Duża część przedsiębiorców wykorzystuje swój samochód w działalności gospodarczej. Wydatki związane z użytkowaniem pojazdu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podatnik posiada możliwość odliczenia pełnej kwoty podatku VAT oraz poniesionych kosztów. Warunek: musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę.
Kilometrówka, czyli ewidencja przebiegu pojazdu. Zapisuje się w niej między innymi:
stan licznika
datę i cel wyjazdu
opis trasy (skąd – dokąd)
liczbę kilometrów przejechanych w danym dniu (element wymagany w przypadku kiedy przedsiębiorca nosi się z zamiarem odliczenia 100% podatku VAT).
W powyższej sytuacji na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia, że pojazd rzeczywiście wykorzystywany jest tylko w firmie. Wyjątkiem są samochody ciężarowe, które wiadomo, że użytkuje się jedynie do celów działalności, dlatego w ich przypadku podatnik nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki. Jednocześnie ma prawo odliczać koszty i podatek VAT od wydatków związanych z pojazdem ciężarowym w pełnej wysokości. Za samochód ciężarowy uważa się pojazd o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca wykorzystuje w działalności samochód osobowy zaewidencjonowany jako środek trwały. Ma zamiar wykorzystywać go jedynie do celów firmowych, dlatego też może odliczać wydatki związane z jego użytkowaniem w pełnej wysokości (100% podatku VAT i 100% kosztów). Jednocześnie musi udowodnić, że wykorzystuje go zgodnie z przeznaczeniem, czyli powinien prowadzić szczegółową kilometrówkę.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca posiada samochód ciężarowy o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony, który wykorzystuje w działalności gospodarczej. Pojazd spełnia definicję pojazdu ciężarowego, do celów podatku VAT. Podatnik może więc odliczyć w pełnej wysokości wydatki związane z samochodem, czyli 100% podatku VAT oraz 100% poniesionych kosztów bez potrzeby prowadzenia kilometrówki.
Obowiązek prowadzenia kilometrówki
W styczniu 2019 roku został zniesiony obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów podatku PIT (ustawa z 23.10.2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw). Dla podatników oznacza to, że od tego dnia nie muszą prowadzić już dwóch osobnych ewidencji. Wystarczy sama ewidencja przebiegu pojazdów prowadzona dla celów VAT. Znajdują się w niej wszystkie potrzebne elementy, które zawierała prowadzona do tej pory ewidencja dla celu podatku PIT.
Podatnik nie musi koniecznie prowadzić szczegółowej kilometrówki, aby móc odliczyć wydatki związane z eksploatacją prywatnego pojazdu w kosztach uzyskania przychodów. Jednak w tym przypadku obowiązuje go limit w wysokości 20% poniesionych kosztów oraz 50% podatku VAT. W przypadku pojazdów będących środkiem trwałym lub stanowiących przedmiot umowy najmu, leasingu lub dzierżawy, limit wynosi 75% kosztów oraz 50% podatku VAT.
Istnieje możliwość pełnego rozliczenia kosztów i podatku VAT w pełnej wysokości (samochód prywatny i samochód wchodzący w skład majątku firmy), jeżeli podatnik będzie prowadził szczegółową kilometrówkę, która powinna zawierać:
informacje dotyczące pojazdu, jak numer rejestracyjny
datę rozpoczęcia oaz zakończenia prowadzenia ewidencji
stan licznika pojazdu na dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji i na koniec każdego okresu rozliczeniowego
wpis, który dokumentuje wykorzystanie pojazdu. Powinien zawierać:
numer wpisu
datę i cel wyjazdu
opis trasy
liczbę przebytych kilometrów
imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem
sumę przejechanych kilometrów na koniec okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Podatnik zwolniony z VAT, a prowadzenie kilometrówki
Podatnicy, którzy zwolnieni są z podatku VAT, w większości przypadków również nie mają obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów podatku VAT. Potwierdzeniem tego jest: 1. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 27 marca 2019 roku, 0112-KDIL3-3.4011.77.2019.1.MC
Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych według skali podatkowej. Wnioskodawca przeprowadza kursy nauki jazdy na kategorię B, C, CE. Na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o podatku od towarów i usług usługi, jakie Wnioskodawca świadczy, są zwolnione z podatku VAT. W działalności gospodarczej Wnioskodawca wykorzystuje samochody osobowe. Samochody te są wykorzystywane do przeprowadzania szkoleń na kategorię B, są one przekształcone i przygotowane do nauki jazdy, wykorzystywane są tylko i wyłącznie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Samochody osobowe są ujęte w ewidencji środków trwałych. W związku z tym, że Wnioskodawca używa samochodów osobowych wyłącznie do działalności gospodarczej, a przy tym jest zwolniony z podatku od towarów i usług – nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i może 100% wydatków związanych z używaniem samochodów osobowych zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
2. interpretacja indywidualna Dyrektora Informacji Skarbowej z dnia 5 lipca 2019 roku, 0114-KDIP3-1.4011.295.2019.2.MT
Podatnik nie musi prowadzić ewidencji, jeżeli na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie jest obowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem przypadku, gdy brak tego obowiązku wynika z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a ustawy o podatku od towarów i usług. Innymi słowy, jeżeli podatnik nie ma obowiązku prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku od towarów i usług, to również na gruncie podatku dochodowego dla zaliczenia wydatków eksploatacyjnych z tytułu używania samochodu osobowego zaliczonego do środków trwałych, nie jest wymagane prowadzenie takiej ewidencji.
Jeżeli podatnik zwolniony z VAT wykorzystuje w działalności samochód i używa go wyłącznie do celów firmowych, to może odliczyć 100% podatku VAT oraz 100% kosztów ponoszonych z eksploatacją pojazdu i nie musi w tym celu prowadzić kilometrówki. Jednak w tej kwestii warto zachować ostrożność i pomimo przychylnych interpretacji wydanych w tej sprawie, to może jednak warto dla własnego bezpieczeństwa prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Kilometrówka, a wysokość ujmowanego podatku i kosztu
Wysokość kosztu i podatku VAT jaki można odliczyć zależy od kilku czynników, między innymi od:
sposobu wykorzystywania pojazdu w firmie
rodzaju pojazdu
od tego czy podatnik prowadzi kilometrówkę, czy nie.
Sposób rozliczania wydatków w różnych sytuacjach
Z kilometrówką
Bez kilometrówki
Samochód prywatny
Firmowy samochód osobowy
Samochód ciężarowy poniżej 3,5 t
Samochód prywatny
Firmowy samochód osobowy
Samochód ciężarowy poniżej 3,5 t
Samochód ciężarowy powyżej 3,5 t
100% VAT
100% VAT
100% VAT
50% VAT
50% VAT
50% VAT
100% VAT
100% PIT
100% PIT
100% PIT
20% PIT
75% PIT
75% PIT
100% PIT
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca wykorzystuje w firmie samochód osobowy o masie całkowitej która nie przekracza 3,5 t. Pojazd użytkuje w sposób mieszany, czyli prywatnie i w działalności. W związku z tym może odliczyć 50% podatku VAT oraz 75% kosztów poniesionych na samochód bez konieczności prowadzenia kilometrówki. Pod koniec 2023 roku zakupił paliwo na kwotę 246 zł brutto. W ewidencji ma prawo ująć:
75% kosztów (razem z nieodliczonym podatkiem VAT) 223 zł x 75% = 167,25 zł
Nieprawidłowe prowadzenie kilometrówki, a prawo do odliczenia wydatku w odniesieniu do podatku VAT i PIT
Przedsiębiorca, który prowadzi kilometrówkę ma obowiązek dokonywania w ewidencjach poprawnych zapisów. Jeżeli będzie rozliczał koszty związane z pojazdem na podstawie błędnie prowadzonej ewidencji przebiegu, to niestety nie ma prawa do pełnego odliczenia poniesionych kosztów ani podatku VAT. W takim wypadku może jedynie odliczyć poniesione wydatki do wysokości 75% i 50% podatku VAT.
Podatnik, który wykorzystuje samochód osobowy wyłącznie w działalności i nie prowadzi obowiązkowej w tym wypadku kilometrówki lub prowadzi ją niewłaściwie, to nie ma prawa do odliczania 100% podatku VAT, ani 100% poniesionych kosztów. Jeżeli mimo tego stosuje odliczenia w pełnej wysokości, to w razie kontroli, która wykaże nieprawidłowości, będzie musiał niezwłocznie dokonać zapłaty kosztów oraz podatku VAT razem z odsetkami.
Pojazd prywatny wykorzystywany w działalności, a prowadzenie kilometrówki
Obowiązek prowadzenia kilometrówki ma też przedsiębiorca, którego pracownicy wykorzystują w działalności swoje prywatne samochody osobowe. Zwrot pracownikowi kosztów związanych z eksploatacją pojazdu możliwy jest jedynie wtedy kiedy prowadzona jest szczegółowa kilometrówka. Dopiero na jej podstawie można rozliczyć koszty w stosunku do przejechanych kilometrów. W tej kwestii obowiązują jednak pewne ograniczenia. Nie jest możliwe odliczenie wszystkich poniesionych kosztów. Na podstawie prowadzonej ewidencji można określić liczbę kilometrów przejechanych przez pracownika. Ustaloną liczbę kilometrów należy przeliczyć przez stawkę za 1 kilometr. Wysokość stawki zależy od rodzaju wykorzystywanego pojazdu oraz od pojemności skokowej silnika.
Jeżeli pracownik wykorzystuje w pracy swój prywatny samochód i rozlicza się na podstawie ryczałtu, to nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki. Stawka ryczałtu ustalana jest z góry w momencie zawierania umowy. Można ją obliczyć też na podstawie stawki za 1 kilometr (obowiązuje ograniczenie do limitu kilometrów, który zależy od liczby mieszkańców danej gminy lub miejscowości, w której jest zatrudniony pracownik).
Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika poniżej 900 cm3
0,89 zł
Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3
1,15 zł
Motocykl
0,69 zł
Motorower
0,42 zł
PRZYKŁAD 4 Przedsiębiorca zatrudnia pracownika, który wykorzystuje w pracy swój prywatny pojazd o pojemności skokowej silnika poniżej 900 cm3. W grudniu pracownik w celach służbowych przejechał 250 km. Przedsiębiorca może mu zwrócić i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wyliczoną kwotę: 150 km x 0,89 zł = 222,50 zł.
Ostatnia aktualizacja: 2024-01-04 Data publikacji: 2020-09-20, autor: FakturaXL
