Zakup towarów od osoby prywatnej

Przedsiębiorcy zajmujący się handlem nabywają towary z różnych źródeł. Czasami zdarza się, że dostawcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Czy taką transakcję można wykazać w Książce Przychodów i Rozchodów? Jak dokumentuje się zakup towarów od osoby prywatnej?

Umowa sprzedaży jako potwierdzenie nabycia towarów od osoby prywatnej

Aby prawidłowo udokumentować zakup towarów od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej należy sporządzić umowę sprzedaży. Obowiązkowo muszą na niej znaleźć się dane, które są niezbędne dla dowodu księgowego. Minimalne dane to:

• informacje dotyczące wystawcy oraz wskazanie stron umowy z ich nazwami i adresami
• data sporządzenia umowy
• data dokonania faktycznego zakupu (jeżeli jest inna od daty sporządzenia umowy)
• podanie przedmiotu operacji gospodarczej, jego wartości i określenie ilości, jeżeli przedmiot wymierny jest w jednostkach naturalnych
• podpisy stron umowy.

Umowa powinna być sporządzona w 2 jednakowych egzemplarzach, po jednym dla każdej strony. Dopiero na podstawie umowy sprzedaży sporządzonej w wyżej wymieniony sposób, przedsiębiorca ma prawo dokonać zapisu zakupu towarów w KPiR. Na koniec miesiąca musi nanieść na umowę numer zapisu z księgi podatkowej i dołączyć ją do dokumentacji księgowej.

Podatek VAT, a zakup towarów od osoby prywatnej

Przedsiębiorca, który kupuje towar od osoby prywatnej nie ma możliwości odliczenia podatku VAT od zakupionego towaru, ponieważ sporządzona umowa sprzedaży nie jest dokumentem, który daje możliwość odliczenia VAT.

Zapłata podatku PCC

Zakup na podstawie umowy sprzedaży wymaga od nabywcy zapłaty podatku od czynności cywilno-prawnych (występuje przy nabyciu towarów od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej). Jeżeli wartość umowy przekracza 1 000 zł, to nabywca ma obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilno-prawnych w terminie 14 dni w wysokości 2% wartości umowy i złożyć formularz PCC-3 w urzędzie skarbowym.

Czy zakup towarów od osoby prywatnej można dokumentować dowodem wewnętrznym?

Dokumentem potwierdzającym wystąpienie zdarzenia gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą musi być dokument spełniający wymogi dowodów księgowych. Takimi dowodami są np.: faktury lub rachunki potwierdzające zakup towarów. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie może wystawić takiego dokumentu, dlatego w tym przypadku przedsiębiorca nie może potwierdzić zakupu w ten sposób. Czy w takiej sytuacji może udokumentować zakupiony towar za pomocą dowodu wewnętrznego? 
Nie może, ponieważ dokument ten zgodnie rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR może być wykorzystany jako dowód zakupu towaru, tylko przy zakupie:

• bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych i zwierzęcych nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym o ile przerób ten oznacza kiszenie produktów roślinnych, bądź przetwórstwo mleka lub uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt
• w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
• od ludności surowców roślin zielarskich oraz ziół leśnych dziko rosnących jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0)
• od ludności odpadów poużytkowych będących surowcami wtórnymi z wyłączeniem skupu metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

Jedynie zakup wyżej wymienionych towarów może być dokumentowany za pomocą dowodu wewnętrznego.

Podsumowanie

Przedsiębiorca, który kupuje towary od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej powinien:

• w odpowiedni sposób udokumentować zdarzenie, najlepiej umową sprzedaży, na której znajdą się dane wymagane dla dowodów księgowych
• rozliczyć się z podatku od czynności cywilno-prawnych (PCC), jeżeli wartość umowy przekracza 1 000 zł.

Data publikacji: 2020-10-15, autor: FakturaXL