Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu pozwala przedsiębiorcom ująć niektóre wydatki w kosztach uzyskania przychodów. Czy do tych kosztów można zaliczyć wydatki poniesione na ogrzewanie?
Wydatki na ogrzewanie w kosztach podatkowych firmy
Zgodnie z przepisami do kosztów podatkowych firmy zalicza się wydatki, które mogą zwiększyć przychody przedsiębiorcy. Mogą to być na przykład koszty związane z utrzymaniem miejsca, w którym prowadzona jest firma. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wydatek może być ujęty w kosztach podatkowych, jeżeli celem jego poniesienia jest osiągnięcie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Nie może też być wymieniony w katalogu wydatków niezaliczanych do kosztów podatkowych (art. 23 ustawy o PIT).
W związku z powyższym, aby wydatki związane z eksploatacją lokalu mieszkalnego mogły zostać zaliczone do kosztów podatkowych, to lokal, którego one dotyczą powinien znajdować się pod adresem wymienionym we wniosku rejestracyjnym CEIDG (główne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, siedziba firmy lub dodatkowe miejsce prowadzenia działalności). Jest to zgodne z interpretacją wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej z Łodzi nr IPTPB1/415-601/12-4/ASZ z dnia 4 stycznia 2013 roku, w której napisał:
wydatki ponoszone przez podatnika w miejscu zamieszkania, które nie zostało ujawnione w CEDIG jako dodatkowy adres wykonywania działalności gospodarczej, nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu
Prowadzenie działalności we własnym domu może rodzić pewne wątpliwości co do rodzajów wydatków, które mogą zostać zaliczone do wydatków firmowych, jak np. rachunki za ogrzewanie. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na utrzymanie mieszkania, w tym ogrzewanie. Jeszcze do niedawna organy podatkowe miały podzielone zdanie w tej kwestii. Niektóre urzędy uważały, że przedsiębiorca, który chce zaliczyć wydatki na ogrzewanie do kosztów podatkowych powinien wyodrębnić w mieszkaniu osobne pomieszczenie, w którym będzie prowadził działalność. Natomiast część urzędników podatkowych była zdania, że nie ma konieczności wydzielania osobnego pokoju na biuro. Na przykład Szef Krajowej Administracji Skarbowej wydał interpretację o nr DPP7.8220.20.2018.CRS zmieniającą interpretację indywidualną nr IBPBI/1/415-1512/14/ŚS z dnia 3 kwietnia 2015 roku dotyczącą wydatków poniesionych na eksploatację lokalu mieszkalnego częściowo wykorzystywanego na cele prowadzonej działalności gospodarczej, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności. W uzasadnieniu interpretacji napisał:
należy podkreślić, że przepisy ustawy PIT nie uzależniają możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów od wyodrębnienia – w dosłownym (fizycznym) sensie – pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Podatnik powinien określić, jaka część nieruchomości faktycznie służy prowadzonej przez niego działalności gospodarczej i wówczas może w odpowiedniej proporcji zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych. (...) należy uznać, że wydatki związane z utrzymaniem lokalu mieszkalnego (tj. na czynsz, energię elektryczną, wodę, ogrzewanie) w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię lokalu mieszkalnego zajętą na prowadzenie działalności gospodarczej, mogą być kosztem uzyskania przychodów, jeżeli zostaną racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz właściwie udokumentowane.
Takiego samego zdania jest też Ministerstwo Finansów, które twierdzi, że przepisy nie wskazują, aby podatnik, który chce wliczyć wydatki poniesione na utrzymanie mieszkania do kosztów podatkowych musiał wyodrębnić pomieszczenie w mieszkaniu, w którym będzie prowadzona działalność gospodarcza. Podatnik powinien jedynie określić w jakiej części będzie użytkował mieszkanie w prowadzonej działalności gospodarczej i na tej podstawie może zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych. W skład kosztów ponoszonych na utrzymanie mieszkania zalicza się czynsz, rachunki za media, do których wchodzi między innymi ogrzewanie. Oznacza to, że wydatki na ogrzewanie lokalu mieszkalnego mogą zostać zaliczone do kosztów firmowych pod warunkiem, że w mieszkaniu prowadzona jest działalność gospodarcza. Taki wydatek musi być prawidłowo udokumentowany i rozliczony w stosunku do rzeczywiście zajmowanej powierzchni mieszkania wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej.
Wydatki na ogrzewanie wyliczanie proporcji w stosunku do powierzchni mieszkania zajętej na prowadzenie działalności gospodarczej
Podatnik wyliczając wysokość wydatków ponoszonych na utrzymanie mieszkania, które może zaliczyć do kosztów firmowych powinien ustalić proporcję w jakiej dany lokal wykorzystywany jest na prowadzenie działalności gospodarczej. Proporcją objęte są wszystkie wydatki ponoszone na utrzymanie mieszkania, w tym ogrzewanie oraz wszystkie usługi świadczone w tym zakresie oraz czynsz i energia elektryczna. Przedsiębiorca musi samodzielnie oszacować powierzchnię mieszkania przypadającą na działalność gospodarczą przez określenie jaki procent opłat za mieszkanie będzie mógł rozliczyć w podatku dochodowym.
Wydatki ponoszone na ogrzewanie ujmuje się w PKPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. W kolumnie tej ujmuje się także pozostałe wydatki poniesione na czynsz, na zapłatę energii elektrycznej, gaz, wodę. Księguje się je na podstawie wystawionego dowodu wewnętrznego zawierającego poniższe dane:
data
określenie przedmiotu operacji gospodarczej
podpisy osób, które opłaciły dany wydatek.
Celem udokumentowania wydatków związanych z prowadzeniem firmy w prywatnym mieszkaniu oraz ich prawidłowym rozliczeniu przedsiębiorca powinien sporządzić oświadczenie określające w jakiej części wydatki związane z eksploatacją mieszkania mogą być rozliczone w kosztach podatkowych. Oszacowanie powinno być określone w wartości procentowej lub wg współczynnika. W oświadczeniu należy podać też ogólną powierzchnię mieszkania oraz powierzchnię przeznaczoną na wykonywanie działalności gospodarczej.
PRZYKŁAD 1 Pani Anna prowadzi biuro księgowe w jednym pokoju swojego mieszkania. Obliczyła, że działalność gospodarcza zajmuje 20% mieszkania. Jest to powierzchnia pokoju, w którym pracuje. Pokój został wyposażony w biurko i potrzebny sprzęt, jak: komputer i drukarka. W wydzielonej części kobieta zamierza również spotykać się z klientami biura i przechowywać część dokumentów. Zgodnie z przepisami do kosztów eksploatacji może zaliczyć 20% naliczone od wszystkich wydatków poniesionych w opłatach za mieszkanie, między innymi: za prąd i ogrzewanie. Urząd podatkowy wyraził zgodę na taki podział opłat.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca wykonuje zawód informatyka. Działalność wykonuje w swoim mieszkaniu, w którym nie wydzielił oddzielnego pokoju do pracy. Przedsiębiorca może zaliczyć część wydatków poniesionych na ogrzewanie do kosztów podatkowych. Obecnie urzędy skarbowe nie wymagają już, aby podatnik koniecznie wyodrębniał pokój we własnym mieszkaniu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Obowiązujące przepisy nie nakładają takiego obowiązku na podatnika. Może on rozliczać opłaty niezależnie od tego, czy wyodrębnił pokój w mieszkaniu na cele firmowe, czy też nie. Przedsiębiorca wyliczył, że na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej przeznaczy 30% swojego mieszkania i taki procent powierzchni mieszkania wskazał w oświadczeniu. W związku z tym w takiej proporcji może rozliczać wydatki na eksploatację: czynsz, prąd, wodę, gaz oraz ogrzewanie.
Wydatki związane prowadzeniem działalności w domu, a podatek PIT
Wszelkie wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę, które związane są z lokalem i jednocześnie z prowadzoną działalnością, jak opłaty za prąd, ogrzewanie, czynsz, woda, Internet mogą być kosztem w podatku proporcjonalnie do powierzchni mieszkania wykorzystywanej w działalności. Kosztami firmowymi mogą też być wydatki poniesione na wyposażenie firmy, jak przykładowo: komputer, drukarka, materiały biurowe, biurko, krzesło, szafa na dokumenty.
