Z zasady transakcja sprzedaży zawierana jest pomiędzy dwoma stronami, gdzie jedna jest sprzedawcą, a druga nabywcą. Czasami może zdarzyć się, że w jednej transakcji występuje większa liczba kupujących, czyli przedsiębiorców dokonujących jednego, wspólnego zakupu. Czy taka sytuacja jest właściwa i kiedy może mieć miejsce?
Wystawianie faktur na dwóch nabywców – obowiązujące przepisy
Obowiązujące przepisy ustawy o VAT pozwalają na wystawianie faktur z danymi od dwóch lub więcej nabywców, a urzędy skarbowe nie negują możliwości wystawiania faktur na więcej niż jednego nabywcę. Jeżeli firmą zarządza dwóch właścicieli, to zazwyczaj na dokumentach firmowych powinny znaleźć się dane obydwu współwłaścicieli. Zaleca się, aby w takiej sytuacji faktura zawierała dane, które w sposób jednoznaczny będą identyfikowały obu nabywców, takie jak: ich imiona i nazwiska, adresy, numery NIP, jeżeli nabywcami są firmy lub numery PESEL w przypadku, kiedy nabywcami są osoby fizyczne. Tylko z takimi danymi możliwe będzie prawidłowe udokumentowanie danej transakcji. W przypadku współwłaścicieli reprezentujących firmę na dokumencie muszą znaleźć się również dane firmy.
Faktura na dwóch nabywców – jakie podstawowe dane powinna zawierać?
Prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna spełniać wszystkie wymagania formalne i zawierać niżej wymienione informacje:
dane obu nabywców – jeżeli firma ma dwóch właścicieli, to każdy z nich powinien zostać umieszczony na fakturze z wyszczególnionymi pełnymi danymi. Dopuszcza się wpisanie jednego adresu lub dwóch adresów, jeżeli różnią się między sobą
opis przedmiotu zakupu wraz z udziałami – zaleca się, aby na fakturze umieszczona została informacja o wysokości procentowej wartości zakupu, jaka przypada na każdego z właścicieli
zgodność z wymaganiami JPK_FA – faktury ujmowane są w systemie JPK. Wymaga to, aby każdy z nabywców był odpowiednio oznaczony na fakturze razem z ilością udziałów w taki sposób, żeby organ podatkowy mógł łatwo dokonać identyfikacji obu właścicieli.
Podział kosztów na fakturze – na czym polega?
W przypadku, kiedy współwłaściciele nie posiadają równych udziałów, to sensowne wydaje się być umieszczenie podziału kosztów na fakturze.
W jaki sposób należy prawidłowo wpisać do dokumentacji księgowej i podatkowej, podział kosztów? Można przedstawić go następująco:
podział 50/50 lub w innych procentach – współwłaściciele ustalają między sobą równy podział kosztów. Wtedy wystarczy, jeżeli zapiszą oni ustalenia w opisie na fakturze. Natomiast przy nierównych proporcjach na fakturze powinna znaleźć się informacja wskazująca na określone procenty przynależące do każdego właściciela, jak:
udokumentowanie podziału – opis podziału na fakturze ma w późniejszym okresie ułatwić rozliczenia podatku VAT i może rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące zgodności z umową, a ustaleniami pomiędzy właścicielami
prawidłowe księgowanie – faktura powinna zostać zaksięgowana zgodnie z indywidualnymi ustaleniami pomiędzy właścicielami, co do rozliczenia swojej części kosztów w różnych okresach rozliczeniowych bądź za pomocą różnych rachunkowych firmowych
indywidualne odliczenie kosztów w PIT – każdy z właścicieli ma prawo zadecydować odnośnie odliczenia kosztów z faktury zgodnie z posiadanym udziałem. W tej kwestii przedsiębiorcy muszą zadbać o właściwe dokumenty, w których posiadaniu muszą być, takich jak: kopia faktury, potwierdzenie dokonania podziału kosztów mającego formę umowy pisemnej.
Podział kosztów na fakturze w świetle prawa
Podział kosztów na fakturze wystawionej na współwłaścicieli ma również konsekwencje prawne. Dotyczy to głównie przypadków, kiedy współwłaściciele ponoszą solidarną odpowiedzialność za zobowiązania wynikające z faktury wystawionej na kilku nabywców. Jeżeli firma będzie miała zaległości w płatnościach, to każdy z właścicieli może być odpowiedzialny za zapłatę całej kwoty.
Faktura na dwóch nabywców – podział VAT
Zgodnie z przepisami, faktury mogą zostać wystawione na dwóch, a nawet na większą liczbę nabywców pod warunkiem, że zostaną na niej wskazane udziały w kosztach każdego z właścicieli. Przepisy pozwalają na odliczenie części podatku VAT, jaka wynika z udziału danego właściciela w zakupach. Jeżeli zakup był finansowany wspólnie przez dwóch lub więcej nabywców, to podatek VAT należy rozliczyć w ten sposób, aby odliczana kwota VAT była proporcjonalna w stosunku do udziału każdego z właścicieli do całości kwoty z faktury. W przypadku niezastosowania się do powyższej zasady przedsiębiorcy narażają się na sankcje podatkowe. Na fakturze wystawionej na dwóch nabywców powinny znaleźć się dane obu odbiorców, które będą jednoznacznie ich określały i zostaną im przypisane przypadające na nich części kosztów. Każdy z właścicieli musi być znany z nazwy oraz numeru NIP. W wysyłanym pliku JPK dotyczącym faktur przynajmniej z dwoma nabywcami musi być koniecznie widoczny szczegółowy podział na poszczególne osoby. Dodatkowo zgodnie z wymogami organów podatkowych powinny być też umieszczone informacje na podstawie, których będzie można określić nabywcę odpowiadającego za daną część zakupu.
Rozliczenia faktur pomiędzy współwłaścicielami – zależności
Najczęściej na rozliczenia faktur pomiędzy współwłaścicielami wpływa rodzaj zakupionych towarów lub usług. Na przykład przy zakupie materiałów biurowych wykorzystywanych wspólnie przez kilka osób koszty mogą zostać podzielone w równym stopniu na wszystkich właścicieli lub zgodnie z wielkością zapotrzebowania każdego z nich. Podobną zasadę stosuje się wobec usług, jak np. w przypadku usług naprawczych lub serwisowania urządzeń użytkowanych w firmie. W przypadku, kiedy jedna ze stron korzysta z urządzenia bardziej intensywnie w porównaniu z drugą, to wtedy koszty powinny zostać podzielone według rzeczywistego wykorzystania sprzętu.
Księgowanie faktur wystawionych, co najmniej na dwóch właścicieli
Przedsiębiorcy zarządzający wspólnie firmą mają obowiązek udokumentowania kosztów w sposób dokładny i zgodnie z ich proporcjonalnym podziałem. W celu prawidłowego zaksięgowania powinni na początku określić, w jaki sposób koszty dzielone są pomiędzy nimi. Koszty mogą zostać podzielone równo lub proporcjonalnie, gdzie proporcje mogą być wskazane już w momencie wystawiania faktur. Na dokumencie należy zaznaczyć, jaki procent wydatku ponosi każdy z właścicieli. Na fakturze, która zostaje wprowadzona do księgowości musi być widoczny podział na poszczególnych współwłaścicieli, czyli każdy z nich musi mieć przypisaną odpowiadającą mu część kosztu w ustalonej proporcji. Faktura VAT dokumentuje dane zdarzenie gospodarcze i związane z nim koszty tylko wtedy, kiedy będzie zawierała dane wszystkich współwłaścicieli lub znajdą się na niej informacje wskazujące na wspólne poniesienie wydatków, co w przypadku firm może znacznie ułatwić identyfikację i podział kosztów.
Faktura na dwóch nabywców - jak uniknąć błędów księgowych?
Księgowanie faktur na współwłaścicieli niesie ze sobą pewne ryzyko, dlatego należy w tym zakresie dołożyć wszelkiej staranności, aby uniknąć błędów. W tym celu warto prowadzić oddzielne rejestry kosztów dla każdego z właścicieli lub korzystać z oprogramowania księgowego umożliwiającego podział kosztów na współwłaścicieli. Powyższe czynności pozwolą zmniejszyć ryzyko związane z nieprawidłowościami i znacznie ułatwić rozliczenia podatków każdemu z właścicieli.
Najczęściej popełniane błędy na fakturach wystawianych na kilku nabywców
Podczas wystawiania faktur na dwóch nabywców może dojść do pomyłki, co może oznaczać, że błąd trzeba będzie poprawić poprzez sporządzenie korekty. Jeżeli pomyłka nie zostanie skorygowana, a dojdzie do kontroli skarbowej, to przedsiębiorcy muszą liczyć się z konsekwencjami podatkowymi.
Poniżej przykłady najczęściej popełnianych błędów oraz sposoby jak można ich uniknąć:
brak jasności w podziale kosztów – niezbyt dokładny podział kosztów przedstawionych na fakturze lub brak informacji o udziale przypadającym na każdego z właścicieli. Należy zadbać, aby powyższe informacje znalazły się na dokumencie
błędne dane nabywców – wszystkie dane dotyczące nabywców powinny zostać wpisane poprawnie. Pomyłka w numerach NIP, nazwach firm, a także w adresach nabywców skutkuje koniecznością wystawienia faktury korygującej. Brak korekty może spowodować nałożenie na podatników kar podatkowych
brak formalnego podziału kosztów w formie papierowej – podział kosztów powinien zostać odpowiednio udokumentowany, najlepiej za pomocą pisemnej umowy sporządzonej pomiędzy współwłaścicielami. Jeżeli taka umowa nie zostanie sporządzona, to podczas kontroli skarbowej urzędnicy mają prawo zakwestionować odliczenia w podatku VAT.
