Terminy
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, który zwykle pokrywa się z zakończeniem roku obrotowego. Dla większości NGO oznacza to konieczność przygotowania i podpisania dokumentu do końca marca. Zatwierdzenie sprawozdania powinno nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli zwykle do końca czerwca. Następnie, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, należy je przesłać do KAS lub KRS.
Nie ma jednoznacznej daty, do kiedy można poprawić sprawozdanie finansowe – zależy to od daty jego sporządzenia i zatwierdzenia. Przykładowo, jeśli organizacja sporządzi sprawozdanie w styczniu i zatwierdzi je do końca miesiąca, ewentualne poprawki musiałyby zostać dokonane przed tym zatwierdzeniem.
Podczas elektronicznego podpisywania sprawozdania automatycznie generowana jest data podpisu, co uniemożliwia antydatowanie dokumentu.
Jeśli błąd zostanie wykryty po sporządzeniu, ale przed zatwierdzeniem sprawozdania, można go jeszcze poprawić. Na przykład, gdy komisja rewizyjna w kwietniu wykryje błąd w sprawozdaniu sporządzonym w marcu, zarząd może przygotować nowe sprawozdanie z datą majową. Choć data ta będzie późniejsza niż przewidziany termin (31 marca), warto zachować pierwotną wersję jako dowód, że sprawozdanie zostało sporządzone terminowo. W przypadku wątpliwości administracji skarbowej można wówczas wykazać, że późniejsza data wynikała z konieczności dokonania poprawek, co jest zgodne z przepisami.Korekty w bieżących księgach
Jeżeli błąd dotyczy lat poprzednich, po zatwierdzeniu sprawozdania korekty powinny być wprowadzone w bieżących księgach. Takie poprawki ujmuje się w bilansie, m.in. w kapitale własnym, jako „zysk (strata) z lat ubiegłych”, a informację o dokonanych korektach należy zamieścić w dodatkowych notach do sprawozdania.Błędy w księgach rachunkowych popełnione w poprzednich latach obrotowych
Zgodnie z Krajowym Standardem Rachunkowości nr 7 (KSR 7), błędy w sprawozdaniach finansowych poprzednich lat to pominięcia lub nieprawidłowości, które powodują istotne zniekształcenie danych. Oznacza to, że takie sprawozdania nie przedstawiają rzetelnie sytuacji finansowej i majątkowej jednostki. Warto podkreślić, że błędy te mogą wynikać z niewłaściwego uwzględnienia dostępnych informacji lub ich całkowitego pominięcia.
Najczęstszymi przyczynami błędów są:- błędy rachunkowe – niewłaściwe zastosowanie zasad rachunkowości, błędne przyporządkowanie przychodów i kosztów do okresów, których dotyczą,
- niedokładności – pomyłki arytmetyczne lub oszustwa,
- niewłaściwa dokumentacja – księgowanie na podstawie niekompletnych lub błędnych dokumentów.
Zamknięcie roku obrotowego a zatwierdzenie sprawozdania
Jednostki gospodarcze zamykają swoje księgi rachunkowe po zakończeniu roku obrotowego, który zazwyczaj odpowiada rokowi kalendarzowemu. Zgodnie z art. 53 ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez organ zatwierdzający, najpóźniej 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Procedury te są niezbędne do sporządzenia rzetelnego sprawozdania, ale nie zawsze gwarantują jego bezbłędność. W razie wykrycia błędów, kluczowe jest ich prawidłowe skorygowanie.Korekta błędów w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym
Błędy w księgach rachunkowych mogą skutkować zniekształceniem obrazu finansowego przedsiębiorstwa. Korekta błędów, które zostały wykryte po zatwierdzeniu sprawozdania, wymaga określenia ich istotności. Istotność oznacza, że błąd, pojedynczo lub łącznie z innymi, może wpłynąć na decyzje gospodarcze podejmowane na podstawie tego sprawozdania.
Zasady korygowania błędów w księgach rachunkowych określa art. 54 ustawy o rachunkowości. Jeżeli błąd zostanie wykryty w bieżącym roku, ale dotyczy lat poprzednich, korekta powinna być dokonana w księgach roku obrotowego, w którym błąd został wykryty. Korektę należy odnosić na kapitał własny i wykazywać jako "zysk (strata) z lat ubiegłych". Dzięki temu nie dochodzi do zniekształcenia wyniku finansowego bieżącego roku.Jak przeprowadzić korektę błędów?
Proces korekty wymaga dokładnej analizy. Ważne jest ustalenie, czy błąd jest istotny. W przypadku istotnych błędów sprawozdanie finansowe za poprzednie lata powinno być uznane za nierzetelne, co wymaga retrospektywnej korekty danych. Zasady te szczegółowo reguluje KSR 7, który wymaga, aby w przypadku istotnych błędów korekta była ujmowana w księgach bieżącego roku, a zmiany powinny być odpowiednio odzwierciedlone w sprawozdaniach finansowych.
Jeśli błędy uznane są za nieistotne, wpływają one bezpośrednio na wynik bieżącego roku. W zależności od charakteru błędu, jego korekta może odnosić się do zysku lub straty netto lub innych pozycji kapitałowych.Przekształcenie danych porównawczych
W przypadku korekty istotnych błędów, przedsiębiorstwo powinno przekształcić retrospektywnie dane porównawcze w sprawozdaniu finansowym. Oznacza to, że błędy z poprzednich lat muszą być uwzględnione w taki sposób, aby poprawione dane odzwierciedlały rzeczywisty stan przedsiębiorstwa.
Jeżeli retrospektywne przekształcenie danych jest niemożliwe z przyczyn praktycznych, jednostka może odstąpić od tego obowiązku, ale powinna to wyraźnie zaznaczyć w sprawozdaniu finansowym.Wnioski
Korekta sprawozdania finansowego to skomplikowany proces, wymagający precyzyjnej analizy i zgodności z przepisami prawa. Kluczowe jest odpowiednie zrozumienie istotności błędów oraz stosowanie się do wytycznych zawartych w ustawie o rachunkowości i Krajowych Standardach Rachunkowości. Prawidłowo przeprowadzona korekta zapewnia rzetelność danych i pozwala na zachowanie zaufania do przedsiębiorstwa.
To, czy możliwe jest poprawienie sprawozdania finansowego, zależy od momentu, w którym zostały zidentyfikowane błędy. Zgodnie z art. 54 ustawy o rachunkowości, poprawki można wprowadzać przed zatwierdzeniem sprawozdania. Po jego zatwierdzeniu nie ma już takiej możliwości – wykryte błędy muszą zostać uwzględnione w księgach rachunkowych roku, w którym je zauważono. Oznacza to, że np. błąd w sprawozdaniu za 2023 r., sporządzonym w 2024 r., powinien być skorygowany w księgach z 2024 r.
Wysłanie sprawozdania finansowego następuje po jego zatwierdzeniu, co wyklucza możliwość późniejszych poprawek. Jest to znacząca różnica w porównaniu do deklaracji podatkowej CIT-8, gdzie istnieje możliwość złożenia korekty już wysłanego dokumentu.
Data publikacji: 2024-11-03, autor: FakturaXL
