Co można dać w koszty w firmie transportowej?

Branża TSL nie należy do łatwych – wymaga sporego kapitału, konieczne jest zabezpieczenie finansowe, a także właściwe zarządzanie zleceniami i flotą. Koszty w firmie transportowej są wysokie, dlatego ich optymalizacja jest bardzo istotna. To podstawa do zapewnienia konkurencyjności i zrównoważonego rozwoju firmy. Przyjrzyjmy się, jakie koszty występują w firmie z sektora TSL.

Jakie koszty ponosi przedsiębiorstwo transportowe?

Koszty firmowe są klasyfikowane jako stałe oraz zmiennie.

Koszty stałe:

• koszty zatrudnienia,
• ubezpieczenie pojazdów,
• koszty licencji,
• leasing.

Koszty zmienne:

• zużycie paliwa i energii,
• koszty napraw oraz przeglądów,
• koszty remontów.

W celu założenia firmy transportowej trzeba zgromadzić spory kapitał. Służy, chociażby do opłacenia licencji czy wpisu do KRS (założenie działalności). Należy uwzględnić wydatki na siedzibę i bazę eksploatacyjną, koszty zezwoleń, floty pojazdów i ubezpieczeń.

Opłacenie siedziby firmy

Każda firma, również transportowa musi mieć swoją siedzibę, dlatego jedną ze stałych opłat jest koszt wynajmu albo raty kredytu hipotecznego, jeśli przedsiębiorca zdecydował się na zakup. W opłatach trzeba uwzględnić wydatki na prąd i wodę.

Należy pamiętać o opłatach ponoszonych na usługi księgowej i obowiązek regulowania składek ZUS.

Wydatki na bazę eksploatacyjną

Przedsiębiorca posiadający licencję krajową albo wspólnotową na transport drogowy jest zobowiązany do posiadania rzeczywistej i stałej siedziby składającej się z bazy eksploatacyjnej.

Baza eksploatacyjna zawiera niezbędny sprzęt oraz urządzenia techniczne, a także:

• miejsca postojowe,
• miejsca załadunku,
• miejsca rozładunku i łączenia ładunków,
• miejsca naprawy i konserwacji floty.

Jednym z wymogów uzyskania zezwolenia na prowadzenie firmy transportowej jest baza eksploatacyjna - tego wydatku nie można uniknąć.

Opłaty licencyjne

Wspomniana już licencja zostaje wydana przez Zarząd Dróg i Transportu i umożliwia wykonywanie usług związanych z transportem drogowym towarów albo osób. To jeden z warunków gwarantujących bezpieczeństwo użytkowników dróg, a także przedsiębiorców współpracujących z firmami transportowymi. Termin ważności licencji wynosi co najmniej 2 lata.

Warunkiem uzyskania licencji transportowej jest posiadanie certyfikatu kompetencji zawodowych przez minimum jedną osobę wchodzącą w skład zarządu. Opłata, jaką trzeba uregulować za certyfikat kompetencji zawodowych to 800 zł.

Dla transportu międzynarodowego wymagane jest uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego i uzyskanie licencji wspólnotowej (kosztuje od 4 do 8 tys. zł plus za każdy dodatkowy pojazd, trzeba uregulować dodatkowe 10%).

Wydatki na flotę

Kolejnym wymogiem jest posiadanie zdolności finansowej na poziomie 9 tysięcy euro na pierwszy pojazd oraz 5 tysięcy euro na następny (powyżej 3,5 tony). Pojazdy, których waga waha się między 2,5 a 3,5 tony, wymagają uregulowania opłaty 900 euro.

Przedsiębiorca musi zgromadzić spore nakłady finansowe na nabycie pojazdów i opłacenie wszystkich wydatków z nimi związanych. Oczywiście ostateczny koszt jest uwarunkowany ilością pojazdów i sposobem finansowania – kredyt albo nabycie za gotówkę bądź leasing.

Do kosztów nabycia trzeba dodać także wydatki na naczepy, koszty eksploatacyjne i opłaty serwisowe.

Leasing jest często wybieraną formą finansowania działalności, gdyż ułatwia rozwój. Trzeba jednak zaznaczyć, iż zdecydowana większość leasingodawców wymaga 6-miesięcznego stażu przed udzieleniem finansowania.

Koszty firmowe na flotę są uwarunkowane rodzajem używanych pojazdów. Dla pojazdów nieprzekraczających 3,5 tony nie ma obowiązku przygotowania dodatkowej dokumentacji czy uzyskania płatnych zezwoleń.

Jeżeli przedsiębiorca pragnie używać samochodów ciężarowych powyżej 3,5 tony, musi mieć licencję. Za licencję krajową reguluje się opłatę w wysokości 800 zł i więcej, a za licencję międzynarodową od 4000 zł.

W przypadku transportu ciężkiego materiałów niebezpiecznych wymagane jest zatrudnienie specjalistów, czyli kierowców, którzy posiadają wymagane uprawnienia, co w praktyce oznacza podstawowe i doszkalające kursy z zakresu międzynarodowego przewozu drogowego materiałów niebezpiecznych, określanych w skrócie ADR. Oczywiście ma to wpływ na koszty ponoszone przez przedsiębiorcę, czyli wynagrodzenie kierowcy oraz inne koszty przedsiębiorstwa.

Firma transportowa musi nabyć ubezpieczenie OC i AC pojazdu, gdzie wysokość składki ubezpieczenia OC dla samochodów ciężarowych jest uzależniona od paru czynników, czyli uwzględniane są parametry ciężarówki, dane kierowcy (doświadczenie) i historia przebiegu ubezpieczenia.

Dobrym rozwiązaniem jest ubezpieczenie Autocasco, które pozwala ograniczyć wydatki przy kolizjach i wypadkach.

Polisa odpowiedzialności cywilnej przewoźnika jest dobrowolna, jednak ma wiele korzyści. Przede wszystkim to zabezpieczenie dla firmy transportowej przed niemożliwymi do zaplanowania sytuacjami, do których zalicza się kradzież, uszkodzenie towaru czy opóźnienia w realizacji zleceń. Polisa zabezpiecza także podmioty, które korzystają z usług transportowych – przy nieplanowanych sytuacjach przekazane zostaje odszkodowanie.

Koszty OCP trzeba liczyć od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych na rok.

Jakie dodatkowe opłaty reguluje firma transportowa?

Przedsiębiorstwo transportowe musi uwzględnić opłaty ponoszone na:

• paliwo,
• winiety,
• parkingi i noclegi dla kierowców,
• zakup tachografów,
• przeglądy pojazdów,
• wyposażenie floty w urządzenia do obsługi systemu e-TOLL,
• koszty ponoszone na wynagrodzenie zatrudnionych osób,
• giełdy transportowe,
• koszty marketingu.

W firmie transportowej zatrudniającej kierowców oprócz ich wynagrodzenia trzeba uwzględnić również składki ZUS.

W celu sprawnego prowadzenia działalności warto korzystać z nowoczesnego systemu monitorowania floty umożliwiającego efektywne zarządzanie transportem. Odpowiedni program pozwala wyznaczać trasy, zajmuje się logistyką i ułatwia optymalizację dostaw, dzięki czemu zredukowany zostaje czas i koszt dostaw. Jeżeli program pozwala na bieżące śledzenie giełdy transportowej to dodatkowa korzyść, gdyż dostępne są tam zlecenia transportowe i wolne ładunki. Nowoczesne narzędzia do narządzania firmą transportową stanowią podstawę do wyprzedzenia konkurencji.

Jak ograniczyć koszty w firmie transportowej?

Optymalizacja kosztów ma wpływ na sytuację finansową prowadzonej firmy, dlatego warto do tego dążyć. Jednym z rozwiązań jest skorzystanie z programu do transportu i spedycji umożliwiającego automatyczną kontrolę zużycia paliwa, przy równoczesnej optymalizacji trasy przejazdu. Integracja z telematyką GPS pozwala śledzić przejazdy i monitorować działania kierowców.

Bieżąca konserwacja pojazdów to skuteczny sposób na redukcję kosztów, gdyż zminimalizowane zostaje ryzyko poważnych awarii i napraw. To także skuteczny sposób unikania przestojów.

Efektywność floty zależy w dużej mierze od umiejętności kierowców, dlatego należy zadbać o właściwe przeszkolenie. Przekłada się to na zwiększoną świadomość pracowników w zakresie zużycia paliwa i stanu technicznego firmowych pojazdów. Przeszkoleni pracownicy wykazują większą ostrożność podczas jazdy, co wydłuża żywotność środków trwałych.

Monitorowanie floty przy wykorzystaniu technologii GPS pozwala na bieżący wgląd w trasę i działania podejmowane przez kierowców, a także kontrolę zużycie paliwa. To skuteczny sposób, aby zauważyć wszelkie nieprawidłowości.

Aby ograniczyć koszty, należy efektywnie planować zlecenia, co pozwala zredukować czas na ich realizację oraz zoptymalizować trasy przejazdu. Przełoży się to na większe zadowolenie kierowców, klientów i samego przedsiębiorcy.

Reasumując, aby ograniczyć koszty występujące w działalności gospodarczej, należy je przede wszystkim dokładnie monitorować, analizować i wprowadzać korzystne strategie, które przyniosą pozytywne zmiany dla przedsiębiorstwa. Właściwe zarządzanie kosztami ułatwia zachowanie konkurencyjności na rynku i sukcesywny rozwój.

Program do faktur dla firm transportowych

Program FakturaXL oferuje gotowe tanie i sprawdzone rozwiązania dla biur rachunkowych i firm transportowych. Aktualnie z programu korzysta kilkaset firm zajmujących się transportem w zakresie krajowym i międzynarodowym. Zostało zaimplementowane wiele rozwiązań dedykowanych firmom transportowym.

Główne oczekiwania branży transportowej dotyczące programu do fakturowania:

• wystawianie faktur w EUR i innych walutach obcych z automatycznym przeliczeniem kursu waluty wg. tabeli NBP lub własnego kursu waluty narzuconego przez umowę z kontrahentem. Kurs waluty, numer tabeli NBP oraz kwota przeliczenia VAT pojawia się na fakturze,
• dwu-walutowe faktury np. w PLN i EURO jednocześnie na jednym druku,
• faktury w języku angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, rosyjskim oraz dwujęzyczne np. polsko-angielska,
• jednostki miary km, fracht i inne własne, które można samemu wprowadzić w programie,
• dodatkowe dokumenty dla transportu np. dowód dostawy, wydanie zewnętrzne, oferta, zamówienie
• numer zlecenia w programie, który może pojawiać się na fakturach i innych dokumentach dotyczących zlecenia transportowego. Po numerze zlecenia można również sortować i przeglądać faktury w programie.
• możliwość zamieszczanie opisów między pozycjami na fakturze. Można w ten sposób na jednej fakturze zamieścić czytelnie dodatkowe uwagi dotyczące kursu czy kilku zleceń transportowych.
• pola z pozycjami na fakturze mogą być wieloliniowe i zawierać bardzo dużo informacji np. numer zlecenia, przebieg trasy przejazdu itp.
• umieszczenie dwóch numerów kont na fakturze np. konto w EUR i konto w PLN wraz z dodatkowymi informacjami typu SWIFT, nazwa banku, waluta konta itp.
• automatyczne pobieranie danych firm po numerze NIP z bazy GUS,
• własne logo firmy na fakturze i możliwość wgrania pieczęci,
• własny schemat numeracji, kilka różnych schematów jednocześnie
• wysyłanie faktur na e-mail lub sms-em bezpośrednio z programu do klienta wraz z późniejszą informacją czy faktura została poprawnie dostarczona,
• zaawansowane raporty i ewidencje,
• skuteczna kontrola płatności w firmie: oznaczanie statusu opłacenia faktury, raporty nieopłaconych faktur, lista terminów płatności, automatyczne przypomnienia na e-mail lub sms o nieopłaconej fakturze lub zbliżającym się terminie płatności za wykonane zlecenie transportowe. W razie braku zapłaty, możliwość łatwego zlecenia windykacji należności bezpośrednio z programu przez profesjonalną i skuteczną firmę windykacyjną.
• możliwość eksportu danych z programu bezpośrednio do biura rachunkowego lub księgowego.

Data publikacji: 2024-02-22, autor: FakturaXL