Pliki JPK na żądanie, jak wygenerować i wysłać?

Jednolity Plik Kontrolny, znany jako JPK to zbiór danych, który powstaje z systemów informatycznych podmiotu gospodarczego. W pliku znajdują się informacje związane z operacjami gospodarczymi mającymi miejsce w danym okresie. JPK ma układ oraz format (schemat XML), dzięki czemu jego przetwarzanie nie dostarcza żadnych trudności.

Struktury w JPK

Jednolity Plik Kontrolny składa się z 7 struktur:

• księgi rachunkowe – JPK_KR,
• wyciąg bankowy – JPK_WB,
• magazyn – JPK_MAG,
• faktury VAT – JPK_FA,
• faktury VAT rolnicy ryczałtowi - JPK_FA_RR,
• podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR,
• ewidencja przychodów – JPK_EWP

Od 1 lipca 2018 roku podatnicy prowadzący księgi podatkowe i wytwarzający dowody księgowe w formie elektronicznej mają obowiązek dostarczać struktury JPK na żądanie organów podatkowych podczas:

• postępowania podatkowego,
• czynności sprawdzających,
• kontroli podatkowej,
• kontroli celno-skarbowej.

Rolnicy ryczałtowi mają możliwość przekazywać dane zgodnie ze strukturą JPK_FA_RR (od 1 września 2019 roku).

JPK na żądanie – dla kogo obowiązkowe?

Przekazanie JPK organom podatkowym odbywa się ze względu na:

• kontrolę podatkową,
• czynności sprawdzające,
• kontrolę celno-skarbową,
• postępowanie podatkowe.

JPK jest wymagane od podatnika albo od kontrahenta, pod warunkiem że prowadzi on księgi podatkowe w formie elektronicznej.

W jakim terminie trzeba przekazać JPK na żądanie?

JPK na żądanie musi zostać dostarczone do organu podatkowego w terminie minimum 3 dni. To jedno z narzędzi wykorzystywane w ramach czynności sprawdzających albo kontroli podatkowej. Jednak precyzyjnie wyznaczony termin widnieje w wezwaniu.

Jeżeli występują ku temu przesłanki, jak nieobecność osoby decyzyjnej czy zbyt duża ilość danych nie ma przeciwwskazań, aby wysłać do organu podatkowego prośby o wydłużenie terminu. To jedyny sposób, aby zapobiec konsekwencjom niedostarczenia plików we wskazanym przez urząd terminie.

W jaki sposób przygotować i przekazać JPK na żądanie?

Podczas prowadzenia ksiąg podatkowych i przetwarzania dowodów księgowych w postaci elektronicznych przedsiębiorca może skorzystać z bezpłatnej aplikacji Klient JPK WEB, która służy do generowania i dostarczania JPK. Drugim narzędziem jest bezpłatna aplikacja e-mikrofirma (dostępna w e-Urzędzie Skarbowym od 1 lutego 2021 roku).

Rozwiązania są dedykowane dla struktury JPK_FA oraz JPK_VAT dla przedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą.

Struktura pliku JPK może zostać przekazana także z wykorzystaniem nośników pamięci, czyli pendrive, karty pamięci, płyty albo innych rozwiązań (środki komunikacji elektronicznej). Po przekazaniu nośnika danych, urzędnik jest zobligowany przygotować protokół pobrania danych w formie elektronicznej.

W protokole muszą znaleźć się następujące informacje:

• rozmiar,
• sumy kontrolne,
• format,
• data utworzenia.

Protokół musi zawierać podpis osoby przekazującej dane, a także podpis urzędnika, który prowadzi sprawę.

Nośnik z plikami JPK można przekazać pocztą tradycyjną. Ustawodawca nie pozwala na przesyłanie JPK na pocztę elektroniczną (e-mail) albo poprzez ePUAP.

Plik kontrolny JPK można przygotować z wykorzystaniem programu księgowego albo komercyjnej aplikacji używanej on-line. Program musi zawierać opcję dostarczenia plików JPK.

Dla ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w formie papierowej należy je przekazać właśnie w takiej formie. Nie trzeba ich zmieniać na format JPK, chociaż działania kontrolne na pewno zostaną wydłużone.

W jaki sposób podpisać JPK na żądanie?

Przy przekazywaniu JPK na żądanie, nie można zapomnieć o podpisaniu pliku. W tym celu można wykorzystać Profil Zaufany, czyli bezpłatny podpis elektroniczny autoryzowany kodem. Drugim rozwiązaniem jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest płatnym podpisem w formie elektronicznej dedykowanym do podpisywania dokumentów. W celu podpisania dokumentu, trzeba go jedynie przygotować i podać kod PIN.

Po dostarczeniu pliku JPK, organ przekazuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Jak dokonać korekty?

JPK jak sama nazwa wskazuje to plik kontrolny, używany do czynności sprawdzających, podczas postępowania podatkowego albo kontroli podatkowej czy celno-skarbowej. Procedury obligują podatników do przekazania ksiąg podatkowych i dowodów podatkowych – zabrania się korekty. Ta zasada jest obligatoryjna.

Jakie są konsekwencje nieprzekazania JPK na żądanie?

Jeżeli JPK na żądanie nie zostanie dostarczony do organu w wyznaczonym terminie, podatnik musi liczyć się z odpowiedzialnością karno-skarbową. W praktyce zostaje to rozpatrzone jako wykroczenie skarbowe albo przestępstwo skarbowe. Gdy wartość uszczuplenia należności podatkowej jest mniejsza od 10 000 zł, mamy do czynienia z przestępstwem. Motyw działania sprawcy oraz stopień szkodliwości społecznej i sposób, w jaki czym został wykonany także odgrywają istotne znaczenie.

Jeżeli przedsiębiorca całkowicie zlekceważył obowiązek i nie przekazał danych w formacie JPK, następnie nie podjął działań, które pozwoliłyby je przekazać albo podmiot uchyla się od tego obowiązku można spodziewać się wyższej kary, poważniejszych konsekwencji.

Za wykroczenia skarbowe nakładana jest grzywna, którą wyznacza się jako wartość od 1/10 do maksymalnie 20-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Z kolei kara za przestępstwo skarbowe to grzywna wahająca się od 10 do nawet 720 stawek dziennych.

Sytuacja majątkowa, rodzinna i możliwości zarobkowe mają wpływ na wysokość kary.

Za brak przekazania JPK w wyznaczonym terminie można spodziewać się także nałożenia kary porządkowej. Może ją otrzymać również osoba, na którą nałożono obowiązek prowadzenia albo przechowywania ksiąg podatkowych albo dokumentów, które stanowią podstawę zapisów w tych księgach, co w praktyce oznacza chociażby biuro rachunkowe.

Data publikacji: 2024-09-07, autor: FakturaXL