Przedsiębiorcy w działalności gospodarczej wykorzystują różne składniki majątku. Jednym z nich jest komputer stacjonarny lub laptop. Jak prawidłowo rozliczyć zakup laptopa?
To w jaki sposób laptop powinien być zaksięgowany w dużym stopniu zależy od tego jaka jest jego wartość oraz przewidywany okres użytkowania w działalności gospodarczej. Zakup powinien być udokumentowany za pomocą faktury lub rachunku/faktury bez VAT. Zakup na podstawie samego paragonu nie upoważnia do ujęcia zakupu w ewidencji poniesionego wydatku.
Zakup laptopa, a koszty firmowe
Jeżeli wartość laptopa nie przekracza wartości 10 000 zł netto w przypadku czynnych podatników VAT oraz brutto w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT, a przewidywany okres użytkowania w firmie będzie dłuższy niż 1 rok, to zakup można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów. W KPiR wydatek należy wykazać w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT kupił laptop z przeznaczeniem do użytkowania w firmie. Zakup został udokumentowany fakturą VAT. wartość zakupu netto - 6 800 zł podatek VAT 23% - 1 564 zł wartość brutto – 8 364 zł.
Zakup laptopa – ujęcie w KPiR W przypadku czynnych podatników VAT sposób ujęcia w KPiR zależy od wartości netto składnika majątku. W omawianym przypadku wartość przedmiotu jest niższa od 10 000 zł, dlatego wydatek można wykazać bezpośrednio w kosztach w kolumnie 13 KPiR. Podatnik w księdze powinien wpisać wartość netto, czyli 6 800 zł.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca, zwolniony z VAT zakupił laptop. Otrzymał fakturę VAT. wartość zakupu netto – 5 500 zł podatek VAT 23% - 1 265 zł wartość brutto – 6 765 zł
Zakup laptopa – ujęcie w KPiR W przypadku podmiotów zwolnionych z VAT znaczenie ma wartość brutto przedmiotu. W przypadku kiedy jest ona niższa od 10 000 zł, wydatek ujmuje się bezpośrednio w kosztach w kol. 13 KPiR z wartością brutto: 6 765 zł.
Zakup laptopa – ewidencja środków trwałych
Jeżeli laptop jest własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy, jest kompletny i zdatny do użytkowania, a do tego przewidywany okres korzystania w firmie będzie dłuższy niż 1 rok, to przedmiot należy zakwalifikować do środków trwałych i wprowadzić go do ewidencji środków trwałych.
Amortyzacja
Laptop, który został zakwalifikowany do środków trwałych podlega amortyzacji. W takim wypadku nie podlega on bezpośredniemu ujęciu w KPiR. Kosztem będą odpisy amortyzacyjne. Zgodnie z przepisami laptop może być amortyzowany do wyboru jedną z dostępnych metod amortyzacji:
Klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT) określa laptop w grupie 487 (zespoły komputerowe).
Amortyzacja laptopa – metoda liniowa
Metoda liniowa jest podstawową metodą amortyzacji. Środki trwałe amortyzuje się w oparciu o stawkę amortyzacyjną jaka wynika z Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) oraz załącznika do ustawy. Dla laptopa roczna stawka amortyzacji wynosi 30%.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT zakupił 20 lutego 2020 roku laptop z zamiarem korzystania z niego w działalności gospodarczej. Na fakturze znalazły się takie wartości: wartość zakupu netto – 10 200 zł podatek VAT 23% - 2 346 zł wartość brutto – 12 546 zł.
Podatnik ujął laptop w ewidencji środków trwałych. Jako metodę amortyzacji wybrał metodę liniową. Jak długo będzie trwała amortyzacja laptopa i ile wyniesie roczny oraz miesięczny odpis amortyzacyjny?
Wartość początkowa laptopa – 10 200 zł (nabywca jest czynnym podatnikiem VAT) Roczny odpis amortyzacyjny – 10 200 zł x 30% = 3 060 zł Miesięczny odpis amortyzacyjny – 3 060 zł : 12 m-cy = 255 zł.
Amortyzacja laptopa będzie trwała przez okres 40 miesięcy z możliwością ujęcia odpisów amortyzacyjnych w kosztach uzyskania przychodów zaczynając od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia sprzętu do użytkowania, to jest od marca 2020 roku. Ostatni odpis amortyzacyjny będzie miał miejsce w czerwcu 2023 roku.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca zwolniony z VAT zakupił 25 marca 2020 roku laptop, który postanowił użytkować w prowadzonej działalności gospodarczej. Na fakturze zostały wykazane poniższe wartości: wartość zakupu netto – 8 700 zł podatek VAT 23 % - 2 001 zł wartość brutto – 10 701 zł.
Laptop spełnia warunki do ujęcia go w ewidencji środków trwałych. Podatnik wybrał metodę amortyzacji liniowej. Ile czasu będzie trwała amortyzacja laptopa? Ile wyniesie roczny oraz miesięczny odpis amortyzacyjny?
Wartość początkowa laptopa – 10 701 zł (nabywca zwolniony jest z podatku VAT i nie ma prawa do odliczenia VAT) Roczny odpis amortyzacyjny – 10 701 zł x 30% = 3 210,30 zł Miesięczny odpis amortyzacyjny – 3 210,30 zł : 12 m-cy = 276,52 zł.
Okres amortyzacyjny wynosi 40 miesięcy z możliwością bezpośredniego ujęcia w kosztach uzyskania przychodów zaczynając od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia laptopa do użytkowania w firmie, a więc od kwietnia 2020 roku. Ostatni odpis zostanie wykazany w kosztach dotyczących lipca 2023 roku.
Amortyzacja laptopa – indywidualna metoda liniowa
Przedsiębiorca w przypadku używanych lub ulepszonych laptopów zakwalifikowanych do 4 grupy KŚT ma prawo do ustalenia indywidualnych stawek amortyzacyjnych (art. 22j ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT). Dotyczy to przedmiotów wprowadzonych pierwszy raz do ewidencji danego podatnika z zastrzeżeniem, że okres amortyzacji nie może być krótszy niż dla środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 KŚT:
jeżeli wartość początkowa nie przekracza 25 000 zł – 24 miesiące
jeżeli wartość początkowa jest wyższa od 25 000 zł, ale nie przekracza 50 000 zł – 36 miesięcy
pozostałe przypadki – 60 miesięcy.
Laptop może zostać uznany za używany jeżeli podatnik będzie w stanie udowodnić, że wcześniej jeszcze przed jego nabyciem był użytkowany przez okres przynajmniej 6 miesięcy. Laptop może być uznany za ulepszony jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji, podatnik poniósł na jego ulepszenie wydatki stanowiące przynajmniej 20% jego wartości początkowej. Przy zastosowaniu indywidualnej metody amortyzacyjnej laptopa, którego wartość początkowa jest niższa niż 25 000 zł można zastosować maksymalną stawkę amortyzacyjną w wysokości 50%. Minimalny okres amortyzacji nie może być krótszy niż 2 lata.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca w dniu 25 lutego 2020 roku zakupił od firmy zwolnionej z VAT laptop o wartości 10 500 zł. Zakup został udokumentowany fakturą bez VAT (rachunek). Sprzedawca zanim dokonał sprzedaży użytkował laptop przez okres 6 miesięcy. Nabywca po zakupie postanowił zastosować indywidualną metodę amortyzacyjną. Może z niej skorzystać jeżeli jest w stanie udowodnić, że laptop przed nabyciem użytkowany był przez okres przynajmniej 6 miesięcy. Maksymalna stawka jaką przedsiębiorca może zastosować to 50%. Może też wybrać niższą. Roczny odpis amortyzacyjny – 10 500 zł x 50% = 5 250 zł Miesięczny odpis amortyzacyjny – 5 250 zł : 12 m-cy = 437,50 zł.
Zastosowanie stawki maksymalnej oznacza, że laptop będzie amortyzowany przez okres 24 miesięcy. Pierwszy odpis zostanie ujęty w ewidencji kosztów firmowych w marcu 2020 roku, a ostatni w lutym 2022 roku.
Amortyzacja laptopa – metoda liniowa przyspieszona
Przedsiębiorca może też amortyzować laptop za pomocą metody liniowej przyspieszonej. Aby mógł z niej skorzystać musi spełnić kilka warunków, które zostały określone w art. 22i ust. 2 ustawy o PIT. Podatnik ma prawo podwyższać stawki amortyzacyjne podane w Wykazie Stawek Amortyzacyjnych:
dla budynków i budowli używanych w warunkach: - pogorszonych (zastosowane współczynniki nie wyższe niż 1,2) - złych (zastosowane współczynniki nie wyższe niż 1,4)
dla maszyn, urządzeń i środków transportu, z wyjątkiem morskiego taboru pływającego używanych bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych lub wymagających szczególnej sprawności technicznej (zastosowane współczynniki nie wyższe niż 1,4)
dla maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 4-6 i 8 KŚT wydanych na podstawie odrębnych przepisów, zwanych dalej „Klasyfikacją” poddanych szybkiemu postępowi technicznemu (zastosowane współczynniki nie wyższe niż 2,0).
Zgodnie z ustawą przez maszyny i urządzenia grupy 4-6 i 8 KŚT poddanych szybkiemu postępowi technicznemu, o których mówi art. 22i ust. 2 pkt 3 ustawy należy rozumieć maszyny, urządzenia i aparaturę, w której zostały zastosowane układy mikroprocesorowe lub systemy komputerowe spełniające założone funkcje dzięki wykorzystaniu w nich najnowszych zdobyczy techniki, również pozostałą aparaturę naukowo-badawczą i doświadczalno-produkcyjną.
Jeżeli przedsiębiorca zastosuje metodę liniową przyspieszoną może dokonać amortyzacji laptopa przy maksymalnej stawce 60%. Podstawową stawkę w wysokości 30% podwyższa się przy pomocy współczynnika max. 2,0. Jeżeli ustaną warunki uzasadniające podwyższenie stawki amortyzacyjnej laptopa, to stawki zostaną obniżone od miesiąca następującego po miesiącu, w którym miały miejsce okoliczności uzasadniające zmiany.
Amortyzacja laptopa – metoda jednorazowa
Laptop, który spełnia warunki uprawniające go do zaliczenia do środków trwałych, czyli:
stanowi własność lub współwłasność podatnika
jest kompletny i zdatny do użytku
przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok
jest przeznaczony na użytek firmy
a jego wartość początkowa nie przekracza kwoty 10 000 zł (netto – czynni podatnicy VAT oraz brutto – podmioty zwolnione z VAT), pozwala wprowadzić przedmiot do ewidencji środków trwałych i poddać go amortyzacji jednorazowej. W takim przypadku odpis amortyzacyjny powinien być ujęty w kosztach uzyskania przychodów w miesiącu przyjęcia go do użytkowania.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT w dniu 10 kwietnia 2020 roku zakupił laptop na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Na fakturze znalazły się niżej wymienione wartości: wartość netto – 2 800 zł podatek VAT 23% - 644 zł wartość brutto – 3 444 zł. Ile wyniesie jednorazowy odpis amortyzacyjny i w jakim okresie trzeba będzie wykazać go w kosztach firmowych?
W przypadku kiedy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT, który dokonał pełnego odliczenia VAT z faktury zakupu, to wartością początkową będzie kwota netto z faktury, czyli 2 800 zł. Jeżeli wartość początkowa jest niższa od 10 000 zł, to przedsiębiorca może zastosować amortyzację jednorazową i wykazać odpis amortyzacyjny w kosztach za kwiecień 2020 roku.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca zwolniony z VAT w dniu 10 maja 2020 roku kupił laptop na potrzeby firmy. Na fakturze zakupu znalazły się takie wartości: wartość netto – 2 700 zł podatek VAT 23% - 621 zł wartość brutto – 3 321 zł. Ile wyniesie jednorazowy odpis amortyzacyjny i w jakim okresie należy wykazać go w kosztach firmowych?
W przypadku podmiotu zwolnionego z VAT wartością początkową będzie kwota brutto z faktury zakupu (3 321 zł). Niska wartość początkowa środka trwałego (poniżej 10 000 zł) pozwala przedsiębiorcy zastosować amortyzację jednorazową. Odpis amortyzacyjny będzie można wykazać w kosztach za maj 2020 roku.
Amortyzacja laptopa – metoda degresywna
Zastosowanie metody degresywnej jest zgodne z art. 22k ust. 1 ustawy o PIT. Odpisy amortyzacyjne mogą być dokonywane od wartości początkowej maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 3-6 i 8 KŚT oraz środków transportu wyłączając samochody osobowe w pierwszym roku ich używania przy zastosowaniu stawek podanych w Wykazie stawek amortyzacyjnych podwyższonych z zastrzeżeniem ust. 2 o współczynnik, który nie powinien być wyższy niż 2,0, a w kolejnych latach podatkowych od ich wartości początkowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne dokonane do tej pory ustalone na początek kolejnych lat ich używania. W przypadku metody degresywnej, pierwszy odpis amortyzacyjny powinien być ujęty w kosztach firmowych w miesiącu następującym po miesiącu przyjęcia do użytkowania.
Podsumowanie
Zakup laptopa firmowego można rozliczyć na kilka sposobów. Jaki ma to być sposób zależy od:
wartości początkowej sprzętu jaki został zakupiony
od potrzeb optymalizacji podatkowej firmy.
Wydatek można wykazać bezpośrednio w kosztach podatkowych (składnik majątku niskocenny) jak również można rozłożyć go w czasie. Decyzja należy do przedsiębiorcy oraz musi być zgodna z obowiązującymi przepisami.
Co w przypadku: działalność z różnych przyczyn została zakończona wcześniej niż rok po zakupie? Np. po 3 miesiącach?
"Jeżeli wartość laptopa nie przekracza wartości 10 000 zł netto w przypadku czynnych podatników VAT oraz brutto w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT, a przewidywany okres użytkowania w firmie będzie dłuższy niż 1 rok, to zakup można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów."
