KPI – Kluczowy Wskaźnik Efektywności firmy

KPI to wskaźniki umożliwiające szybką orientację w aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa. Pozwalają przede wszystkim określić, czy firma albo dany dział pracują zgodnie z wyznaczonym torem i dążą do osiągnięcia ustalonych celów. Gdy zgodnie z metryką firma zauważy spadek, można rozpocząć działania w odpowiednim czasie, reagować i skierować zasoby zarówno czasowe, jak i pieniężne pozwalające na uzyskanie zaplanowanych celów i rezultatów. Celem niniejszej publikacji jest przekazanie szczegółowych informacji o sposobie wyznaczania wskaźnika, a także jego roli w prowadzeniu działalności gospodarczej.

KPI – co to jest?

Niełatwo jest przygotować definicję KPI, gdyż jest ona uwarunkowana charakterem firmy, jej rodzajem i wielkością. W dosłownym tłumaczeniu KPI (Key Performace Indicators) jest kluczowym wskaźnikiem efektywności. To bardzo istotny miernik pozwalający firmie na stałe kontrolowanie postępów w uzyskaniu zaplanowanych z wyprzedzeniem celów. Dla jednej firmy może oznaczać liczbę klientów lub koszty, jakie trzeba ponieść w celu ich uzyskania, a w innych przedsiębiorstwach będzie to koszt produkcji lub przychody ze sprzedaży danego towaru. KPI musi mieć przypisaną wartość liczbową, a ich wyrażanie jest uwarunkowane branżą, rozmiarem działalności gospodarczej oraz cechami charakterystycznymi i wyznaczoną strategią.

KPI – przykłady

KPI w e-commerce:

• przychód,
• liczba transakcji,
• współczynnik konwersji.

KPI marketing:

• liczba subskrypcji newslettera,
• koszt pozyskania leadów,
• liczba zapytań ofertowych ze strony internetowej.

Wskaźniki obsługi klienta:

• liczba wykonanych telefonów,
• średnia ocena jakości obsługi,
• liczba reklamacji.

Wskaźniki KPI w sprzedaży:

• sprzedaż netto,
• średnia wartość transakcji,
• wartość utraconych szans sprzedaży.

Przykłady KPI w SEO:

• liczba fraz w TOP-3, TOP-10, TOP-50,
• liczba słów kluczowych, na którą strona jest widoczna,
• ruch z wyszukiwań organicznych

Przykłady KPI w PR:

• liczba publikacji notki prasowej,
• odsetek publikacji w stosunku do liczby zapytań,
• liczba nowych mediów, gdzie widnieje firma.

Przykłady KPI w social media:

• liczba obserwujących,
• reakcje pod publikacją,
• komentarze pod publikacją.

W jaki sposób wyznacza się KPI?

Pierwszy podejmowanym działaniem jest wyznaczenie podstawowego celu strategicznego organizacji albo przedsiębiorstwa. W dalszej kolejności trzeba wyznaczyć cele pośrednie, które są z nim związane. Z reguły cele ogólne dotyczą przychodu, zysku albo rentowności firmy. W trakcie określania uniwersalnych wskaźników KPI, rekomendowane jest wykorzystanie zasady SMART.

Posiłkując się tą zasadą, KPI powinno być:

• specific – określone, jednoznacznie sformułowane,
• measurable – mierzalne,
• achievable – osiągalne,
• relevant – istotne,
• time-bound – czasowe.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na pytania pomocnicze, a wśród nich:

• jakie są strategiczne cele przedsiębiorstwa?
• jakie są docelowe plany firmy?
• dlaczego konkretne cele są tak istotne i jakie mają znaczenie?
• jaki wynik należy osiągnąć?
• kto odpowiada za uzyskanie wyznaczonego celu?
• w jakich odstępach czasu trzeba monitorować status realizacji wyznaczonych celów?
• kto musi uzyskać szczegółowe informacje na temat KPI?

Z reguły KPI zostaje wyznaczone na poziomie ogólnym dla całego przedsiębiorstwa, a w dalszej kolejności analiza jest poświęcona danym działom. Kiedy wziąć pod uwagę marketing nie ma problemu z wyszczególnieniem komórek odpowiadających za SEO, e-mail marketing albo content marketing. Każdy z zespołów wykorzystuje przydatny dla niego KPI, a także uzyskanego ważne informacje. Należy zwrócić uwagę, żeby wszystkie działy w przedsiębiorstwie uzyskiwały aktualne dane o ogólnych KPI dla przedsiębiorstwa i równocześnie sprawdzały ważne metryki dla swoich codziennych działań.

KPI powinien wyznaczać aktualną fazę, w jakiej jest firma, co oznacza, że raportowanie nie może być przypadkowe, musi być dokładne i precyzyjne, a jeśli zajdzie taka konieczność, należy go zmienić, co odegra ważną rolę w uzyskaniu pożądanych efektów.

Określenie wskaźników efektywności to pierwszy etap wyznaczania albo weryfikacji planów, a następnie podejmowania odpowiednich czynności mających na celu dążenie do konkretnych celów. Określenie wskaźników efektywności to pierwszy krok do wyznaczenia, czy podejmowane plany i cele, a także faktycznie realizowane czynności przynoszą pożądane efekty. Tylko właściwe narzędzia umożliwiają zweryfikowanie postępów, a także kontrolę uzyskanych danych.

Analiza danych – jak wygląda?

Analizując dane uzyskane w trakcie KPI, wymagane jest używanie stosownych narzędzi (są one ogólnodostępne). Dane z CRM umożliwiają raportowanie sprzedaży, liczby leadów oraz sfinalizowanych kontraktów. Aby ocenić kampanię reklamową oraz działania marketingowe, konieczne jest używanie danych uzyskanych z Google Analytics, Google Ads czy Facebook Analytics. System księgowy pozwala z kolei na uzyskanie informacji o zsumowanych kosztach, jakie zachodzą w firmie.

Aby osiągnąć sukces, należy bezustannie kontrolować KPI. Świetnym pomysłem są także spotkanie podsumowujące. W celu ułatwienia całego procesu bardzo przydatne są dashboardy, do których zalicza się Google Data Studio czy Google Sheets, w których stosuje się integrację z innymi systemami albo można ręcznie importować dane. Kiedy dane zostaną zwizualizowane, zarówno sprawdzanie, jak i sama analiza KPI nie powinny dostarczyć trudności. Na jednym ekranie pojawiają się ważne metryki, które można hierarchizować wizualnie, co pozwala na wyszczególnienie najbardziej istotnych KPI w głównej części.

Data publikacji: 2023-08-26, autor: FakturaXL