Jak założyć żłobek?

Założenie żłobka odbywa się w następujących krokach:

rejestracja działalności żłobka – żłobek może być prowadzony w każdej formie działalności (z wyjątkiem spółki partnerskiej). Forma opodatkowania również może być dowolna, z zastrzeżeniem karty podatkowej. W trakcie rejestracji trzeba wskazać kod PKD 88.91.Z. Właściciel żłobka ma prawo skorzystać ze zwolnienia z VAT, na czym zyskają przede wszystkim rodzice wysyłający dzieci do prywatnej placówki, gdyż opłata za uczęszczanie pociechy do placówki będzie niższa,
wniosek do Komendanta Powiatowej Straży Pożarnej – wniosek, który jest jednym z wymogów założenie żłobka, polega na wydaniu opinii w trybie art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 2011 roku o piece nad dziećmi w wieku do lat 3 poświęconych konieczności spełnienia przez lokal/pomieszczenie/budynek przepisów pożarowych, a także wymagań wyznaczonych w 1 ust. 1 / § 1 ust. 2-5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 lipca 2014 r. w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych,
wybór lokalu na placówkę – żłobek musi być zgodny z wymogami ustawy. To jedyny sposób, żeby otrzymać pozytywną opinię wydaną przez Inspektora Sanitarnego. Brak opinii uniemożliwia otwarcie placówki,
zatrudnienie kadry pracowniczej – każdy z opiekunów pracujących w żłobku musi mieć wymagane wykształcenie oraz doświadczenie, gdyż bierze na siebie odpowiedzialność za malutkie dzieci. Ten krok jest szczególnie istotny, gdyż przekłada się na bezpieczeństwo dzieci, zadowolenie rodziców i renomę placówki,
wpisanie działalności do rejestru żłobków – w celu sfinalizowania wszystkich formalności trzeba wprowadzić placówkę do rejestru żłobków oraz klubów dziecięcych udostępniany przez urzędy miasta, oraz gminy,
oprocowanie regulaminu organizacyjnego oraz statutu.

Jakie wymogi trzeba spełnić, żeby założyć żłobek?

Decydując się na założenie żłobka, trzeba spełnić wszystkie wymogi formalne, czyli:

w żłobku przebywają dzieci, które ukończyły 20 tydzień życia,
w jednym lokalu może być maksymalnie 30 dzieci,
sanepid musi wyrazić zgodę na założenie żłobka,
maksymalny czas opieki nie może przekroczyć 10 godzin na dzień, a dzieci muszą otrzymać odpowiednie pożywienie.

Każdy zainteresowany założeniem żłobka zdaje sobie sprawę z tego, że lokal, w którym przebywają dzieci, musi spełniać szereg wymogów. Wymogi są uwarunkowane przepisami ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2016 r. poz. 157, z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 lipca 2014 r.w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych, jakie musi spełniać lokal, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy (Dz. U. z 2014 r. poz. 925 oraz z 2017 r. poz. 2379).

Obowiązują następujące wymogi:

minimalna dopuszczalna wysokość pomieszczeń to 2,5 metra,
minimalna powierzchnia na 3 – 5 dzieci musi przekraczać 16 m2,
ustawodawca wymaga pokrycia ścian, właściwego osłonięcia instalacji elektrycznej, oznakowania leżaków oraz pościeli i jednocześnie wyposażenia żłobka w miski ustępowe,
wszystkie zabawki występujące w żłobku muszą być zgodne z wyznaczonymi normami.

Warunki lokalowe są weryfikowane przez Inspektora sanitarnego, wybranego ze względu na powiat, w którym zostanie otwarta placówka dla dzieci. To inspektor odpowiada za wyznaczenie liczby dzieci, która może zostać przyjęta do danego miejsca. W ocenie warunków ważna jest także opinia wydana przez wójta, burmistrza albo prezydenta miasta.

Kto może zasilić kadrę opiekuńczą w żłobku?

Dyrektor żłobka musi spełniać następujące wymagania:

co najmniej 3-letnie doświadczenie w pracy z dziećmi,
wykształcenie wyższe (jeżeli dyrektor ma średnie wykształcenie, wymagane jest 5-letnie doświadczenie w pracy z dziećmi).

Wymagania opiekunów w żłobku:

w żłobku mogą pracować osoby, które mają następujące kwalifikacje: pielęgniarka, położna, opiekunka dziecięca, nauczyciel wychowania przedszkolnego, nauczyciel edukacji wczesnoszkolnej lub pedagog opiekuńczo-wychowawczy, pedagog społeczno-wychowawczy, pedagog wczesnej edukacji, terapeuta pedagogiczny,
osoby, które ukończyły studia lub studia podyplomowe na kierunku, lub specjalności: wczesne wspomaganie rozwoju, wspomaganie rozwoju dzieci w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej w żłobkach i przedszkolach, edukacja prorozwojowa, pedagogika małego dziecka, psychologia dziecięca, psychologia wspierania rozwoju i kształcenia lub psychologia wychowawcza,
osoby, które ukończyły (mniej niż 2 lata przed rozpoczęciem pracy) szkolenia z udzielania dziecku pierwszej pomocy i które mają udokumentowane minimum wykształcenie wyższe na dowolnym kierunku, którego program jest poświęcony tematyce związanej z opieką nad małym dzieckiem albo jego rozwojem, a do tego odbyły 80-godzinne szkolenie, które pozwoliło na uzyskanie dodatkowych informacji,
osoby, które odbyły (maksymalnie 2 lata przed rozpoczęciem pracy) szkolenie z udzielania dziecku pierwszej pomocy i które mają wykształcenie średnie bądź średnie branżowe i minimum roczne doświadczenie w pracy z dziećmi w wieku do lat 3 lub, a przy tym dwa pierwsze kryteria zostały przez nich dopełnione, a do tego, zanim zaczęły pracować w żłobku albo klubie dziecięcym przeszły co najmniej 280-godzinne szkolenie, gdzie minimum 80 godzin stanowiły zajęcia praktyczne, w których dana osoba zajmowała się dzieckiem pod nadzorem doświadczonego opiekuna.

Opiekunowie zatrudnieni w żłobku muszą przestrzegać następujących zasad:

starannie opiekować się dziećmi,
posiadać pełną władzę rodzicielską (władza rodzicielska nie mogła zostać ograniczona ani zawieszona),
jeżeli sąd zatwierdził obowiązek alimentacyjny opiekuna albo jest on nałożony z tytułu wykonawczego, opiekun musi realizować świadczenia,
nie mogą widnieć w bazie danych Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym,
opiekun nie może mieć wyroku prawomocnego za przestępstwa umyślne (właściciel żłobka w trakcie procesu rekrutacyjnego wymaga dostarczenia zaświadczenia o niekaralności, które musi być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed rozpoczęciem świadczenia usług w żłobku bądź klubie dziecięcym).

Ile pracowników jest zatrudnionych w żłobku?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami w żłobku na 8 dzieci musi być zatrudniony 1 opiekun. Z zastrzeżeniem, że jeżeli w grupie jest chociaż jedno dziecko niepełnosprawne albo jeden podopiecznych ma mniej niż 1 rok, opiekun może mieć pod sobą maksymalnie 5 dzieci.

Ile kosztuje prowadzenie żłobka?

Jeden z podstawowych kosztów związanych ze żłobkiem to czynsz za lokal, w którym prowadzona jest placówka. Ogromnym wydatkiem jest przystosowanie żłobka do wymogów i okresowe remonty mające na celu zapewnienie wysokiego standardu. Kolejny wydatek to wynagrodzenie opiekunów.
Koszt otwarcia i prowadzenia żłobka jest spory, dlatego wielu właścicieli zastanawia się, jaką kwotę będą płacić rodzice, którzy oddają swoje dziecko do placówki. Nie można wskazać jednej opłaty dla wszystkich żłobków, gdyż cena zależy w dużej mierze od miejsca, gdzie jest prowadzony.

Trzeba wziąć pod uwagę ilość placówek w okolicy. Jeżeli najbliższy żłobek znajduje się kilkanaście kilometrów dalej, szansa na powodzenie jest spora. Warto też sprawdzić ceny w pobliskich żłobkach i użyć ich jako wyznaczników.

Czy na żłobek można uzyskać dofinansowanie?

Państwo wspiera otwarcie żłobka i warto o tym wiedzieć jeszcze przed ustaleniem cen dla rodziców. Największą popularnością ciszy się program Maluch+, ale to nie jedyna opcja, z której można skorzystać.

Ceny za opiekę w poszczególnych żłobkach znacząco różnią się między sobą, a kwota waha się od 200 do nawet 1700 zł za miesiąc. Cena jest uwarunkowana regionem, standardem, a także poziomem dofinansowania, jaki otrzymuje placówka.

Korzyści z dofinansowania unijnego do prowadzenia żłobka odczuwa zarówno właściciel, jak i rodzice. Aby uzyskać dodatkowe informacje w sprawie finansowania, wystarczy odwiedzić stronę internetową fundusze europejskie.gov.pl. To dobry moment na aplikację, gdyż nabór każdego roku prowadzony jest zazwyczaj od kwietnia do czerwca.

W jakiej formie można prowadzić żłobek albo klub dziecięcy?

Dostępne są różne formy prowadzenia żłobka. Najczęściej wybieranym rodzajem jest jednoosobowa działalność gospodarcza, która wymaga zarejestrowania w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Drugim rozwiązaniem jest działalność w formie spółki osobowej albo kapitałowej, które z kolei dokonują rejestracji w KRS.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Jeżeli żłobek ma być prowadzony w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, rejestracji dokonuje się w urzędzie miasta albo gminy. Placówka ma tylko jednego właściciela, ale nie ma żadnych przeciwwskazań do zatrudniania pracowników. Nie ma obowiązku posiadania kapitału założycielskiego, nie trzeba też prowadzić pełnej księgowości, co jest sporą korzyścią. W przypadku małych przedsiębiorstw można prowadzić księgowość uproszczoną, aż do momentu, kiedy obroty w firmie nie osiągną limitu w kwocie 2 000 000 euro (obliczonego na podstawie kursu na pierwszy dzień roboczy października wcześniejszego roku podatkowego).

Przy jednoosobowej działalności gospodarczej nie ma żadnych przeciwwskazań do korzystania z ulg oraz dotacji. Dostępna jest Ulgi na start i preferencyjne składki ZUS w pierwszych 24 miesiącach, liczonych od momentu zarejestrowania działalności.

Spółka cywilna

Spółka cywilna to bardzo charakterystyczny rodzaj działalności gospodarczej – nie ma osobowości prawnej ani zdolności prawnej. W trakcie funkcjonowania właściciel musi przestrzegać przepisów Kodeksu cywilnego. To doskonałe rozwiązanie dla małych, rodzinnych firm.

Spółkę zakładają minimum 2 osoby fizyczne, ale działalność nie zostaje rejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wymagany jest wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wspólnicy biorą na siebie odpowiedzialność i odpowiadają za spółkę własnym majątkiem. W celu rejestracji nie trzeba mieć kapitału.

Spółdzielnia socjalna

Do założenia spółdzielni socjalnej potrzeba 5 osób fizycznych. Do grupy zaliczamy osoby bezrobotne, osoby niepełnosprawne, a także osoby wyszczególnione w ustawie o zatrudnieniu socjalny. Spółdzielnię zakładają także minimum 2 osoby prawne, do których zaliczają się organizacje pozarządowe, jednostki samorządu terytorialnego albo kościelne osoby prawne.

Aby żłobek mógł zostać zarejestrowany jako spółdzielnia socjalna, trzeba spełniać następujące wymogi:

uzyskać status spółdzielni,
odbyć zebranie założycielskie razem z przyjęciem statusu oraz wyborem organów statusowych,
zarejestrować działalności w Krajowym Rejestrze Sądowym,
otrzymać numer REGON,
zarejestrować działalność w Urzędzie Skarbowym oraz uzyskać numer NIP,
zarejestrować firmę w ZUS,
założyć rachunek bankowy, który posłuży do wpłacania środków pochodzących z funduszu założycielskiego oraz wpisowego, a także udziałów poszczególnych członków spółdzielni.

Powiatowe Urzędy Pracy mają budżet przeznaczony do zakładania spółdzielni albo przyłączenie się do istniejącej. Zarówno dotacje, jak i doradztwo ściśle związane z zagadnieniami prawnymi, generowaniem strategii oraz biznesplanu spółdzielni, oraz podstawy marketingu i promocji to inicjatywa Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej.

W jakiej formie warto opodatkować żłobek oraz klub dziecięcy?

Każdy przedsiębiorca w trakcie rejestrowania działalności gospodarczej musi wybrać formę opodatkowania, tak jest i w przypadku żłobków oraz klubów dziecięcych. Ustawodawca zabrania stosowania karty podatkowej, stąd warto poznać korzyści innych rozwiązań.

Opodatkowanie na zasadach ogólnych

Opodatkowanie na zasadach ogólnych to podstawowa forma opodatkowania generowanych dochodów. Jeżeli dochody nie przekraczają 120 000 zł, właściciel reguluje podatek w wysokości 12%. Po przekroczeniu tej kwoty, od nadwyżki reguluje się podatek w wysokości 32%.

Opodatkowanie na zasadach ogólnych pozwala na korzystanie ze wszystkich ulg podatkowych, gdzie największą korzyścią jest kwota wolna od podatku, która w 2023 roku wynosi 30 000 zł.

Ewidencja żłobka oraz klubu dziecięcego jest prowadzona w formie księgi przychodów i rozchodów.

Opodatkowanie podatkiem liniowym

W podatku liniowym przedsiębiorca cały czas stosuje tę samą stawkę, bez względu na osiągane przychody. Jest równa 19%. Aby skorzystać z tej formy, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego musi zostać doręczone pisemne oświadczenie o wyborze podatku liniowego. Termin na składanie oświadczeń mija 20 stycznia roku kalendarzowego.

Jeżeli firma jest rejestrowana w ciągu roku, oświadczenie składa się na jeden dzień przed rozpoczęciem działalności.

Przedsiębiorca, który wybrał podatek liniowy, nie może rozliczać się wspólnie z małżonkiem ani korzystać z ulg podatkowych.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest dostępny dla każdej działalności, pod warunkiem że roczny dochód nie jest większy od 2 000 000 euro. Wysokość podatku jest uwarunkowana osiąganymi przychodami, ale ustawodawca zabrania odliczania kosztów uzyskania przychodu od opodatkowania.

Stawka ryczałtu jest równa 8,5%, liczonej od przychodów ze świadczenia usług.

Żłobek albo klub dziecięcy a VAT

Ustawa z dnia 4 lutego 2011 roku o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 wskazuje, że zarówno żłobki, jak i kluby dziecięce mają prawo korzystać ze zwolnienia z VAT. Opiekę nad dzieckiem sprawuje dzienny opiekun albo niania. Dzieci uczęszczające do żłobka powinny mieć ukończone 20 tydzień życia, a dzieci w klubie powinny mieć skończony 1 rok życia.

Zwolnienia z VAT, z którego można korzystać w trakcie prowadzenia żłobka, jest uwarunkowane art. 43 ust. 1 pkt 24 ustawy o VAT.

Jednocześnie przedsiębiorca nie musi korzystać z kas rejestrujących do ewidencjonowania przychodów (na mocy rozporządzenia).

Składki ZUS a prowadzenie żłobka albo klubu dziecięcego

Zgłoszenie działalności gospodarczej odbywa się z wykorzystaniem druku CEIDG-1. Aby uprościć wszystkie formalności, rejestracja może zostać połączona z wysłaniem zaświadczenia do ZUS-u o zgłoszeniu do ubezpieczenia, co zdecydowanie uprości wszystkie działania. Jeżeli przedsiębiorca nie wypełni i nie dołączy do zgłoszenia załącznika, ma obowiązek złożenia osobistej wizyty w ZUS-ie w celu zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnych. Formalności muszą zostać wykonane w terminie 7 dni, liczonych od momentu zarejestrowania działalności.

Zgłoszenie do składek odbywa się z wykorzystaniem dwóch dokumentów:

ZUS ZUA dla przedsiębiorców, którzy podlegają zarówno ubezpieczeniu społecznemu, jak i zdrowotnemu,
ZUS ZZA dla przedsiębiorców, którzy polegają jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu (ubezpieczenie społeczne jest regulowane z pracy na etacie albo innej działalności gospodarczej.

Żaden przedsiębiorca nie może zostać zmuszony do regulowania ubezpieczenia chorobowego, gdyż jest dobrowolne. Jeżeli dostarczy do urzędu odpowiedni wniosek (ZUS ZUA), urząd wykona wszystkie niezbędne czynności rejestrujące.

Ulga na start to jedna z form wsparcia, oferowana przez ustawodawcę. Przedsiębiorca, który zaczyna własną działalność przez 6 miesięcy, liczonych od dnia zarejestrowania firmy, nie musi opłacać składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe).

Ulga jest dedykowana po spełnieniu konkretnych wymogów, a mianowicie:

przedsiębiorca jest osobą fizyczną (jednoosobowa działalność gospodarcza lub wspólnik spółki cywilnej),
działalność jest prowadzona po raz pierwszy albo kontynuowana, pod warunkiem że od poprzedniego razu minęło minimum 60 miesięcy, liczonych od dnia jej ostatniego zawieszenia albo zakończenia,
nie wykonuje działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym albo we wcześniejszym roku kalendarzowym pracował na etacie, albo wykonywał czynności odpowiadające charakterowi prowadzonej przez niego działalności,
nie jest ubezpieczany w KRUS.

Po spełnieniu wszystkich wymogów przedsiębiorca musi dostarczyć do ZUS-u w terminie 7 dni zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego z wykorzystaniem formularza ZZA.

Preferencyjne składki ZUS to kolejna forma wsparcia oferowana dla przedsiębiorców, którym skończyła się Ulga na start. Preferencyjne składki są regulowane przez 24 pełne miesiące. Wartość składek jest uwarunkowana kwotą przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Podstawa wysokości składek w przypadku składek społecznych na zasadach preferencyjnych jest równa 30% minimalnego wynagrodzenia ustalonego na dany rok.

Pozostałe formalności związane z założeniem żłobka albo klubu dziecięcego

Przedsiębiorca prowadzący żłobek może korzystać z rachunku firmowego albo prywatnego. Ustawodawca nie narzuca wyboru. Zgodnie z zasadami rachunek bankowy musi być używany we wszystkich transakcjach, których wartość jest większa od 15 000 zł (bez względu na liczbę transakcji), a także stroną transakcji jest kontrahent.

Właściciel żłobka ma obowiązek założyć oddzielny rachunek bankowy dla firmy w sytuacji, kiedy zostanie podany na białej liści podatników, a także w przypadku, kiedy płatności uzyskiwane przez nabywców są objęte obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.

Lokal, który jest przeznaczony do prowadzenia żłobka, jest dedykowany dla 25 dzieci, musi być zlokalizowany na parterze budynku, który powstał z elementów nierozprzestrzeniających ogrania, a do tego ma minimum 2 wyjścia na zewnątrz, gdzie jedno z nich to drzwi wejściowe, a drugie drzwi albo okno. Kolejne wymogi dotyczące lokum odnoszą się to konieczności zastosowania trudnozapalnych wykładzin podłogowych oraz innych stałych elementów wyposażenia, a także wystroju wnętrz. Ustawodawca wymaga wyposażenia żłobka w gaśnicę proszkową ABC, której zawartość musi przekroczyć 4 kg środka gaśniczego.
Powierzchnia pomieszczenia, która posłuży do zbiorowego pobytu na 3 do maksymalnie 5 dzieci nie może mieć mniej niż 16 m2. Jeżeli dzieci jest więcej niż 5, powierzchnia zwiększa się na każde następne dziecko, z zastrzeżeniem, że każde następne dzieci musi zająć co najmniej 2 m2 w przypadku, gdy czas pobytu dziecka jest krótszy od 5 godzin dziennie albo 2,5 m2, gdy czas pobytu dziecka przekracza 5 godzin dziennie.

Ważna jest także wysokość pomieszczeń. Minimalna wysokość jest równa 2,5 metra. Trzeba również zadbać o wymaganą temperaturę, która nie może spaść poniżej 20 stopni C.

W placówce muszą występować apteczki, a w nich wymagane środki opatrunkowe.

Lokal musi spełniać następujące wymagania techniczno-budowlane:

minimum 50% powierzchni okien musi się otwierać,
zastosowane oświetlenie mieści się w parametrach zgodnych z Polską Normą PN-EN 12464-1:2004,
przeznaczono miejsce do przechowywania odzieży wierzchniej,
dostęp do pomieszczenia, w którym znajduje się miska ustępowania oraz pozostałe urządzenia sanitarne z ciepłą bieżącą woda. Wymagana jest umywalka, brodzik wyposażony w natrysk i inne urządzenia pozwalające zadbać o higienę osobistą dzieci,
stanowisko dedykowane do przewijania dzieci,
miejsce do gromadzenia sprzętu, a także środków pozwalających na zachowanie czystości, do którego dzieci nie mają dostępu.

RODO w żłobku

W każdym żłobku przetwarzane są dane osobowe.
Oznacza to, że wśród obowiązków kierownictwa żłobka i odpowiedzialności związanej z RODO można wskazać:

przetwarzanie danych osobowych zgodnie z podstawowymi zasadami wyznaczonymi w rozporządzeniu RODO (artykuł 6),
pełnienie obowiązków zgodnie z prawami osób, których dotyczą dane osobowe,
zadbanie o zapewnienie wymaganego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych,
wskazanie Inspektora ochrony danych – gdy zgodnie z art. 37 ust. 1 rozporządzenia taki jest obowiązek.

Jak reklamować żłobek?

Istnieje wiele sposób na reklamę firmy, a wśród nich ulotki i plakaty. Oczywiście należy je umieścić we właściwych miejscach, czyli w niewielkiej odległości od placów zabaw, na słupach i tablicach ogłoszeń w mieszkaniach, szczególnie na nowych osiedlach. Warto skorzystać także z potęgi Internetu, reklamować się na portalach, koniecznie prowadzić stronę internetową i zyskiwać jak najwięcej przychylnych opinii użytkowników. Dobrym pomysłem jest również prowadzenie bloga.

Data publikacji: 2023-05-10, autor: FakturaXL

Jak założyć żłobek?

Kto ma prawo prowadzić żłobek?