Przedsiębiorcy w działalności gospodarczej wykorzystują różne składniki majątku. Jednym z nich jest komputer stacjonarny lub laptop. Jak prawidłowo rozliczyć zakup laptopa?
Zakup powinien być udokumentowany za pomocą faktury lub rachunku/faktury bez VAT. Zakup na podstawie samego paragonu nie upoważnia do ujęcia zakupu w ewidencji poniesionego wydatku.
PRZYKŁAD
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT kupił laptop z przeznaczeniem do użytkowania w firmie. Zakup został udokumentowany fakturą VAT.
wartość zakupu netto - 6 800 zł
podatek VAT 23% - 1 564 zł
wartość brutto – 8 364 zł.
Zakup laptopa – ujęcie w KPiR
W przypadku czynnych podatników VAT sposób ujęcia w KPiR zależy od wartości netto składnika majątku. W omawianym przypadku wartość przedmiotu jest niższa od 10 000 zł, dlatego wydatek można wykazać bezpośrednio w kosztach w kolumnie 13 KPiR. Podatnik w księdze powinien wpisać wartość netto, czyli 6 800 zł.
PRZYKŁAD 2
Przedsiębiorca, zwolniony z VAT zakupił laptop. Otrzymał fakturę VAT.
wartość zakupu netto – 5 500 zł
podatek VAT 23% - 1 265 zł
wartość brutto – 6 765 zł
Zakup laptopa – ujęcie w KPiR
W przypadku podmiotów zwolnionych z VAT znaczenie ma wartość brutto przedmiotu. W przypadku kiedy jest ona niższa od 10 000 zł, wydatek ujmuje się bezpośrednio w kosztach w kol. 13 KPiR z wartością brutto: 6 765 zł.
PRZYKŁAD
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT zakupił 20 lutego 2020 roku laptop z zamiarem korzystania z niego w działalności gospodarczej. Na fakturze znalazły się takie wartości:
wartość zakupu netto – 10 200 zł
podatek VAT 23% - 2 346 zł
wartość brutto – 12 546 zł.
Podatnik ujął laptop w ewidencji środków trwałych. Jako metodę amortyzacji wybrał metodę liniową. Jak długo będzie trwała amortyzacja laptopa i ile wyniesie roczny oraz miesięczny odpis amortyzacyjny?
Wartość początkowa laptopa – 10 200 zł (nabywca jest czynnym podatnikiem VAT)
Roczny odpis amortyzacyjny – 10 200 zł x 30% = 3 060 zł
Miesięczny odpis amortyzacyjny – 3 060 zł : 12 m-cy = 255 zł.
Amortyzacja laptopa będzie trwała przez okres 40 miesięcy z możliwością ujęcia odpisów amortyzacyjnych w kosztach uzyskania przychodów zaczynając od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia sprzętu do użytkowania, to jest od marca 2020 roku. Ostatni odpis amortyzacyjny będzie miał miejsce w czerwcu 2023 roku.
PRZYKŁAD 2
Przedsiębiorca zwolniony z VAT zakupił 25 marca 2020 roku laptop, który postanowił użytkować w prowadzonej działalności gospodarczej. Na fakturze zostały wykazane poniższe wartości:
wartość zakupu netto – 8 700 zł
podatek VAT 23 % - 2 001 zł
wartość brutto – 10 701 zł.
Laptop spełnia warunki do ujęcia go w ewidencji środków trwałych. Podatnik wybrał metodę amortyzacji liniowej. Ile czasu będzie trwała amortyzacja laptopa? Ile wyniesie roczny oraz miesięczny odpis amortyzacyjny?
Wartość początkowa laptopa – 10 701 zł (nabywca zwolniony jest z podatku VAT i nie ma prawa do odliczenia VAT)
Roczny odpis amortyzacyjny – 10 701 zł x 30% = 3 210,30 zł
Miesięczny odpis amortyzacyjny – 3 210,30 zł : 12 m-cy = 276,52 zł.
Okres amortyzacyjny wynosi 40 miesięcy z możliwością bezpośredniego ujęcia w kosztach uzyskania przychodów zaczynając od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia laptopa do użytkowania w firmie, a więc od kwietnia 2020 roku. Ostatni odpis zostanie wykazany w kosztach dotyczących lipca 2023 roku.
Laptop może być uznany za ulepszony jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji, podatnik poniósł na jego ulepszenie wydatki stanowiące przynajmniej 20% jego wartości początkowej.
Przy zastosowaniu indywidualnej metody amortyzacyjnej laptopa, którego wartość początkowa jest niższa niż 25 000 zł można zastosować maksymalną stawkę amortyzacyjną w wysokości 50%. Minimalny okres amortyzacji nie może być krótszy niż 2 lata.
PRZYKŁAD
Przedsiębiorca w dniu 25 lutego 2020 roku zakupił od firmy zwolnionej z VAT laptop o wartości 10 500 zł. Zakup został udokumentowany fakturą bez VAT (rachunek). Sprzedawca zanim dokonał sprzedaży użytkował laptop przez okres 6 miesięcy. Nabywca po zakupie postanowił zastosować indywidualną metodę amortyzacyjną. Może z niej skorzystać jeżeli jest w stanie udowodnić, że laptop przed nabyciem użytkowany był przez okres przynajmniej 6 miesięcy. Maksymalna stawka jaką przedsiębiorca może zastosować to 50%. Może też wybrać niższą.
Roczny odpis amortyzacyjny – 10 500 zł x 50% = 5 250 zł
Miesięczny odpis amortyzacyjny – 5 250 zł : 12 m-cy = 437,50 zł.
Zastosowanie stawki maksymalnej oznacza, że laptop będzie amortyzowany przez okres 24 miesięcy. Pierwszy odpis zostanie ujęty w ewidencji kosztów firmowych w marcu 2020 roku, a ostatni w lutym 2022 roku.
Podatnik ma prawo podwyższać stawki amortyzacyjne podane w Wykazie Stawek Amortyzacyjnych:
Jeżeli przedsiębiorca zastosuje metodę liniową przyspieszoną może dokonać amortyzacji laptopa przy maksymalnej stawce 60%. Podstawową stawkę w wysokości 30% podwyższa się przy pomocy współczynnika max. 2,0. Jeżeli ustaną warunki uzasadniające podwyższenie stawki amortyzacyjnej laptopa, to stawki zostaną obniżone od miesiąca następującego po miesiącu, w którym miały miejsce okoliczności uzasadniające zmiany.
PRZYKŁAD
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT w dniu 10 kwietnia 2020 roku zakupił laptop na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Na fakturze znalazły się niżej wymienione wartości:
wartość netto – 2 800 zł
podatek VAT 23% - 644 zł
wartość brutto – 3 444 zł.
Ile wyniesie jednorazowy odpis amortyzacyjny i w jakim okresie trzeba będzie wykazać go w kosztach firmowych?
W przypadku kiedy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT, który dokonał pełnego odliczenia VAT z faktury zakupu, to wartością początkową będzie kwota netto z faktury, czyli 2 800 zł. Jeżeli wartość początkowa jest niższa od 10 000 zł, to przedsiębiorca może zastosować amortyzację jednorazową i wykazać odpis amortyzacyjny w kosztach za kwiecień 2020 roku.
PRZYKŁAD 2
Przedsiębiorca zwolniony z VAT w dniu 10 maja 2020 roku kupił laptop na potrzeby firmy. Na fakturze zakupu znalazły się takie wartości:
wartość netto – 2 700 zł
podatek VAT 23% - 621 zł
wartość brutto – 3 321 zł.
Ile wyniesie jednorazowy odpis amortyzacyjny i w jakim okresie należy wykazać go w kosztach firmowych?
W przypadku podmiotu zwolnionego z VAT wartością początkową będzie kwota brutto z faktury zakupu (3 321 zł). Niska wartość początkowa środka trwałego (poniżej 10 000 zł) pozwala przedsiębiorcy zastosować amortyzację jednorazową. Odpis amortyzacyjny będzie można wykazać w kosztach za maj 2020 roku.
W przypadku metody degresywnej, pierwszy odpis amortyzacyjny powinien być ujęty w kosztach firmowych w miesiącu następującym po miesiącu przyjęcia do użytkowania.
Na skróty
Laptop – księgowanie zakupu
To w jaki sposób laptop powinien być zaksięgowany w dużym stopniu zależy od tego jaka jest jego wartość oraz przewidywany okres użytkowania w działalności gospodarczej.Zakup powinien być udokumentowany za pomocą faktury lub rachunku/faktury bez VAT. Zakup na podstawie samego paragonu nie upoważnia do ujęcia zakupu w ewidencji poniesionego wydatku.
Zakup laptopa, a koszty firmowe
Jeżeli wartość laptopa nie przekracza wartości 10 000 zł netto w przypadku czynnych podatników VAT oraz brutto w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT, a przewidywany okres użytkowania w firmie będzie dłuższy niż 1 rok, to zakup można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów. W KPiR wydatek należy wykazać w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.PRZYKŁAD
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT kupił laptop z przeznaczeniem do użytkowania w firmie. Zakup został udokumentowany fakturą VAT.
wartość zakupu netto - 6 800 zł
podatek VAT 23% - 1 564 zł
wartość brutto – 8 364 zł.
Zakup laptopa – ujęcie w KPiR
W przypadku czynnych podatników VAT sposób ujęcia w KPiR zależy od wartości netto składnika majątku. W omawianym przypadku wartość przedmiotu jest niższa od 10 000 zł, dlatego wydatek można wykazać bezpośrednio w kosztach w kolumnie 13 KPiR. Podatnik w księdze powinien wpisać wartość netto, czyli 6 800 zł.
PRZYKŁAD 2
Przedsiębiorca, zwolniony z VAT zakupił laptop. Otrzymał fakturę VAT.
wartość zakupu netto – 5 500 zł
podatek VAT 23% - 1 265 zł
wartość brutto – 6 765 zł
Zakup laptopa – ujęcie w KPiR
W przypadku podmiotów zwolnionych z VAT znaczenie ma wartość brutto przedmiotu. W przypadku kiedy jest ona niższa od 10 000 zł, wydatek ujmuje się bezpośrednio w kosztach w kol. 13 KPiR z wartością brutto: 6 765 zł.
Zakup laptopa – ewidencja środków trwałych
Jeżeli laptop jest własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy, jest kompletny i zdatny do użytkowania, a do tego przewidywany okres korzystania w firmie będzie dłuższy niż 1 rok, to przedmiot należy zakwalifikować do środków trwałych i wprowadzić go do ewidencji środków trwałych.Amortyzacja
Laptop, który został zakwalifikowany do środków trwałych podlega amortyzacji. W takim wypadku nie podlega on bezpośredniemu ujęciu w KPiR. Kosztem będą odpisy amortyzacyjne. Zgodnie z przepisami laptop może być amortyzowany do wyboru jedną z dostępnych metod amortyzacji:- metoda liniowa
- metoda przyspieszona
- metoda indywidualna
- metoda jednorazowa przeznaczona dla środków trwałych niskocennych
- metoda jednorazowa w ramach pomocy de minimis
- metoda degresywna.
Amortyzacja laptopa – metoda liniowa
Metoda liniowa jest podstawową metodą amortyzacji. Środki trwałe amortyzuje się w oparciu o stawkę amortyzacyjną jaka wynika z Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) oraz załącznika do ustawy. Dla laptopa roczna stawka amortyzacji wynosi 30%.PRZYKŁAD
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT zakupił 20 lutego 2020 roku laptop z zamiarem korzystania z niego w działalności gospodarczej. Na fakturze znalazły się takie wartości:
wartość zakupu netto – 10 200 zł
podatek VAT 23% - 2 346 zł
wartość brutto – 12 546 zł.
Podatnik ujął laptop w ewidencji środków trwałych. Jako metodę amortyzacji wybrał metodę liniową. Jak długo będzie trwała amortyzacja laptopa i ile wyniesie roczny oraz miesięczny odpis amortyzacyjny?
Wartość początkowa laptopa – 10 200 zł (nabywca jest czynnym podatnikiem VAT)
Roczny odpis amortyzacyjny – 10 200 zł x 30% = 3 060 zł
Miesięczny odpis amortyzacyjny – 3 060 zł : 12 m-cy = 255 zł.
Amortyzacja laptopa będzie trwała przez okres 40 miesięcy z możliwością ujęcia odpisów amortyzacyjnych w kosztach uzyskania przychodów zaczynając od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia sprzętu do użytkowania, to jest od marca 2020 roku. Ostatni odpis amortyzacyjny będzie miał miejsce w czerwcu 2023 roku.
PRZYKŁAD 2
Przedsiębiorca zwolniony z VAT zakupił 25 marca 2020 roku laptop, który postanowił użytkować w prowadzonej działalności gospodarczej. Na fakturze zostały wykazane poniższe wartości:
wartość zakupu netto – 8 700 zł
podatek VAT 23 % - 2 001 zł
wartość brutto – 10 701 zł.
Laptop spełnia warunki do ujęcia go w ewidencji środków trwałych. Podatnik wybrał metodę amortyzacji liniowej. Ile czasu będzie trwała amortyzacja laptopa? Ile wyniesie roczny oraz miesięczny odpis amortyzacyjny?
Wartość początkowa laptopa – 10 701 zł (nabywca zwolniony jest z podatku VAT i nie ma prawa do odliczenia VAT)
Roczny odpis amortyzacyjny – 10 701 zł x 30% = 3 210,30 zł
Miesięczny odpis amortyzacyjny – 3 210,30 zł : 12 m-cy = 276,52 zł.
Okres amortyzacyjny wynosi 40 miesięcy z możliwością bezpośredniego ujęcia w kosztach uzyskania przychodów zaczynając od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia laptopa do użytkowania w firmie, a więc od kwietnia 2020 roku. Ostatni odpis zostanie wykazany w kosztach dotyczących lipca 2023 roku.
Amortyzacja laptopa – indywidualna metoda liniowa
Przedsiębiorca w przypadku używanych lub ulepszonych laptopów zakwalifikowanych do 4 grupy KŚT ma prawo do ustalenia indywidualnych stawek amortyzacyjnych (art. 22j ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT). Dotyczy to przedmiotów wprowadzonych pierwszy raz do ewidencji danego podatnika z zastrzeżeniem, że okres amortyzacji nie może być krótszy niż dla środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 KŚT:- jeżeli wartość początkowa nie przekracza 25 000 zł – 24 miesiące
- jeżeli wartość początkowa jest wyższa od 25 000 zł, ale nie przekracza 50 000 zł – 36 miesięcy
- pozostałe przypadki – 60 miesięcy.
Laptop może być uznany za ulepszony jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji, podatnik poniósł na jego ulepszenie wydatki stanowiące przynajmniej 20% jego wartości początkowej.
Przy zastosowaniu indywidualnej metody amortyzacyjnej laptopa, którego wartość początkowa jest niższa niż 25 000 zł można zastosować maksymalną stawkę amortyzacyjną w wysokości 50%. Minimalny okres amortyzacji nie może być krótszy niż 2 lata.
PRZYKŁAD
Przedsiębiorca w dniu 25 lutego 2020 roku zakupił od firmy zwolnionej z VAT laptop o wartości 10 500 zł. Zakup został udokumentowany fakturą bez VAT (rachunek). Sprzedawca zanim dokonał sprzedaży użytkował laptop przez okres 6 miesięcy. Nabywca po zakupie postanowił zastosować indywidualną metodę amortyzacyjną. Może z niej skorzystać jeżeli jest w stanie udowodnić, że laptop przed nabyciem użytkowany był przez okres przynajmniej 6 miesięcy. Maksymalna stawka jaką przedsiębiorca może zastosować to 50%. Może też wybrać niższą.
Roczny odpis amortyzacyjny – 10 500 zł x 50% = 5 250 zł
Miesięczny odpis amortyzacyjny – 5 250 zł : 12 m-cy = 437,50 zł.
Zastosowanie stawki maksymalnej oznacza, że laptop będzie amortyzowany przez okres 24 miesięcy. Pierwszy odpis zostanie ujęty w ewidencji kosztów firmowych w marcu 2020 roku, a ostatni w lutym 2022 roku.
Amortyzacja laptopa – metoda liniowa przyspieszona
Przedsiębiorca może też amortyzować laptop za pomocą metody liniowej przyspieszonej. Aby mógł z niej skorzystać musi spełnić kilka warunków, które zostały określone w art. 22i ust. 2 ustawy o PIT.Podatnik ma prawo podwyższać stawki amortyzacyjne podane w Wykazie Stawek Amortyzacyjnych:
- dla budynków i budowli używanych w warunkach:
- pogorszonych (zastosowane współczynniki nie wyższe niż 1,2)
- złych (zastosowane współczynniki nie wyższe niż 1,4) - dla maszyn, urządzeń i środków transportu, z wyjątkiem morskiego taboru pływającego używanych bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych lub wymagających szczególnej sprawności technicznej (zastosowane współczynniki nie wyższe niż 1,4)
- dla maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 4-6 i 8 KŚT wydanych na podstawie odrębnych przepisów, zwanych dalej „Klasyfikacją” poddanych szybkiemu postępowi technicznemu (zastosowane współczynniki nie wyższe niż 2,0).
Jeżeli przedsiębiorca zastosuje metodę liniową przyspieszoną może dokonać amortyzacji laptopa przy maksymalnej stawce 60%. Podstawową stawkę w wysokości 30% podwyższa się przy pomocy współczynnika max. 2,0. Jeżeli ustaną warunki uzasadniające podwyższenie stawki amortyzacyjnej laptopa, to stawki zostaną obniżone od miesiąca następującego po miesiącu, w którym miały miejsce okoliczności uzasadniające zmiany.
Amortyzacja laptopa – metoda jednorazowa
Laptop, który spełnia warunki uprawniające go do zaliczenia do środków trwałych, czyli:- stanowi własność lub współwłasność podatnika
- jest kompletny i zdatny do użytku
- przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok
- jest przeznaczony na użytek firmy
PRZYKŁAD
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT w dniu 10 kwietnia 2020 roku zakupił laptop na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Na fakturze znalazły się niżej wymienione wartości:
wartość netto – 2 800 zł
podatek VAT 23% - 644 zł
wartość brutto – 3 444 zł.
Ile wyniesie jednorazowy odpis amortyzacyjny i w jakim okresie trzeba będzie wykazać go w kosztach firmowych?
W przypadku kiedy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT, który dokonał pełnego odliczenia VAT z faktury zakupu, to wartością początkową będzie kwota netto z faktury, czyli 2 800 zł. Jeżeli wartość początkowa jest niższa od 10 000 zł, to przedsiębiorca może zastosować amortyzację jednorazową i wykazać odpis amortyzacyjny w kosztach za kwiecień 2020 roku.
PRZYKŁAD 2
Przedsiębiorca zwolniony z VAT w dniu 10 maja 2020 roku kupił laptop na potrzeby firmy. Na fakturze zakupu znalazły się takie wartości:
wartość netto – 2 700 zł
podatek VAT 23% - 621 zł
wartość brutto – 3 321 zł.
Ile wyniesie jednorazowy odpis amortyzacyjny i w jakim okresie należy wykazać go w kosztach firmowych?
W przypadku podmiotu zwolnionego z VAT wartością początkową będzie kwota brutto z faktury zakupu (3 321 zł). Niska wartość początkowa środka trwałego (poniżej 10 000 zł) pozwala przedsiębiorcy zastosować amortyzację jednorazową. Odpis amortyzacyjny będzie można wykazać w kosztach za maj 2020 roku.
Amortyzacja laptopa – metoda degresywna
Zastosowanie metody degresywnej jest zgodne z art. 22k ust. 1 ustawy o PIT. Odpisy amortyzacyjne mogą być dokonywane od wartości początkowej maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 3-6 i 8 KŚT oraz środków transportu wyłączając samochody osobowe w pierwszym roku ich używania przy zastosowaniu stawek podanych w Wykazie stawek amortyzacyjnych podwyższonych z zastrzeżeniem ust. 2 o współczynnik, który nie powinien być wyższy niż 2,0, a w kolejnych latach podatkowych od ich wartości początkowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne dokonane do tej pory ustalone na początek kolejnych lat ich używania.W przypadku metody degresywnej, pierwszy odpis amortyzacyjny powinien być ujęty w kosztach firmowych w miesiącu następującym po miesiącu przyjęcia do użytkowania.
Podsumowanie
Zakup laptopa firmowego można rozliczyć na kilka sposobów. Jaki ma to być sposób zależy od:- wartości początkowej sprzętu jaki został zakupiony
- od potrzeb optymalizacji podatkowej firmy.
Data publikacji: 2021-01-19, autor: FakturaXL
ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU
Piotr
11 Listopad 2023
Dzień dobry
Co w przypadku: działalność z różnych przyczyn została zakończona wcześniej niż rok po zakupie? Np. po 3 miesiącach?
"Jeżeli wartość laptopa nie przekracza wartości 10 000 zł netto w przypadku czynnych podatników VAT oraz brutto w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT, a przewidywany okres użytkowania w firmie będzie dłuższy niż 1 rok, to zakup można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów."
Pozdrawiam
Piotr