Przedsiębiorcy każdego miesiąca mają obowiązek przekazywania deklaracji i innych dokumentów do Urzędu Skarbowego oraz ZUS-u. Do najważniejszych deklaracji i raportów wysyłanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych należą: ZUS DRA, ZUS RSA oraz ZUS RCA.
Rodzaje dokumentów rozliczeniowych przekazywanych do ZUS-u
Przedsiębiorcy w zależności od okoliczności zobowiązani są do składania w ZUS-ie następujących dokumentów rozliczeniowych:
deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA Przedsiębiorca jako płatnik zobowiązany jest do rozliczania składek ubezpieczeniowych ZUS za siebie, za osoby współpracujące oraz za pracowników za pomocą miesięcznej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Formularz służy do wykazywania rozliczonych składek oraz wypłaconych świadczeń. Obowiązek wypełnienia i złożenia deklaracji został nałożony na przedsiębiorców opłacających pełen ZUS oraz korzystających z niżej wymienionych ulg: o ulga na start o Mały ZUS Plus o obniżone składki ZUS
deklaracji imiennych: ZUS RCA oraz ZUS RSA Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników oprócz deklaracji ZUS DRA zobowiązany jest do złożenia za każdą ubezpieczoną osobę raportów: ZUS RCA oraz ZUS RSA, które są:
ZUS RCA – imienny raport miesięczny informujący o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. Służy do rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne lub wypłaconych świadczeń za poszczególnych pracowników
ZUS RSA – imienny raport miesięczny, który wskazuje na wypłacone świadczenia i wskazuje przerwy w opłacaniu składek za pracowników.
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i niezatrudniający pracowników składa tylko samą deklarację rozliczeniową ZUS DRA.
Przedsiębiorca powinien złożyć pierwszą deklarację ZUS zaraz w kolejnym miesiącu po zarejestrowaniu firmy. W tym samym czasie powinien opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Deklarację rozliczeniową ZUS DRA składa się za okres, który zależy od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku:
rejestracji firmy pierwszego dnia miesiąca – deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA powinna zostać złożona za dany miesiąc, a następnie składa się ją za każdy kolejny miesiąc
rozpoczęcia prowadzenia działalności w trakcie miesiąca – pierwsza deklaracja ZUS DRA powinna zostać złożona za niepełny okres rozliczeniowy, a następna za kolejny pełny miesiąc
wznowienia działalności w trakcie miesiąca – pierwsza deklaracja ZUS DRA powinna zostać złożona za niepełny okres rozliczeniowy, a następna za kolejny pełny miesiąc.
Dokumenty rozliczeniowe oraz płatności składek przekazywane są do ZUS-u w trzech terminach:
do 5 dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe zakładów budżetowych
do 15 dnia następnego miesiąca – płatnicy składek mający osobowość prawną
do 20 dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy składek.
W powyższych terminach przekazywane i opłacane są składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Emerytur Pomostowych oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Jeżeli termin zapłaty składki przypada w niedzielę, święto lub w inny wolny dzień, to termin zapłaty przesuwa się na pierwszy dzień roboczy przypadający po tym dniu. Każda zapłata składki po wymaganym terminie wymaga wpłaty razem z odsetkami za zwłokę.
Składanie dokumentów rozliczeniowych – jak często należy składać?
Zgodnie z podstawową zasadą deklaracje ZUS DRA oraz raporty imienne ZUS RCA, a także ZUS RSA składają w każdym miesiącu:
przedsiębiorcy opłacający składki na własne ubezpieczenia lub osoby współpracujące z przedsiębiorcą
przedsiębiorcy korzystający z ulg w opłacaniu składek
przedsiębiorcy, którzy wznowili lub zawiesili działalność gospodarczą.
Niektóre osoby począwszy od 2022 roku zostały zwolnione z obowiązku składania dokumentów: ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA w każdym miesiącu. Zwolnieniem objęci zostali:
duchowni
osoby składające dokumenty za nianię
osoby podlegające dobrowolnie pod ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Obowiązek przechowywania dokumentów
Płatnik składek ma obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas zależny od ich rodzaju.
dokumenty zgłoszeniowe, jak ZUS ZZA, ZUS ZUA przechowuje się przez okres 5 lat. Dotyczy to zgłoszeń w formie elektronicznej oraz papierowej podpisanych własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej
dokumenty rozliczeniowe, jak: ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA kopie powyższych dokumentów oraz korekty tych dokumentów przechowuje się:
przez 5 lat licząc od dnia przekazania ich do ZUS
przez 10 lat licząc od dnia przekazania ich do ZUS – termin obowiązywał dla dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS-u do końca 2011 roku
Obecnie kopie dokumentów mogą być przechowywane w formie pisemnej lub elektronicznej zależnie od sposobu ich przekazania do ZUS-u.
Sposoby przesyłania dokumentów do ZUS
Sposób przekazywania dokumentów rozliczeniowych i raportów imiennych do ZUS zależy od ilości osób, za które płatnik rozlicza składki:
rozliczanie składek za 5 lub mniej osób – dokumenty można przekazywać zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym dokumenty papierowe można składać bezpośrednio w placówce ZUS, przez pełnomocnika lub można je wysłać pocztą
rozliczanie składek za więcej niż 5 osób – dokumenty przekazuje się wyłącznie w formie elektronicznej. Wysyłka w formie papierowej lub za pomocą informatycznych nośników danych, takich jak np. płyta CD pochodzących z aktualnej wersji programu Płatnik bądź innego oprogramowania interfejsu możliwa jest jedynie za zgodą dyrektora oddziału ZUS właściwego dla płatnika i tylko w wyjątkowych sytuacjach.
Formularze w formie elektronicznej można wysłać za pomocą programu Płatnik. Dokumenty muszą zostać podpisane podpisem kwalifikowanym lub za pomocą aplikacji e-Płatnik pod warunkiem posiadania konta na PUE ZUS i zatrudniania pracowników w ilości do 100 osób. Aplikacja e-Płatnik wymaga posiadania Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego za pomocą, których można podpisywać dokumenty.
Błąd w deklaracji – jak należy go poprawić?
W przypadku popełnienia błędu w deklaracji rozliczeniowej lub w raportach imiennych, płatnik zobowiązany jest do sporządzenia oraz przekazania do ZUS-u korygujących dokumentów rozliczeniowych w wymaganych terminach:
w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości zarówno przez ZUS jak i samego siebie
w terminie nie późniejszym niż 7 dni licząc od daty uprawomocnienia się decyzji – korekta danych wynika ze stwierdzenia przez przedsiębiorcę nieprawidłowości w drodze decyzji
w terminie nie późniejszym niż 30 dni liczonych od dnia otrzymania protokołu z kontroli - korekta danych wynika z nieprawidłowości wykrytych przez ZUS podczas kontroli.
Na kompletne dokumenty rozliczeniowe korygujące składają się:
imienne raporty miesięczne korygujące – dotyczą jedynie ubezpieczonych, za których powinna zostać złożona korekta
deklaracje rozliczeniowe korygujące – rozliczenie za wszystkich ubezpieczonych, za których płatnik miał obowiązek dokonać rozliczenia składek i świadczeń za dany miesiąc.
Korygujące dokumenty rozliczeniowe – przekazywanie do ZUS-u
Imienny raport korygujący oznacza się w polu 01 „Identyfikator raportu”. Taki sam numer powinna posiadać deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której dołącza się raport. Korektę deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za dany miesiąc sporządza się poprzez przekazanie do ZUS-u nowej, poprawnie wypełnionej deklaracji DRA w formie korekty. W przypadku imiennych raportów miesięcznych, jeżeli korekta dotyczy danych z deklaracji ZUS DRA, to płatnik nie musi ponownie składać tych raportów. W tej sytuacji wystarczy sama korekta deklaracji ZUS DRA. Korekta raportów imiennych dokonywana jest tylko za tych pracowników, których dotyczy. Jedynie w deklaracji DRA należy uwzględnić rozliczenie wszystkich pracowników za dany miesiąc.
Inne obowiązki płatnika wobec zatrudnionych pracowników
Przedsiębiorca zatrudniający pracowników jako płatnik składek ma określone obowiązki wobec ubezpieczanych pracowników. Przede wszystkim ma obowiązek przekazywania pracownikom:
raportu rocznego o naliczonych składkach za dany rok – do 28 lutego następnego roku
miesięcznej informacji o naliczonych składkach pobranych z raportów imiennych – na żądanie pracownika.
Czym jest informacja ZUS IWA?
ZUS IWA jest informacją zawierającą dane potrzebne do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe za poprzedni rok kalendarzowy. Taką informację zobowiązani są przekazywać do ZUS-u płatnicy składek opłacający składki na ubezpieczenie wypadkowe. Powyższym obowiązkiem objęci są płatnicy składek, którzy:
przez wszystkie miesiące ubiegłego roku opłacali składki na ubezpieczenie wypadkowe przynajmniej za jedną osobę co oznacza, że przez cały poprzedni rok i przynajmniej przez jeden dzień stycznia bieżącego roku byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe
w poprzednim roku zgłosili do ubezpieczenia wypadkowego średnio w miesiącu przynajmniej 10 osób, w tym siebie
na dzień 31 grudnia poprzedniego roku ujęci byli w rejestrze REGON.
Obowiązkiem składania informacji ZUS IWA nie są objęci płatnicy składek w przypadku, których ani jedna osoba, za którą opłacają składki ZUS nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu chociaż przez jeden miesiąc poprzedniego roku. Zgłoszenia informacyjne ZUS IWA muszą być przechowywane przez okres 10 lat licząc od daty przekazania ich do ZUS w formie papierowej lub elektronicznej.
Praca w szczególnych warunkach – zgłoszenie pracownika
W przypadku zatrudniania pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, przedsiębiorca ma obowiązek zgłoszenia takiego pracownika do ZUS-u na formularzu ZUS ZSWA. Druk powinien zostać przekazany w terminie do 31 marca danego roku kalendarzowego za rok poprzedni w formie, w której przesyłane są inne dokumenty rozliczeniowe ZUS, czyli w papierowej lub elektronicznej. Formularz ZUS ZSWA i ewentualne korekty, które zostaną do niego wystawione należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od dnia ich przekazania do ZUS w formie papierowej lub elektronicznej.
ZUS DRA w programie FakturaXL
Oprogramowanie Faktura XL pozwala na generowanie i wysyłkę deklaracji ZUS DRA bezpośrednio z programu do ZUS.
Deklaracja ZUS-DRA jest generowana na podstawie informacji z Rozliczeń ZUS, które znajdują się w dziale Raporty. Należy sprawdzić poprawność danych przed jej wysłaniem!
Jak wysłać deklarację do ZUS?
Opcja 1: Wysyłka bezpośrednio z programu FakturaXL.
