Dobrze jeżeli elektroniczna wysyłka deklaracji podatkowej do urzędu skarbowego lub deklaracji rozliczeniowych do ZUS-u będzie poświadczona odpowiednim dokumentem. W przypadku wymienionych druków takim dokumentem jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Dostępne w formacie XML lub PDF.
Urzędowe Poświadczenie Odbioru jest wyłącznie potwierdzeniem pozytywnie zakończonej wysyłki z otrzymanym statusem „200” – „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO” lub „Przesłałeś duplikat, pobrane UPO dotyczy oryginału dokumentu”. „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”.
UPO – kiedy podatnik go nie otrzyma?
UPO nie będzie możliwe do otrzymania jeżeli w trakcie wysyłki deklaracji wyskoczy inny niż 200 status wysyłki. Poniżej najczęściej występujące błędy zdarzające się przy wysyłce deklaracji.
Kod błędu - Co oznacza błąd? Jak rozwiązać błąd?
Błąd 402 - Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji Podatnik nie złożył pełnomocnictwa lub upoważnienia na osobę, która zleca wysyłkę deklaracji za pomocą swojego podpisu. Żeby przesyłka przeszła, konieczne jest złożenie na osobę zlecającą wysyłkę druku UPL-1.
Błąd 404 - dokument z nieważnym certyfikatem Deklaracja została podpisana przy pomocy podpisu kwalifikowanego, którego okres ważności minął. Należy przedłużyć ważność podpisu kwalifikowanego.
Błąd 414 - Weryfikacja negatywna – błąd danych identyfikacyjnych Deklaracja została podpisana za pomocą błędnych danych autoryzacyjnych, jak np.: błąd w nazwisku, pierwszym imieniu, dacie urodzenia, w numerze NIP, numerze PESEL czy kwocie przychodu. Należy zweryfikować w szczególności, czy podana jest właściwa kwota przychodu oraz czy pozostałe dane są właściwe.
Błąd 411 - Weryfikacja negatywna – w systemie jest już złożony dokument (zeznanie) z takim identyfikatorem podatkowym Deklaracja już została złożona z danym identyfikatorem podatkowym. Należy zweryfikować, czy deklaracja została rzeczywiście już złożona (np. przy pomocy kontaktu z US).
Brak UPO – podatnik zapomniał wygenerować
Podatnik po wysłaniu deklaracji nie ma obowiązku drukowania UPO i przechowywania go w formie papierowej. Wystarczy przechowywanie w formie elektronicznej (w systemie księgowym lub na dysku komputera). Jeżeli poświadczenie nie zostanie wydrukowane i nie będzie go w dokumentacji księgowej, to nie jest to błędem. UPO jest cały czas dostępne do pobrania w programie, na którym została sporządzona deklaracja.
Jeżeli podatnik wysłał deklarację przez program komputerowy, a status wysyłki został określony kodem „200”, to podatnik powinien mieć możliwość wygenerowania poświadczenia za każdym razem, nawet jeżeli od wysyłki minął określony czas.
Brak UPO – numer referencyjny wysyłki deklaracji
Podatnik, który nie pobrał UPO, ale zna numer referencyjny wysyłki deklaracji ma szansę pobrać je ze strony Ministerstwa Finansów. Po wprowadzeniu numeru referencyjnego deklaracji, UPO pobierze się po wybraniu opcji:
„WYŚWIETL – w formacie PDF”
„WYŚWIETL – w formacie XML”.
Podatnik musi pamiętać, że samo wysłanie dokumentu nie zawsze oznacza jego złożenie. Numer referencyjny nadawany podczas wysyłki deklaracji nie zawsze musi świadczyć o tym, że przesyłka dotarła do urzędu skarbowego i można pobrać UPO.
Jeżeli podatnik nie posiada numeru referencyjnego i nie jest pewien, czy wysłał deklarację, a do tego nie posiada UPO to może:
skontaktować się z działem technicznym systemu e-deklaracje i poprosić o odtworzenie numeru referencyjnego przez wskazanie danych autoryzacyjnych, jak: numer PESEL bądź NIP, rodzaj wysłanej deklaracji, datę w której deklaracja mogła zostać złożona
skontaktować się z urzędem skarbowym i poprosić o ustalenie, czy deklaracja została skutecznie dostarczona. Urząd skarbowy na prośbę podatnika może sporządzić kopię deklaracji (czynność płatna – opłata skarbowa).
Jak pobrać UPO w programie Faktura XL?
Program Faktura XL pozwala na generowanie oraz wysyłkę plików JPK_V7M, JPK_V7K oraz deklaracji VAT-UE bezpośrednio z programu. Takie dokumenty po wysłaniu opatrzone są numerem referencyjnym otrzymanym z serwera MF. Dokument UPO można pobrać w tym samym miejscu, na górnej szare listwie należy kliknąć w "Raporty" (1) i wybrać odpowiedni plik JPK lub Raport np. plik "JPK_V7K" (2), a następnie kliknąć w przycisk "Pobierz UPO" (3). Dokument UPO jest w formacie PDF, który można zapisać i przechowywać w formie elektronicznej lub wydrukować.
