Procedura SME – zwolnienia z VAT w innych krajach UE

Od stycznia 2025 roku obowiązują przepisy ułatwiające rozliczenia podatku VAT przez małych i średnich przedsiębiorców dokonujących transakcji sprzedaży w krajach członkowskich Unii Europejskiej. W życie weszła procedura SME, a wcześniej 18 listopada 2024 roku został wydany projekt rozporządzenia określający zakres danych, które zobowiązany jest podać podatnik przy składaniu powiadomienia i informacji kwartalnej.

Na czym polega procedura SME?

Procedura SME to uproszczony system rozliczania podatku VAT na terytorium Unii Europejskiej. Mogą z niego korzystać mali i średni przedsiębiorcy z Polski posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, których roczny obrót w całej Unii nie przekroczył wartości 100 000 EUR. Na tej podstawie podatnicy mogą zostać zwolnieni z zapłaty VAT naliczanego od transakcji dokonanych w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Do innych warunków, które koniecznie muszą zostać spełnione, żeby można było skorzystać ze zwolnienia należy wymienić:

• roczny obrót w danym państwie członkowskim nieprzekraczający limitu obowiązującego w danym kraju. Zasada jest taka, że każdy kraj ustala własny limit, który nie może być wyższy od 85 000 EUR. We Francji i Malcie obowiązują progi sektorowe
• wprowadzenie przez państwo członkowskie zwolnienia na zasadach odpowiadających regulacjom, na które wskazuje art. 113a ustawy o VAT. Oznacza to, że państwo członkowskie musi mieć w swoich przepisach zawarte regulacje, które w Polsce zostały wymienione w art. 113a ustawy o VAT.

Do 2025 roku podatnik musiał rejestrować się osobno w każdym kraju, w którym chciał uzyskać zwolnienie. Obecnie wystarczy jak dokona rejestracji w państwie siedziby firmy i zgłosi chęć przystąpienia do procedury SME. Z nowej możliwości może skorzystać po złożeniu uprzedniego powiadomienia do właściwego urzędu skarbowego w Polsce. Dodatkowo podatnik zobowiązany jest do składania kwartalnych raportów dotyczących obrotów firmy. 
Od 2025 roku zwolnienia, o którym mowa jest w art. 113a polskiej ustawy o VAT nie wprowadziła Hiszpania oraz Irlandia Północna. Dla podatnika oznacza to, że dokonując transakcji w tych państwach nie będzie mógł skorzystać ze zwolnienia w ramach procedury SME. 

Procedura SME – możliwość skorzystania w krajach członkowskich

W danym państwie członkowskim Unii Europejskiej podatnicy będą mogli skorzystać z procedury SME między innymi na podstawie przepisów obowiązujących w tym kraju, dlatego też nie tylko spełnienie ogólnych warunków dotyczących zwolnienia podmiotowego, ale i spełnienie innych dodatkowych wymagań daje możliwość zastosowania procedury SME w danym państwie. Do takich warunków będzie można między innymi zaliczyć różne wyłączenia prawa do stosowania zwolnienia, a także dłuższe okresy karencji. Z procedury SME mogą korzystać zarówno podatnicy VAT zwolnieni jak i podatnicy czynni pod warunkiem, że spełnią wymagania obowiązujące w państwie, w którym chcą skorzystać ze zwolnienia. 

Procedura SME – korzyści 

Przedsiębiorca korzystający z procedury SME może liczyć na różne korzyści, które mogą znacznie ułatwić mu prowadzenie firmy na terytorium Unii Europejskiej.

Do podstawowych korzyści wynikających ze stosowania procedury SME należą: 

• oszczędność czasu i zasobów – podatnik nie musi rejestrować się osobno w każdym kraju, w którym prowadzi działalność, co pozwala mu zaoszczędzić czas. Wystarczy, że złoży powiadomienie w Polsce
• mniej formalności – podatnik nie musi:
  • przygotowywać dokumentacji potrzebnej do rejestracji w różnych językach
  • nie musi znać lokalnych przepisów VAT
  • nie musi kontaktować się z urzędami skarbowymi w różnych krajach
  Wystarczy, że będzie składał informacje kwartalne w Polsce
• mniejsze koszty administracyjne – podatnik może uniknąć kosztów związanych z obsługą VAT w różnych państwach członkowskich, takich jak:
  • opłaty dla lokalnych doradców podatkowych – przy procedurze SME podatnik nie musi korzystać z usług, na które musiałby się zdecydować z uwagi na to, że każdy kraj posiada własne przepisy podatkowe wymagające konsultacji z lokalnymi doradcami podatkowymi
  • koszty tłumaczeń – każdy kraj wymaga, aby dokumentacja podatkowa i wszelka korespondencja z urzędami była w języku obowiązującym w danym kraju
  • koszty księgowości – rejestry VAT, składanie deklaracji podatkowych w urzędach danego kraju zwiększają koszty związane z księgowością.

Dzięki procedurze SME wszystkie wymienione czynności mogą zostać załatwione w jednym miejscu, na terytorium Polski. W związku z tym podatnik: 

• ponosi mniejsze koszty związane z doradztwem i tłumaczeniami
• może prowadzić jednolitą dokumentację podatkową
• wszystkie dane dotyczące dokumentacji podatkowej znajdują się w jednym miejscu, co znacznie upraszcza przeprowadzanie kontroli podatkowych oraz audytu.

Procedura SME – dlaczego warto skorzystać?

Dzięki procedurze SME małym i średnim firmom zmniejszyły się obowiązki związane z rozliczaniem podatku VAT w różnych państwach członkowskich Unii Europejskiej. Przed wprowadzeniem procedury SME obowiązki związane z VAT w różnych państwach członkowskich zniechęcały podatników przed rozszerzaniem działalności na nowe rynki zagraniczne. Większość przedsiębiorców nie znała lokalnych przepisów podatkowych. W związku z tym zmuszeni byli korzystać z pomocy doradców podatkowych z danego kraju. Do tego dochodziły obawy związane z popełnieniem błędów w rozliczeniach i ewentualnymi karami nakładanymi za powstałe błędy w rozliczeniach. Wprowadzenie procedury SME wyeliminowało wszelkie wymienione przeszkody, a przedsiębiorca może skupić się na innych sprawach związanych z prowadzoną działalnością, jak przykładowo na rozwoju własnej firmy. 

Procedura SME – podstawy działania

• limit obrotu na terytorium całej Unii Europejskiej – limit obrotu, jaki firma może wypracować w ciągu całego roku na terenie całej Unii Europejskiej wynosi 100 000 EUR. Limit ten nie może zostać przekroczony w okresie dwóch ostatnich lat podatkowych, czyli w roku bieżącym i poprzednim. Do obrotu, który brany jest pod uwagę wliczają się wszystkie dostawy towarów oraz świadczenie usług na terytorium UE niezależnie od kraju, w którym realizowane są transakcje. Wartość obrotu musi zostać przeliczona na euro wg kursu ogłoszonego na początku roku przez Europejski Bank Centralny
• limit obrotu w danym kraju unijnym – podatników obowiązuje nie tylko limit unijny, ale również ten wypracowany w każdym kraju członkowskim UE, którego wartość może różnić się w poszczególnym państwie, np. w Niemczech obowiązuje roczny limit 20 000 euro. W związku z tym, jeżeli polski podatnik przekroczy tę wartość w danym roku, to nie będzie mógł skorzystać w Niemczech z procedury SME
• wprowadzenie przez państwo członkowskie zwolnienia z VAT do prawa obowiązującego w tym kraju – jeżeli dane państwo członkowskie nie wprowadzi procedury SME do swojego prawa podatkowego, to nie będzie ona w nim działała i podatnik nie będzie mógł skorzystać z procedury SME w tym państwie. Zwolnienie musi koniecznie być zgodne z zasadami wskazanymi w art. 113a ustawy o VAT obowiązującej w Polsce. Kraje członkowskie mogą ustalać własne warunki zwolnienia, ale muszą one być spójne z przepisami obowiązującymi w UE.

Powiadomienie uprzednie – jak należy złożyć?

Podatnik może skorzystać z procedury SME pod warunkiem, że wcześniej złoży we właściwym urzędzie skarbowym uprzednie powiadomienie. Dla polskiego przedsiębiorcy właściwym urzędem do jego złożenia jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście. Powiadomienie można przesłać wyłącznie w formie elektronicznej poprzez platformę e-Urząd Skarbowy. W związku z tym podatnik musi posiadać konto i dostęp do niego w e-Urzędzie Skarbowym. Jeżeli powiadomienie składa pełnomocnik, to musi on mieć upoważnienie do korzystania z konta.  

Powiadomienie uprzednie – dane, jakie należy w nim podać

• dane urzędu oraz cel złożenia dokumentu – adresatem zgłoszenia zawsze jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście
• jasno określony cel zgłoszenia, czyli w tym przypadku zamiar korzystania ze zwolnienia z VAT w określonych państwach członkowskich Unii Europejskiej
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) identyfikujący przedsiębiorcę, jako podatnika VAT w Polsce
• numer identyfikacyjny VAT używany w procedurze OSS pod warunkiem, że podatnik z niej korzysta
• dane identyfikacyjne podatnika:
  • imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania w przypadku osób fizycznych
  • pełna nazwa firmy oraz adres siedziby firmy w przypadku przedsiębiorców
• rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej – należy opisać rodzaj prowadzonej działalności, np. usługi finansowe, handel detaliczny. Można też wskazać właściwe kody PKD
• wskazanie państw członkowskich, w których będzie stosowana procedura SME
• wysokość obrotów z podziałem na lata i kraje:
  • za poprzedni rok podatkowy – wartość sprzedaży w każdym kraju UE i w Polsce
  • za bieżący rok podatkowy – wysokość obrotu na moment składania powiadomienia osiągniętego do tej pory w państwach członkowskich i w Polsce
  • za dwa lata wstecz – jeżeli takie dane wymagane są przez dany kraj
• przeliczenie wartości na euro – polski podatnik musi przeliczyć wartości obrotów wyrażone w złotówkach na euro wg kursu wymiany ogłoszonego przez Europejski Bank Centralny (EBC) na pierwszy dzień roku podatkowego. W przypadku, gdyby kurs wymiany nie był opublikowany we wskazanym dniu, to podatnik powinien dokonać przeliczenia wg kursu z najbliższego dnia roboczego.

Uprzednie powiadomienie – znaczenie

Podatnik ma obowiązek złożenia uprzedniego powiadomienia. Jeżeli tego nie zrobi, to nie będzie mógł korzystać ze zwolnienia z VAT w innych krajach Unii Europejskiej.

Data publikacji: 2025-01-29, autor: FakturaXL