Duża część pracodawców dba, aby kwalifikacje zawodowe pracowników, współpracowników, a także ich samych były na jak najwyższym poziomie. W tym celu starają się zapewnić im oraz sobie udział w różnych szkoleniach podnoszących umiejętności oraz wiedzę. Większość pracodawców ma świadomość potrzeb pracownika jakie mogą wynikać z rozwoju technologii i zmian rynkowych, dlatego inwestuje środki finansowe w szkolenia rozwijające umiejętności i poszerzające wiedzę pracowników, współpracowników, a także własną potrzebę. Wydatki poniesione na szkolenia firmowe mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Jak to zrobić o tym poniżej.
Zgodnie z przepisami ustawy o PIT i CIT za koszt uzyskania przychodu uważa się wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatek musi być odpowiednio udokumentowany i koniecznie musi istnieć bezpośredni lub pośredni związek z osiąganymi przychodami. Oznacza to, że koszty poniesione przez pracodawcę na edukację i szkolenia pracowników muszą być właściwie udokumentowane oraz muszą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tylko takie wydatki będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w firmie.
Zgodnie z przepisami pracodawca może przyznać dodatkowe świadczenia pracownikowi, który uczestniczy w szkoleniach podnoszących jego kwalifikacje zawodowe. Przykładem takich świadczeń mogą być np. wydatki poniesione na zakup podręczników, czy koszt dojazdu. Art. 103(3) Kodeksu pracy mówi o dodatkowych świadczeniach dla pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe
Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.
Według przepisów Kodeksu pracy przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych należy rozumieć zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy przez pracownika, które mogą odbywać się za zgodą pracodawcy lub z jego inicjatywy. Jednocześnie należy zaznaczyć, że kierunek kształcenia nie powinien znacząco odbiegać od czynności i obowiązków pracownika w firmie. Najczęściej szkolenia organizowane są dla grup handlowców i dotyczą sprzedaży, a także komunikacji. Innym przykładem mogą być szkolenia językowe dla menedżerów lub innych pracowników odpowiedzialnych za kontakty bądź promocję poza granicami kraju.
Podsumowując, wydatek musi być zawsze związany z wykonywaną pracą, ponieważ tylko taki może bez problemu stanowić koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to nie tylko pracowników, ale i współpracowników oraz przedsiębiorców. W przypadku tych ostatnich najczęściej wybierane są szkolenia z zakresu zarządzania, finansów itp.
Zapłata za szkolenie przez pracodawcę – czy stanowi przychód dla pracownika?
Jak stanowi art. 12 ust. 1 ustawy o PIT do przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy zalicza się wszelkie wypłaty pieniężne, a także wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty. Nie ma tu znaczenia źródło finansowania wypłat i świadczeń. W szczególności są to:
wynagrodzenia zasadnicze
wynagrodzenia za godziny nadliczbowe
różne dodatki
nagrody
ekwiwalenty za niewykorzystany urlop
świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika
inne kwoty niezależnie od tego czy ich wysokość została z góry ustalona
wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Z kolei ust. 2 wymienionego przepisu mówi, że wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom, o których mowa jest w odrębnych przepisach ustala się na podstawie przeciętnych cen jakie stosowane są w stosunku do innych odbiorców pod warunkiem, że przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi będące w zakresie działalności prowadzonej przez pracodawcę.
Jeżeli przedsiębiorca ponosi koszt szkolenia pracownika, to czy taki wydatek jest dla niego przychodem z nieodpłatnych świadczeń wynikających ze stosunku pracy? W przypadku, kiedy pracodawca finansuje pracownikowi różne rodzaje świadczeń, dzięki którym zapewnia mu bezpieczne warunki pracy, a także umożliwia prawidłowe wykonywanie pracy, to takie wydatki wydają się być bardziej korzystne dla pracodawcy i głównie leżą w jego interesie. Pracownik co prawda korzysta z tych świadczeń, ale w jego przypadku nie można mówić o jakichkolwiek korzyściach, które miałyby wpływ na jego życie poza firmą. W związku z tym takie wydatki nie stanowią dla niego dochodu podlegającego opodatkowaniu, dlatego po stronie pracownika nie powstaje przychód chociaż uczestniczenie w szkoleniach zawodowych ma pozytywny wpływ na wykonywanie przez niego pracy. Podsumowując, szkolenia zawodowe dla pracownika opłacone przez pracodawcę, których celem jest prawidłowe wykonywanie obowiązków służbowych nie są dla pracownika przychodem.
Zapłata za szkolenie, a przychód pracownika w świetle obowiązujących przepisów
Zgodnie z art. 103(3) Kodeksu pracy pracownik, który podnosi swoje kwalifikacje zawodowe za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy może otrzymać od pracodawcy dodatkowe świadczenia w postaci zapłaty za kurs lub dokształcanie, za przejazdy, podręczniki oraz nocleg. Wszystkie prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika w związku z podnoszeniem kwalifikacji powinny zostać umieszczone w umowie pisemnej pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą.
Z kolei art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT wskazuje, że z podatku dochodowego zwolniona jest wartość świadczeń przyznanych pracownikowi na podstawie odrębnych przepisów, a ponoszonych przez pracodawcę z wyłączeniem wynagrodzeń jakie pracownik otrzymał za okres zwolnienia z całego lub części dnia, w którym pracownik powinien być w pracy, a także za czas urlopu szkoleniowego. W przepisie brak jest zapisu mówiącego o spełnieniu określonych warunków przez organizatora szkolenia. Dla pracodawcy wydatki poniesione na szkolenia pracowników zaliczają się do kosztów pracowniczych, które powinien ująć w kosztach uzyskania przychodów w działalności gospodarczej.
Zapłata za szkolenie współpracownika – interpretacje organów podatkowych
Jeszcze do niedawna organy podatkowe kwestionowały odliczenie kosztów szkolenia za współpracowników. Obecnie sądy administracyjne uważają, że w niektórych przypadkach przedsiębiorca może dokonać odliczenia kosztów poniesionych na dokształcanie współpracowników. Jeżeli np. przedsiębiorca organizuje wyjazd na szkolenie za granicą kraju dla najlepszych partnerów, to może uznać za koszty uzyskania przychodu wydatki poniesione na transport, zakwaterowanie oraz samo szkolenie. Celem zorganizowanego szkolenia powinno być zwiększenie sprzedaży, a tym samym przychodów firmy. Przedsiębiorca musi zadbać o właściwe udokumentowanie oraz udowodnienie celu i charakteru szkolenia, tak aby wszystko było zgodne z przepisami.
Koszty szkoleń – kiedy nie mogą zostać ujęte w kosztach firmy?
Jeżeli wyjazd szkoleniowy będzie miał charakter turystyczny lub rozrywkowy, a nie będzie służył szkoleniu, co głównie będzie wynikało z tematyki przeprowadzanych szkoleń, to zaliczenie kosztów szkoleń do kosztów uzyskania przychodu może zostać zakwestionowane przez organy podatkowe. Urząd skarbowy może uznać taki koszt za wydatek osobisty niekwalifikujący się do odliczenia. Ma to zastosowanie do wszystkich grup, czyli do pracowników, współpracowników jak i samego przedsiębiorcy. Nie można odliczyć również wydatków poniesionych jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej. W tej sytuacji należy traktować je jako wydatki osobiste, nawet jeżeli będą służyły edukacji początkujących przedsiębiorców.
Jak ująć koszty szkolenia pracowników w księgach rachunkowych?
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości wydatki, jakie pracodawca ponosi w związku z opłacaniem szkoleń dla pracowników zaliczają się do kosztów działalności o charakterze operacyjnym. Wykazuje się je w księgach rachunkowych zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami, czyli koszty przyporządkowuje się do dotyczących je okresów. W związku z powyższym należy ujmować je w księgach rachunkowych następująco:
wartość zobowiązania jaka wynika z faktury ujmuje się po stronie:
Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”
obciążenie kosztów wartością szkolenia ujmuje się po stronie:
Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (analityk: „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”)
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
W przypadku, kiedy rozliczenie kosztów szkolenia przebiega na przełomie dwóch lat obrotowych, to taki wydatek należy rozliczyć w czasie. Zastosowanie mają tutaj czynne rozliczenia kosztów międzyokresowych co oznacza, że czynne rozliczenia kosztów międzyokresowych powinny być dokonywane wtedy, kiedy będą dotyczyły przyszłych okresów sprawozdawczych. Tak stanowi art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z kolei na podstawie art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowościodpisy czynnych i biernych rozliczeń kosztów międzyokresowych mogą nastąpić zgodnie z upływem czasu lub wielkości świadczeń.
Księgowanie kosztów szkolenia pracowników sfinansowanych przez pracodawcę rozliczanych w czasie – przykład
Faktura zapłaty za koszty szkolenia pracownika:
Wn konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”
Przeniesienie kosztów szkolenia do okresu sprawozdawczego, którego dotyczą:
Wn konto 55 „Koszty zarządu”
Ma konto 64-0 „czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
Podsumowanie
Wydatki poniesione przez pracodawcę na szkolenia pracowników, współpracowników, a także samego przedsiębiorcy mogą zostać rozliczone w kosztach uzyskania przychodu po spełnieniu określonych warunków, a w szczególności udokumentowania ich związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Każdy wydatek na edukację powinien zostać poddany dokładnej analizie.
