Bilet miesięczny w kosztach firmy

Jednym z celów prowadzenia działalności gospodarczej jest uzyskiwanie przychodów. W celu ich powiększenia przedsiębiorcy lub zatrudnieni przez nich pracownicy wybierają się w podróż służbową korzystając z różnych środków transportu. Czy wykupiony bilet miesięczny może stanowić koszt uzyskania przychodu? Jeżeli tak, to w jaki sposób należy zaksięgować taki bilet?

Zakup biletu miesięcznego 

Przedsiębiorcy lub pracownicy wybierają się w podróż służbową nie tylko do innego miasta czy państwa, ale również spotykają się z klientami lub kontrahentami w tym samym mieście, w którym mieszkają, prowadzą działalność i gdzie znajduje się siedziba ich firmy. Ostatnio coraz bardziej popularne staje się podróżowanie po mieście komunikacją miejską. Powodem są między innymi zakorkowane ulice czy niewystarczająca ilość miejsc parkingowych. W tej sytuacji łatwiej przemieszczać się miejskim autobusem czy tramwajem niż samochodem. Przedsiębiorcy ponoszą więc wydatki związane ze środkiem transportu jakim jest komunikacja miejska w postaci zakupu odpowiedniego biletu. Taki wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. 

Bilet miesięczny dla przedsiębiorcy

Dojazd na spotkanie z klientem lub kontrahentem komunikacją miejską wymaga zakupu właściwego biletu. W związku z tym część przedsiębiorców, którzy dużo korzystają z miejskiego środka transportu kupuje bilet miesięczny. Czy taki zakup może stanowić koszt uzyskania przychodu?

Zgodnie z przepisami kosztem uzyskania przychodów są wszystkie wydatki jakie przedsiębiorca ponosi w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów pod warunkiem, że są one odpowiednio udokumentowane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia książki przychodów i rozchodów. Wydatek nie może być też ujęty w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu, czyli w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Bilet miesięczny nie znajduje się w wymienionym katalogu. Wynika z tego, że zakup biletu miesięcznego w celu dojazdu do klientów lub kontrahentów bądź do urzędu lub w każde inne miejsce, w którym przedsiębiorca załatwia sprawy firmowe, zaliczany jest do wydatków związanych bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą. 

Księgowanie biletu miesięcznego 

Zakup biletu okresowego może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu tylko wtedy, kiedy będzie udokumentowany fakturą. Sam zakup, posiadanie biletu i potwierdzenie dokonania zapłaty w formie paragonu nie są wystarczającymi dowodami. Otrzymaną fakturę dokumentującą zakup biletu miesięcznego należy ująć w kolumnie 13 „Pozostałe koszty” w książce przychodów i rozchodów. Czynni podatnicy VAT mogą jeszcze od kwoty zakupu biletu odliczyć podatek od towarów i usług. 

Bilet miesięczny – sposób wykorzystywania

Z uwagi na to, że bilet miesięczny może być wykorzystywany przez podatnika, a także przez pracowników nie tylko do celów firmowych, ale również do celów osobistych, to urząd skarbowy może zakwestionować taki wydatek. W związku z tym w celu uniknięcia nieporozumień zaleca się, aby przedsiębiorca określił proporcję w jakiej bilet wykorzystywany jest do celów prywatnych, a w jakiej do celów firmowych. Jeżeli podatnik nie może określić wysokości przychodu wynikającego z zakupu biletu miesięcznego komunikacji miejskiej wykorzystywanego do celów osobistych na dojazdy do i z pracy, to w takiej sytuacji nie wystąpi u niego przychód podlegający opodatkowaniu. Samo korzystanie z biletu okresowego komunikacji miejskiej do przejazdów w celu załatwiania spraw służbowych nie jest powodem powstania przychodu. 

Bilet miesięczny miejski wykorzystywany na dojazdy do i z pracy

Pracownik ma obowiązek dojechać do pracy i wrócić do miejsca zamieszkania na swój koszt, a pracodawca nie ma obowiązku finansowania takiego wydatku. Jednak, jeżeli będzie chciał to zrobić, to po stronie pracownika powstanie przychód z tego tytułu podlegający pod opodatkowanie. Zwrot kosztów zakupu biletu dla pracownika może mieć dowolną formę, co jednak nie ma większego znaczenia. Zgodnie z art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do przychodów ze stosunku pracy zaliczają się nie tylko wynagrodzenia za wykonaną pracę, ale także:

• świadczenia wypłacane w naturze
• świadczenia nieodpłatne
• świadczenia odpłatne częściowo
• świadczenia ponoszone za pracownika. 

Niektóre z tych świadczeń zostały zwolnione z zapłaty podatku. Należą do nich: 

• świadczenia otrzymane przez pracownika w sytuacji, kiedy pracodawca organizuje dowóz pracowników do pracy autobusem, czyli pojazdem samochodowym, którego konstrukcja pozwala na przewóz osób w ilości większej niż 9 łącznie z kierowcą
• zwracane koszty dojazdu pracownika do pracy, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez pracodawcę wynika wprost z przepisów innych ustaw. na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

Bilet miesięczny miejski wykorzystywany w celu załatwiania spraw firmowych

Jeżeli pracownik w celu załatwiania spraw służbowych wynikających z charakteru jego pracy przemieszcza się poza siedzibę firmy i korzysta ze środków komunikacji miejskiej oraz posiada opłacony przez pracodawcę bilet okresowy, to taki bilet nie stanowi dla danego pracownika przychodu do opodatkowania. Takie orzeczenie wydał Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 8 lipca 2014 roku, sygn. akt K 7/13. Z kolei Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w wyroku o sygn. akt I SA/Rz 709/17 z dnia 12 grudnia 2017 roku stwierdził, że: 

należy zwrócić uwagę na wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r., K 7/13 (...), w którym Trybunał uznał, że art. 12 ust. 1 oraz art. 12 ust. 3 w zw. z art. 11 ust. 2-2b u.p.d.o.f. są zgodne z art. 2 w związku z art. 217 Konstytucji RP, jeżeli są rozumiane w ten sposób, że »inne nieodpłatne świadczenie« oznacza wyłącznie otrzymane przez pracownika przysporzenie majątkowe o indywidualnie określonej wartości. W uzasadnieniu tego wyroku Trybunał Konstytucyjny sprecyzował m.in., że za przychód pracownika mogą być uznane tylko takie świadczenia, które zostały spełnione za jego zgodą i w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, a korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
Powyższy wyrok interpretacyjny wytycza prokonstytucyjną (czyli zgodną z Konstytucją) wykładnię wymienionych w nim przepisów u.p.d.o.f. i dokonując takiej właśnie ich wykładni, w kontekście stanu faktycznego przedstawionego w interpretacji, należy stwierdzić, że świadczenia w postaci pokrycia przez pracodawcę kosztów dojazdów pracownika z miejsca pracy do miejsca wykonywania obowiązków służbowych nie są świadczeniami spełnionymi w interesie pracownika, ale w interesie pracodawcy oraz nie przynoszą one pracownikowi korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które musiałby on samodzielnie ponieść. Zapewnienie pracownikowi dojazdu z miejsca pracy do miejsca wykonywania obowiązków służbowych leży bowiem wyłącznie w interesie pracodawcy, a nie pracownika, który gdyby nie konieczność wywiązania się z obowiązków wynikających z umowy o pracę nie miałby powodu do ponoszenia kosztu takich dojazdów. Ponoszenie przez pracodawcę wydatków w celu zapewnienia dojazdów pracownikowi - przyjmując wskazane przez Trybunał Konstytucyjny kryterium oceny - jest świadczeniem poniesionym w interesie pracodawcy, ponieważ to jemu przynosi konkretną i wymierną korzyść w postaci prawidłowo i efektywnie wykonanej przez pracownika pracy

Bilet miesięczny wykorzystywany do celów firmowych i osobistych – przykład

Spółka z o. o. zakupiła dla pracownika bilet okresowy komunikacji miejskiej. Pracownik wykorzystuje bilet zarówno do załatwiania spraw służbowych, jak również korzysta z niego dojeżdżając do pracy i z pracy. Czy w związku z tym u pracownika powstaje przychód do opodatkowania? 

Pracownik posiada bilet okresowy, który wykorzystuje jednocześnie do dwóch celów: do przejazdów służbowych i prywatnych. Zgodnie z przepisami korzystanie z biletów okresowych w celach służbowych nie jest objęte opodatkowaniem. Natomiast korzystanie z biletu celem dojazdu do pracy stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, ponieważ pracodawca przekazał pracownikowi świadczenie o charakterze nieodpłatnym.  

Należy jednak pamiętać o tym, że przychód powstanie tylko wtedy, kiedy będzie można określić jego wartość. Jeżeli nie będzie możliwe jej określenie, ponieważ wysokość opłaty za bilet zależy od:

• wielkości obszaru, na którym pasażer może się poruszać
• okresu na jaki bilet został nabyty
• rodzaju linii, z których możliwe jest korzystanie,

to w takich przypadkach nie można stwierdzić, że powstał przychód. 

Powyższe kryteria brane są pod uwagę zarówno wtedy, kiedy pracownik przemieszcza się załatwiając sprawy służbowe, jak i wtedy, kiedy dojeżdża do pracy. W związku z tym u pracownika nie powstaje przychód do opodatkowania. Na taką zależność wskazuje między innymi interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 czerwca 2020 roku o nr. 0114-KDIP3-1.4011.206.2020.4.MK1.

Data publikacji: 2024-06-17, autor: FakturaXL