Podatnicy dokonujący sprzedaży towarów mają obowiązek prowadzić gospodarkę magazynową, zwłaszcza dotyczy to przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o księgi handlowe. Powinność ta nie zawsze wynika bezpośrednio z przepisów, ale wiąże się z obowiązkiem dokonywania remanentu, który regulowany jest przepisami, co w praktyce oznacza, że firma powinna prowadzić magazyn.
jest podstawowym dokumentem magazynowym wystawianym w przedsiębiorstwach prowadzących gospodarkę magazynową służącym do dokumentowania rozchodów towarów i materiałów. Wystawia się je w momencie wydania towaru lub materiału z magazynu na zewnątrz, np. dla kontrahenta. Do dokumentu WZ należy sporządzić fakturę lub inny dokument sprzedaży w nieprzekraczalnym terminie 7 dni. Do już wystawionej faktury nie jest wymagane wypełnianie dokumentu WZ.
W gospodarce magazynowej funkcjonują jeszcze inne dokumenty:
W zasadzie firmy, które prowadzą KPiR nie mają obowiązku prowadzenia magazynu. Jednak w praktyce jest to przydatne rozwiązanie, zwłaszcza w przedsiębiorstwach, w których przechowywane są dobra materialne. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przeprowadzania remanentu nawet jeżeli nie sprzedaje żadnych towarów lub ma do dyspozycji niewielką ich ilość. Z tego powodu duża część firm decyduje się na korzystanie z programu obsługującego gospodarkę magazynową.
Wydanie Zewnętrzne – znaczenie
Dokumenty WZ wystawiane są przeważnie przez kierownika magazynu lub przedstawiciela handlowego, a następnie sporządzane są do nich faktury, które wysyła się do Klienta. Wydanie Zewnętrzne nie jest dokumentem księgowym, dlatego na jego podstawie nie można zaksięgować materiałów lub towarów otrzymanych od dostawcy. Dopiero posiadanie faktury daje taką możliwość. Wyjątkiem jest sytuacja kiedy odbiorca dokona obrotu otrzymanym towarem wcześniej zanim będzie miał fakturę. W takim przypadku dokument WZ może zostać zaksięgowany w KPiR.
Wydanie Zewnętrzne – elementy
Decyzję o prowadzeniu gospodarki magazynowej i sposobie w jaki ma się ona odbywać podejmuje kierownik lub właściciel firmy. Sam dokument WZ musi mieć formę zgodną z przepisami, dlatego powinien zawierać następujące elementy:
kolejny numer
datę wystawienia
datę wydania towaru/materiału
oznaczenie towaru/materiału
cenę jednostkową
ilość wydanego towaru/materiału
dane odbiorcy i wystawcy
podpis osoby upoważnionej do wystawienia WZ.
Są to podstawowe elementy jakie muszą znaleźć się na wuzetce. Oprócz nich można umieścić na niej również dodatkowe informacje, takie jak:
informacja o numerze zamówienia klienta
numer zamówienia wygenerowany w wewnętrznym systemie informatycznym (numer kontraktu, data produkcji towaru, sposób pakowania, sumaryczna waga towarów netto i brutto, certyfikaty, atesty itp.).
Rodzaj informacji dodatkowych umieszcza się w zależności od specyfiki dostarczanego towaru jak również zgodnie z ustaleniami zawartymi między kontrahentami. Generalna zasada jest taka, że im więcej informacji na WZ, to tym lepiej. Wydanie Zewnętrzne musi być prawidłowo i bezbłędnie wypełnione. Ma to ogromne znaczenie, ponieważ każdy błąd może mieć wpływ na kolejne dokumenty, również dowody księgowe. Prawidłowo wypełniony dokument WZ rzutuje na prawidłowość dostaw, ale ma też znaczenie podczas ewentualnych kontroli.
