np.: kompensata, netting, czy umowa barterowa. Wśród niektórych przedsiębiorców formy te budzą wątpliwości, dlatego w sprawie wypowiedziało się Ministerstwo Finansów wyjaśniając kwestie z tym związane odwołując się do art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Wskazano w nim, że sposobem regulowania zobowiązań jest zapłata, co oznacza, że wymienione inne formy regulowania zobowiązań jak: kompensata, netting lub wymiana barterowa nie są objęte przepisami. W przypadku kiedy przedsiębiorca ureguluje zobowiązanie o kwocie wyższej niż 15 000 zł za pomocą kompensaty, nettingu lub barteru, to będzie mógł zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych.
PRZYKŁAD 2 Firma A ma zobowiązanie wobec firmy B na kwotę 38 000 zł. Zobowiązanie firmy B wobec firmy A wynosi również 38 000 zł. Firmy podpisały między sobą umowę kompensaty w dniu 20 stycznia 2021 roku. W tym samym dniu wygasły wierzytelności, które ich dotyczyły. Zobowiązania zostały uregulowane, a na podstawie zawartej umowy pomiędzy przedsiębiorcami nie obowiązuje ich limit płatności gotówką, ponieważ zobowiązania zostały uregulowane za pomocą kompensaty.
Przekroczenie limitu płatności gotówką
W 2017 roku został zmieniony limit płatności gotówką, a razem z nim konsekwencje jakie grożą za niezastosowanie się do nowych przepisów. Zgodnie z art. 22p ust. 2 ustawy o PIT przedsiębiorca, który zaliczy do kosztów firmowych wydatek o wartości przewyższającej 15 000 zł, który zostanie opłacony gotówką będzie miał obowiązek:
zmniejszać koszty uzyskania przychodów a jeżeli nie będzie miał takiej możliwości, to będzie zobowiązany do:
zwiększenia przychodów
w miesiącu, w którym została dokonana płatność bez użycia rachunku płatniczego.
W tym przypadku zastosowanie ma również sytuacja kiedy faktura powyżej wartości 15 000 zł została tylko w połowie opłacona gotówką.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca w styczniu 2021 roku zakupił samochód osobowy o wartości 35 000 zł, który wprowadził do ewidencji środków trwałych, ponieważ spełniał wymogi przewidziane dla środka trwałego. Płatność uregulował gotówką we wskazanym terminie płatności. Odpisy amortyzacyjne nie mogą stanowić dla przedsiębiorcy kosztów uzyskania przychodu, ponieważ płatność została uregulowana gotówką i tym samym został przekroczony limit dla płatności gotówkowych.
PRZYKŁAD 4 Przedsiębiorca na początku roku zakupił towary o wartości 17 000 zł. Część należności za towary uregulował w kwocie 5 000 zł. Przelewem bankowym wpłacił resztę kwoty, czyli 12 000 zł. Czy przedsiębiorca może zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych, w związku z tym, że gotówką zapłacił jedynie 5 000 zł? Odpowiedź: W powyższym przypadku przedsiębiorca zobowiązany jest do pomniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę opłaconą za pomocą gotówki. Może też powiększyć przychody o daną kwotę. Powyższe wynika z faktu, że wartość transakcji przekroczyła kwotę 15 000 zł i dlatego przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów jedynie kwotę 12 000 zł.
