Ponad 3 lata temu w życie weszły przepisy pozwalające wystawiać faktury tylko do paragonów, na których znajduje się NIP nabywcy. Jednak nie zawsze konieczne jest, aby sprzedawca wystawiał fakturę do paragonu fiskalnego. Czasami sam paragon zawierający NIP nabywcy spełniający określone warunki uznawany jest za fakturę pozwalającą odliczyć podatek VAT przez nabywcę. Jeżeli w takiej okoliczności zostałaby wystawiona faktura, to po stronie sprzedawcy mógłby wystąpić obowiązek podwójnego opodatkowania danej transakcji.
Z reguły paragon fiskalny jest dokumentem wystawianym i przekazywanym w ręce odbiorców towarów lub usług będących osobami prywatnymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Taka transakcja, której potwierdzeniem jest wydruk paragonu z kasy fiskalnej może być również potwierdzona fakturą. Jak wskazuje art. 106b ust. 3 ustawy o VATklient ma prawo wystosować do sprzedawcy żądanie o wystawienie faktury do paragonu w terminie 3 miesięcy liczonych od końca miesiąca, w którym został mu dostarczony towar lub została wykonana usługa bądź sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty. W tej sytuacji sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę do paragonu w terminie 15 dni od dnia zgłoszenia żądania pod warunkiem, że klient zażądał faktury po upływie miesiąca, w którym został dostarczony towar lub była wykonana usługa bądź sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty. W przypadku, kiedy żądanie nastąpiło przed upływem miesiąca, to sprzedawca powinien wystawić fakturę w terminie do 15 dnia kolejnego miesiąca.
Od 1 stycznia 2020 roku, jak mówi art. 106b ust. 5 ustawy o VAT sprzedawca, pomimo iż nabywca zażąda wystawienia faktury do paragonu nie może spełnić prośby klienta, jeżeli paragon nie będzie zawierał numeru NIP nabywcy. W przypadku, kiedy kupującym jest przedsiębiorca, który chce otrzymać fakturę, to powinien poinformować o tym sprzedawcę już w momencie zakupu i podać mu NIP swojej firmy, który z kolei sprzedawca powinien umieścić na paragonie. Tylko w takiej sytuacji będzie możliwe wystawienie faktury VAT do paragonu fiskalnego.
PRZYKŁAD Kupujący poprosił sprzedawcę o wystawienie faktury VAT do dwóch posiadanych paragonów fiskalnych. Na żadnym z nich nie ma NIP-u nabywcy. Czy w takiej sytuacji sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu?
Odpowiedź: W sytuacji, kiedy paragon nie zawiera numeru NIP nabywcy, to sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu tylko wtedy, kiedy klient jest osobą prywatną. W tym przypadku będzie to tzw. faktura imienna. W sytuacji, w której nabywcą jest przedsiębiorca to paragon fiskalny obowiązkowo musi zawierać nr NIP nabywcy. Jeżeli taki nie został umieszczony na paragonie to sprzedawca nie ma prawa wystawić faktury. Należy zastrzec, że paragon do kwoty 450 zł jest fakturą uproszczoną i nie ma konieczności wystawiania do niego faktury. Jeżeli sprzedawca nie zastosuje się do powyższej zasady, to może zostać na niego nałożona sankcja w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku VAT wykazanej na fakturze.
Paragon fiskalny jako faktura
Paragon fiskalny do kwoty 450 zł lub 100 euro posiadający nr NIP nabywcy może zostać uznany za fakturę uproszczoną. Faktura uproszczona nie posiada wszystkich danych jakie wymagane są na fakturze VAT i zostały wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.
Oprócz numeru NIP nabywcy faktura uproszczona powinna zawierać:
datę wystawienia
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii jednoznacznie identyfikujący dokument
numer, za pomocą którego podatnik zostanie zidentyfikowany na potrzeby podatku
numer, który identyfikuje nabywcę towarów lub usług na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi, jeżeli data ta została określona i różni się od daty wystawienia faktury
nazwę, czyli rodzaj towaru lub usługi
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto
kwotę należności ogółem.
Podsumowując każdy paragon fiskalny, który będzie spełniał wymienione powyżej warunki może zostać uznany za fakturę uproszczoną, która daje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.
Kiedy paragon, a kiedy faktura?
Paragon fiskalny mający wartość niższą od 450 zł lub 100 euro zawierający NIP nabywcy z automatu traktowany jest jak faktura uproszczona, do którego nie wystawia się innego dodatkowego dokumentu. Kwestia ta została wyjaśniona w objaśnieniach Ministerstwa Finansów
W przypadku dokumentowania sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, który stanowi w istocie fakturę uproszczoną, nie wystawia się z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną - paragonem z NIP, oraz fakturą standardową).
W związku z powyższym, jeżeli paragon fiskalny będzie spełniał definicję faktury uproszczonej to nie ma potrzeby wystawiania faktury do paragonu, ponieważ na podstawie takiego dokumentu nabywca ma prawo odliczyć podatek VAT naliczony. Jeżeli do paragonu fiskalnego uznanego za fakturę uproszczoną zostałaby wystawiona faktura VAT to w takiej sytuacji mogłoby dojść po stronie sprzedawcy do podwójnego opodatkowania transakcji na gruncie podatku VAT na podstawie wystawionej faktury uproszczonej oraz na podstawie faktury wystawionej do paragonu.
Podsumowanie
Od 2022 roku obowiązuje zasada, że jeżeli sprzedaż dotyczy przedsiębiorcy, to w momencie sprzedaży powinien on poinformować sprzedawcę, że robi zakupy firmowe. W związku z tym powinien podać sprzedawcy numer NIP. Paragon fiskalny z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł (100 euro) traktowany jest jak faktura uproszczona. Można od niego odliczyć podatek VAT naliczony. Do takiego paragonu nie wystawia się faktury, ponieważ w tej sytuacji mogłoby dojść do podwójnego opodatkowania danej transakcji.
